新型コロナウイルスの影響で仕事がテレワークに切り替わり、テレビ会議を行う回数が増えたという方も多いのではないでしょうか？
実は、テレビ会議においても対面での会議と同様に、会議をスムーズに進めるためのマナーがあります。

今回は、初めてテレビ会議を行う人に向けて、テレビ会議であらかじめ知っておきたいマナーについてご紹介します。

状況別にみるテレビ会議で必要なマナー

ここでは、テレビ会議で必要なマナーについて

・テレビ会議が始まる前
・テレビ会議に入る時と出る時
・会議中

この3つの状況に分けて解説していきます。
自分が気になるポイントから読み進めていただいて構いませんので、実際のテレビ会議に使えるエッセンスを見つけてみてください。

会議前に心がけておきたいマナー

まずは、テレビ会議が始まる前に心がけておきたいマナーです。開催者・システム担当者と参加者の2つの立場に分けて必要なマナーを確認していきましょう。

開催者・システム担当者が守るべきマナーは、4つあります。

1つ目は、テレビ会議に事前に入室できるかどうかを確認すること。会議が始まる前に、招待用のURLからきちんと入室できるかどうかを確認しておくことが大切です。スムーズに会議を始められるよう、十分に事前準備しておきましょう。

2つ目は、誰を招待するか（参加者）を確認することです。事前に「誰が会議に参加するのか」を確認し、参加するべき人全員が招待リストに入っているかどうかを必ず確認するようにしましょう。
抜け漏れがあると会議開始が遅れ、ほかの参加者にも迷惑をかけてしまいます。

3つ目は、接続機器に問題がないか確認することです。
テレビ会議で起こりがちなのが、カメラやマイク、スピーカーなどの接続機器の障害です。カメラが映らなかったり、マイクが入っていなかったり、音が聞こえないといったことがしばしば起こります。
これらについても、事前に社内メンバー数人でプレテストを行うなどして、接続機器に問題がないかどうか確認しておくと、滞りなく進めることができます。

最後は、会議の議題（テーマ）を事前に共有しておくことです。
通常の会議でも同様ですが、事前にテーマを共有しておくことで参加者がスムーズに会議に参加できます。もし、会議に必要な資料等があれば、それらのデータを事前に送信して共有しておくようにしましょう。

次に、参加者がテレビ会議で意識すべきマナーについてです。

1つは、共有された資料には事前に目を通しておくことです。
テレビ会議でも、開催者から事前に議題（テーマ）や資料が共有されることがあります。通常の会議と同じように、共有されたテーマや資料には必ず目を通しておくようにしましょう。
会議の内容を理解しておくことで、スムーズに会議に参加することができます。有意義で生産的な会議にするためにも必須のマナーです。

もう1つは、テレビ会議が始まる時間になったらすぐに始められるように準備しておくことです。テレビ会議では、直前になって、カメラがつながらない、マイクが入らないなどのトラブルも起こり得ます。このようなトラブルに備える意味でも、せめて会議が始まる2~3分前には事前チェックを完了させ、いつでも会議に参加できるように準備しましょう。

会議入退出時

次は、テレビ会議の入退出時のマナーについてです。

はじめて会う人やクライアントとのテレビ会議に入室する際は、自己紹介をしましょう。
社内メンバーとのテレビ会議であれば「お疲れ様です！」のような簡単な挨拶を交わすだけで十分ですが、はじめて会う人やクライアントとのテレビ会議では「自分がどこの誰か」を一言伝えることが非常に重要です。
とくに人数が多いテレビ会議の場合は、この点をよく意識するようにしましょう。

また、退出時には「お先に失礼します」「ありがとうございました」など、一言声をかけて退出するのがマナーです。何も言わずに突然退出してしまうと、他の参加者の混乱を招いてしまいます。場合によっては、「印象が悪い」「マナーがなっていない」と思われてしまいかねません。

そうしたトラブルを避けるためにも、テレビ会議を退出する際は、必ず一言伝えて退出することを心がけてください。

会議中のマナー

【まとめ】マナーを意識して臨機応変に対応しよう

初めてテレビ会議を行う方に向けて、テレビ会議であらかじめ知っておきたいマナーについてご紹介してきました。
今回ご紹介したマナーは、テレビ会議を実施する相手によって柔軟に変えるのがおすすめです。親しいメンバーとのラフな会議と初めての人とのテレビ会議では、求められる「ふるまい」は変わってくるでしょう。
時と場合に合わせて、今回ご紹介したマナーを上手に使い分けながら、より良いテレビ会議のふるまい方を模索してみてください。