コロナウイルスの影響により在宅勤務や学校閉鎖など、これまで当たり前と思っていた対面コミュニケーションが、大きく変化しました。しかし、そんな中でも仕事や勉強は続けていかなくてはいけません。そこで活躍するのがオンライン会議システムです。

今回は世界で多くの方に利用されているZoomについて紹介します。会議など一般的な利用方法だけではなく、セミナーや授業・飲み会におすすめのポイントなども併せて紹介するので参考にしてください。

Zoomとは

Zoomは、アメリカのZoom Video Communications Incが開発したWEB会議システムです。パソコン・スマートフォン・タブレットなどから参加でき、対応OSもWindows・MacOS・Android・iOSなど幅広く、誰もが簡単に利用できます。全世界で75万人以上に利用されているアプリです。

複数人同時接続ができるため、ミーティングが多い企業やテレワークを導入している企業では重宝されています。無料プランと有料プランがありますが、有料プランも安価で利用でき様々な制限が緩くなっているためおすすめです。
近年は無料で様々なOSから利用できるという利便性からビジネス以外の場面でも広がりを見せており、オンラインで飲み会をする際にも利用され、その可能性の幅が広がっています。

Zoomのコミュニケーション機能

それではZoomの具体的な使用例についてみていきましょう。

ミーティング

Zoomは、HDビデオによる高画質のビデオ出力と高音質での音声出力が可能です。カメラは話をしている方を画面に映す「スピーカービュー」と、最大25名まで画面を分割して同時に参加者を表示できる「ギャラリービュー」があり、一人ひとりの反応を確認しながらミーティングが進められ、意思の疎通がとりやすくなっています。Zoomでは、最大1,000人同時に接続できます。

また、パソコンの画面を参加者に共有しながらミーティングをすることが可能です。データを共有しながら同時にそれについて話すことができるので、普通の通話より充実したミーティングができます。さらに画面共有した資料にマーカーやコメントを入れられる機能もあるため、資料の作成ミーティングにもぴったりです。有料プランなら、「クラウドレコーディング」という録音機能もあり、議事録もつけやすいです。

地方・海外の遠隔会議

グローバルな時代になり、世界各地の支社、クライアント等とコミュニケーションを取りながら仕事を進める企業が増えてきました。多くの企業が全国や世界に対して仕事の幅を広げているため、一か所に集まって会議をすることは難しくなってきており、また、在宅で勤務する方も増えてきているため、リモート会議の需要は高まっています。

音声が安定せず、途切れてしまう場合やタイムラグが発生してしまうと、円滑に会議を進めるのが難しくなってしまいます。しかしZoomは、比較的通信環境が安定しており、日本国内での通話はもちろん、海外との通話もほとんどタイムラグはなく話すことができます。OSをそろえる必要もなく、スマートフォンなどから簡単に参加できるため、機材を準備する必要がないのも大きな利点です。

社内研修

リモートワークで働く方が増えている中で、今や一か所に社員を集めて社内研修するのは効率が悪いと言えます。Zoomの機能を使えば社内研修もオンラインで行えます。

まず初めに役立つ機能は、「ホワイトボード」です。
この機能を使うことで、会議中に文字や図などを書くことができ、オンライン上に仮想のホワイトボードを作れます。このホワイトボードを参加者全員で共有し、同時に書き込むことができるため、大人数の研修での意思疎通がとりやすくなります。また、PC・スマートフォン・タブレットといった端末を問わずに注釈を付けることもできます。

社員研修ではグループワークをする場合もあるでしょう。Zoomには「ビデオブレイクアウトルーム」という機能があり、参加者をいくつかの部屋に分け、グループワークを実施することができます。最大50部屋まで作成可能なので、大規模な社員研修でも対応できるでしょう。

先述しましたが、Zoomには録音機能がありますので研修内容の復習が容易ですし、時間が合わず参加できなかった方にも共有することができます。

現場作業の目視確認

作業現場などで、上司や先方の確認を得ないと先にすすめないという場合もあるでしょう。その際に確認してくれる方を待つのは効率が悪いです。近くにいる場合は良いですが、違う現場にいるなど遠方で仕事をしている場合には、密なコミュニケーションがとりづらい場面もあります。

Zoomの良いところは、様々な端末で使える点です。パソコンでは持ち歩いて確認ポイントを見せるのは難しいですが、スマートフォンであれば簡単に映せます。また、HDビデオを使えば高品質の画質で確認ができるため細かいポイントの確認にも重宝するでしょう。
もし修正ポイントがある場合も映像を見せながら修正ができるため、指示がしやすいです。経験の浅いスタッフが多い現場などにも活かせます。

オンラインセミナー

Zoomは、もともとWEB会議に使うために制作されたシステムです。しかし、使い方が多様化しているためオンラインセミナーなどで使い勝手の良い「Zoom Webinar（ズーム ウェビナー）」というオプションプランも用意されています。

このプランでは、相互にやり取りが可能なアカウントを100名まで登録することができ、パネリストとして参加が可能です。パネリストとプレゼンテーションの2画面を同時に表示するデュアル画面対応で、図や数字などを提示しながら熱意を込めたプレゼンテーションができます。
閲覧ユーザーは最大10,000人まで増やせるため、大規模なオンラインセミナーの開催ができます。また、セミナーの内容はリアルタイムで「Facebook Live」や「YouTube」に流用できるので、10,000人以上の方への情報発信も可能です。

オンライン面接

多くの企業が採用活動をする際に面接を行っています。一昔前までは対面で話すのが当たり前でしたが、近年はオンラインでの面接を導入する企業も増えました。対面での面接になると、志望者の移動時間や交通費が発生してしまいます。このように経費と時間を削減する配慮のためにも、オンライン面接が拡大しています。

オンライン面接なら移動時間が必要なくなるため、現職の方も隙間時間に面接へ参加することができます。そのため、面接の日程調整がしやすいのもメリットの1つです。また、面接官が複数人いる場合も別々の場所からログインできますので会社にとどまっておく必要はなくなります。

授業

コロナの影響などで、多くの学校が閉鎖されています。そのためオンライン授業を導入する動きが活発化しており、周りからオンライン授業が始まったという声を聴く人も多いのではないでしょうか。
先述の通り、Zoomは対応端末、対応OSが幅広いため、パソコンを持っていない学生もスマホから参加することができます。同時に接続できるユーザーの数も多いため、大人数での授業などにも便利です。オプション機能を使えば録音ができるため、復習がしやすい点もメリットといえます。

卒業式/入学式

2020年は、新型コロナウイルスの影響で、卒業式/入学式ができなかったという方もいたでしょう。ウイルス感染が懸念される状況下では、生徒全員が学校に集まるのは難しいので、一部の学校ではオンライン卒業式を開催したと話題になりました。このような式典は生徒・先生・保護者と多くの人が参加します。
このような場合でも、Zoomは最大1,000人まで同時接続が可能なので利用することが出来ます。そのうえ、通信も安定しているため、大人数で入ってもタイムラグや音声障害などのリスクが低いメリットがあります。今後万が一の可能性に備えて、こういった選択肢も視野に入れておくといいかもしれません。

飲み会

多くの居酒屋が休業しているため、自宅でオンライン飲み会をする方が増えています。大人数での接続にも向いているZoomなら、会社の飲み会にも対応することが出来ます。
スマートフォンで簡単に接続できるためわざわざ機材を用意する必要がない点も使いやすいポイントの一つです。

【まとめ】Zoomはオンラインで繋がる新しい社会を作る

Zoomはパソコン・スマートフォン・タブレット等の幅広い端末で、対応OSもWindows・MacOS・Android・iOS と幅広いため誰でも気軽に使える会議システムです。無料でも幅広い機能を使えるため、ビジネスはもちろんプライベート利用にも向いています。

また、全世界75万人に利用されるほど動作環境が良いことも大きな特徴です。ここにあげた用途以外にもZoomを使えば様々な場面に応用できるでしょう。オンラインでのコミュニケーションの可能性を大きく広げるZoomは、これからもその幅を広げることが期待できるでしょう。