テレワークは近年注目されている働き方で、導入を急ピッチで進めている企業も多い。しかし、テレワークの効果を最大限に発揮させるためには、その問題点についてもしっかり把握し、事前に対策をしておく必要がある。テレワークについての課題を理解せずに導入を進めても、積極的に利用が進まないという事態も起こり得るのだ。この記事では、テレワークが抱える課題とその対策について解説する。

テレワークが広がる背景

テレワークとは、オフィス以外の場所で仕事をするという働き方のことだ。同じ意味で、リモートワークという言葉が使われることもある。ノートパソコンやタブレットなどのデバイスや通信技術が進歩したことにより、オフィス以外の場所でも問題なく仕事ができる環境が整ってきている。時間や場所に縛られない働き方として、政府が働き方改革のひとつとして推奨しているため、導入を進める企業は多い。

テレワークの導入によって期待される効果は多岐にわたる。社員側にとってのメリットも多く、自社にテレワークの導入を期待している社員も多いだろう。通勤が不要になることで社員の負担が減るのはもちろん、コスト削減や人材確保など、企業にとってもうれしい効果が期待できる。テレワーク環境を整えるにはもちろんコストや時間がかかることも多いが、得られるメリットが大きいため、導入する企業は増加傾向にある。

テレワークのメリット

先述の通り、テレワークにはさまざまなメリットがある。ここでは、テレワークを導入することで得られるメリットについて解説する。

コストの削減

テレワークの場合、社員はオフィスに出勤することがないため通勤手当が削減できる。会議のための出張や近距離移動も減らすことができ、旅費・交通費の削減にも効果があるだろう。また、社員全員分のデスクや会議室などを用意する必要がないためオフィスの面積を減らすことも可能になり、備品にかかる費用や賃料の削減も期待できる。それに伴って、光熱費なども節約することが可能だ。このように、社員がオフィスに集まらないだけで削減できるコストは大きい。

人材の確保

子供を保育園に預けられない、親の介護で引っ越しをしなければならなくなったなど、家庭のさまざまな事情で仕事を続けることが困難になる社員は少なくない。そのような場合でも、テレワークが可能な環境や制度が整っていれば、働き続けるという選択ができる人も多いだろう。また、出社が不要なら採用する人材がどこに住んでいても問題はないため、地方在住の優秀な人材も採用することが可能になる。テレワークなど、快適に働ける環境整備に力を入れていれば、優秀な人材の流出を防ぐという効果もあるだろう。

生産性の向上

生産性を上げるためには、業務フローの見直しや環境整備などももちろん大切だが、社員が心身ともに健康であることが非常に重要だ。特に首都圏では通勤に時間がかかることも多く、満員電車で疲労を溜めている社員も少なくないだろう。テレワークを導入すると通勤が不要になり、社員のストレスや疲労を軽減することができる。自宅など、働きやすい環境で仕事に取り組むことによって、自然と仕事がはかどり生産性の向上が期待できるのだ。

有事の際のリスク軽減

日本は地震や台風などの自然災害が多く、それによって交通機関がストップしてしまうことも少なくない。すぐに復旧すればよいが、自宅の場所によっては長い期間通勤が困難になってしまうこともあるだろう。そうなると、その社員が担っていた業務がストップしてしまう。しかし、自宅で仕事ができる環境が整っていれば、そのようなリスクも軽減することができる。感染症の流行などで、出勤者数の削減が要請されるような事態になったときも同様だ。

「オンラインのコミュニケーションが難しい」テレワークの問題点・デメリット

テレワークを初めて取り入れる場合、企業側も社員側も戸惑うことは多い。テレワークにはメリットも多いが、課題が多いのも事実だ。ここでは、テレワークを導入する際に把握しておくべき課題を紹介する。

コミュニケーション不足になりやすい

同じオフィスでデスクを並べているときと比べて、やはりコミュニケーションは取りづらくなる。対面なら数分で終わるようなやりとりでも、テレワークになると電話やメールでの連絡が必要になり、それにストレスを感じる社員もいるだろう。プロジェクトメンバーの作業進捗の確認や、部下への業務指示に手間がかかることもある。コミュニケーションに手間がかかると、作業遅延などの問題が発生する可能性が高い。テレワークを導入するなら、効率的にコミュニケーションが取れる環境がなければ業務に支障が出る恐れがあるのだ。

セキュリティリスクが高まる

オフィスワークと比べて、テレワークはセキュリティリスクが高くなる。カフェや図書館などの公共の場所で社外秘の資料や業務用パソコンを開く、セキュリティ保護されていないネットワークに業務用パソコンを接続してしまう、パソコンの置き忘れや盗難が発生するなど、オフィスの外には情報漏洩などのリスクがたくさん潜んでいるのだ。セキュリティ事故が発生すると、顧客からの信頼が得られなくなる。取り返しのつかない事態にならないように、セキュリティ対策には力を入れておかなければならない。

勤怠管理が難しい

テレワークは仕事をしている姿が見えないため、オフィスワークと比べて勤怠管理が難しい。テレワークでも、もちろん残業代や休日・深夜手当などは発生するため、誰がどれだけ仕事をしたのかを把握する必要がある。勤怠管理を社員任せにしていると長時間労働に陥りやすくなり、社員の過労や想定以上の残業代の支払いなどが発生する可能性も出てくるため、注意が必要だ。バラバラの場所で勤務していても、社員それぞれの勤怠状況を管理することが求められる。

環境整備にコストがかかる

テレワーク導入によって生じるリスクを最小限にするためには、パソコンなどのデバイスやネットワーク環境の整備、必要なITツールの導入など、大きなコストがかかることも多い。テレワーク導入によって削減できるコストも大きいが、それと同等かそれ以上に費用がかかることがあることに注意が必要だ。導入したのに社員の利用が定着せず、かけた費用が無駄になってしまうという可能性もゼロではない。テレワークを導入する規模や、自社の業態に合わせた適切な製品を適切なコストで導入する見極めが重要になる。

テレワークの課題解決策

テレワークにおける課題を無視して、導入することはできない。ここでは、テレワークについての課題解決策を紹介する。

コミュニケーションツールを導入する

テレワークには、チャットのようにメッセージを簡単にやりとりできるツールや、複数人で会話ができるWeb会議システムなどのコミュニケーションツールの導入は必須といえる。コミュニケーションが不足しがちなテレワークでは、いかにストレスなく報告や相談などができるかが重要だ。チャットを使えばメールより手軽にやりとりができるし、Web会議システムを使って定期的に報告会を実施すれば作業進捗や他のメンバーの様子を確認することができる。電話やメールしかコミュニケーションツールがないという場合は、その他の製品導入も検討しよう。

しっかりとしたセキュリティ対策を行う

テレワークにおけるセキュリティリスクを抑えるために、セキュリティ対策が施されたデバイスの提供、安全な専用ネットワークの整備、導入などが求められる。これらの対策をしておくことで、マルウェアの感染を防いだり、盗難されても情報が漏洩しにくい状態にしたりすることが可能だ。また、社員へのセキュリティ教育の実施も重要だ。不審なメールは開かない、人の多い場所では業務用パソコンを利用しないなど、社員が情報セキュリティについて正しい知識を身に付けているかどうかで、インシデント発生率は大きく変わるだろう。

なお、別記事では、安全なテレワーク環境構築について動画でわかりやすく説明している。詳細を知りたい方は下記URLをより視聴いただけると、安全なテレワーク環境構築についてより理解が深まるだろう。

勤怠管理システムを導入する

出退勤時間の登録をそれぞれのパソコンなどから行える勤怠管理システムを導入すると、テレワークでも労働時間の管理が容易になる。製品によって機能が異なるため、自社に適した製品を選ぶ必要がある。ICカードやスマホなど、出退勤登録に使用できる手段が多岐にわたるものや、フレックスタイム制や裁量労働制にも対応しているものなどもある。現在利用している給与計算システムと連携できるものを選べば、テレワーク導入によって複雑になる給与計算も、問題なく行えるだろう。

社員が活用できる製品やツールを選択する

テレワーク導入のために環境を整備しても、社員に活用してもらえないと意味がない。テレワーク用のパソコンやコミュニケーションツールは、業務内容に適したものでなければ使いにくかったり、必要以上の機能が付いていて使いこなせなかったりすることがある。導入コストを無駄にしないために、製品やツールの選定時にしっかり見極めることが必要だ。テレワークの導入で通勤手当や賃料などの削減が期待できるため、導入の初期費用を回収できるようにしっかり活用されるものを選ぶようにしよう。

テレワークでセキュリティ対策は万全に

テレワークは期待される効果が大きく、導入する企業は今後さらに増えていくだろう。テレワークを問題なく運用するためにはいくつかの課題を解決する必要があるが、中でも大切なのがセキュリティ対策だ。セキュリティ事故が企業に与える損失は大きい。

セキュリティ対策にはさまざまな手段があるが、対策が施されたデバイスを選択することは重要な項目のひとつだ。本Tech & Device TVでは、総務・人事部門の視点からみたテレワーク導入のポイントや、在宅勤務に適したデバイスの紹介などを行っている。以下より一度資料をダウンロードしてみてはどうだろうか。