ビジネスシーンにおいて、参加者の場所を選ばないリモート会議が普及している。遠方のクライアントとのやりとりや、テレワークでの社内ミーティングにも有効だ。この記事ではリモート会議の種類やメリット、必要なシステムや設備について解説する。

リモート会議とは

リモート会議とは、電話やwebなどを使用して開く会議のことだ。主催者が参加者を招待する形で開かれ、同じ場所にいなくても重要な事項を共有・管理することができる点が大きなメリットだ。

リモート会議の種類

リモート会議には、大きく分けて3つの種類がある。ここでは、その種類について解説する。

電話会議

電話会議は音声のみで行うリモート会議だ。基本的には、音声のみで会議を行うため、パソコンやスマートフォンなど、電話通信に対応した機器があればシステムの導入は不要。そのため導入コストも抑えられ、なおかつ世界中どこにいても一定の品質を保ちながら通話ができる。

テレビ会議

テレビ会議は、専用機器を使用して、映像の送受信を行いながら行う会議方法だ。送受信どちらもシステムの導入が必要であり、コストは決して安価ではない。また、スマートフォンなどからは参加できず、独自のシステムによってつながれた範囲でしか会話ができない点も注意が必要だ。相手の顔を見て話ができるというメリットはあるが、資料の共有は別途メールやドキュメンテーション共有のサービスを用いて行わなければならない。高画質・高品質で画面共有と通話ができるため、テレワークよりもオフィスでの導入に向いているシステムといえるだろう。

Web会議

Web会議はインターネットを介して、映像や音声を送ることのできるリモート会議のシステムだ。固定回線やポケットWi-Fiなどあれば、電波の品質に左右されるものの、録画やデータ共有などが容易に行える。

また、テレビ会議のように専用端末は不要で、スマートフォンやタブレットなど自身の使用しやすいもので対応できる点もメリットだ。加えて、常にアップデートされ、ユーザーの声を受けて頻繁にアップデートされるため、使い勝手が良く、紹介した3つのリモート会議の種類で最も普及しているシステムだ。

リモート会議のメリット

遠隔地にいながら複数人のやりとりができるリモート会議にはさまざまなメリットがある。ここでは、さらにリモート会議のメリットについて解説する。

移動時間の減少

リモート会議を取り入れた場合、移動のコストを削減できる。会議室などで集まって会議を行う場合、移動には時間も費用もかかってしまう。企業によっては国内の各拠点の社員が本社に集まって大規模な会議を行うケースもある。そうした場合、交通費だけでなく、宿泊費や飲食費といった経費が発生してしまうこともあるだろう。リモート会議を導入することで、そうした多くのコストやリソースを別の作業に当てることができるため、経費の削減とともに業務効率化も図れるのだ。

離れていても迅速に意思疎通ができる

業務を行う場合、どのような内容であっても、人とコミュニケーションを取らなければスムーズな進行ができなくなる。テレワークにおいては、そうしたコミュニケーションが希薄になり、業務のスピードや質に悪影響が及んでしまうこともあるだろう。リモート会議のシステムを導入することで、そうした課題が解消され、迅速な意思疎通が可能になる。

緊急時の事業継続

リモート会議を導入し、テレワークでも円滑なコミュニケーションが行えるようになれば、オフィスに出勤しなくても仕事ができるようになる。現在日本は新型感染症の拡大により、テレワークが推奨されている。こうした緊急時でも、リモート会議の環境が整っていれば、遠隔地で事業の継続が可能になるのだ。
（※本記事は2020年4月時点の情報をもとに執筆しています。）

おすすめのリモート会議システム4選

これまでリモート会議のメリットなどについて触れてきた。そのうえで、ここでは、リモート会議システムでよく使用される4つのツールを紹介しよう。

Skype・Teams

Skype は、個人での利用も盛んなコミュニケーションツールの先駆け。リモート会議システムとしても用いられ、ビジネス版の「Skype for Business」であれば最大250人まで同時接続が可能だ。モバイル端末や固定電話とつなぐ場合、接続料金がかかるが、Skype同士であれば無料で利用できる。無料版でもグループビデオ通話は50人まで参加ができるため、大人数での会議にも充分に活用できる。また後継としてMicrosoft Teamというチームコミュニケーションツールがサービス提供されている。2018年8月末に、Skype for BusinessをMicrosoft Teamsに移行するロードマップが発表され、順次移行が進んでいる。

Zoom

Zoomは、プランによっては無料で使用できる多人数向けのリモート会議システムだ。無料版の場合は、100人までの同時接続ができる。加えて、音声のみでなく映像や文書データのやり取りも可能。録画や録音もできるため、あとで議事録を作成する際にも便利だ。無料版の場合、3人以上の会話は40分までという時間制限があるものの、手軽に使えるベーシックなリモート会議システムとして多くの企業で導入されている。

Googleハングアウト

Google ハングアウトは、Googleが提供する統合メッセージングサービス。Googleアカウントを取得していれば無料で使用できる。ビデオ通話はGmailアカウント、G Suite Basicアカウントの場合、最大10人、G Suite Businessアカウント、G Suite for Educationアカウントの場合、最大25人の参加が可能。会話には最大150人まで参加できる。また、画面共有や、写真や地図などもやりとりもでき、チャット機能では850以上の絵文字で感情を伝え合うことができる。

Whereby（旧appear.in）

Whereby は、アカウントを作成し、 URL を作成することによって相手と会議を行うことができるリモート会議システム。ブラウザ上でスマホやタブレットから手軽に利用ができる。アカウント登録はホストが行い、参加者はURLにアクセスするだけで手間なく利用できる。Business プランを利用すれば、最大50名まで参加でき、録画機能なども使えるようになる。無料版の場合、同時に利用できるのが4人までのため、少人数のチームミーティングに適している。グループ会議の時間制限はないため、時間を気にすることなく会議が行える。

リモート会議をより快適にするアイテム

リモート会議はパソコン本体に内蔵されているカメラとマイク、スピーカー、そしてモニターにより、相手の顔を見ながら会話ができるが、リモート会議をさらに快適にするためのアイテムが存在する。ヘッドセットとマイクの2つを紹介しよう。

ヘッドセット

ヘッドセットとは、ヘッドフォンとマイクが一体となったギア。パソコン本体に接続し、頭に装着することで相手の話をヘッドフォンで聞き取り、自分の声をマイクから伝えることができる。ヘッドセットを使うメリットは、外部の雑音をシャットアウトできるということだ。ヘッドフォンを装着することで、周囲の雑音をシャットアウトして相手の声をはっきりと聞き取ることができる。また、マイクを通じて喋るため、子どもの声などの生活音や、キーボードを打つ音など、こちらの雑音が相手に伝わることも防止でき、スムーズなコミュニケーションが可能になる。

ノートパソコンスタンド

ノートパソコンを使用してリモート会議を行う際、内蔵されているカメラの位置の関係で、向きを合わせるのに苦労することもある。これは机や椅子の高さも関係するが、カメラの向きに合わせようとすると、前のめりになったり、逆にパソコンから遠ざかったりと、いつもとは違う不自然な体勢になってしまうことも。それにより、肩こりなどを引き起こしてしまう心配もある。ノートパソコンの下に装着できるパソコンスタンドを使うことで、パソコンをちょうど良い高さに調整でき、快適なリモート会議が可能となる。

PCを見直すことでオンラインのコミュニケーションがさらに快適に

リモート会議を始めるためには、自社の規模感やニーズに合ったシステムを選択する必要がある。ほとんどのシステムは無料から使用できるため、使い勝手を試してから必要に応じて有料プランの導入を検討するのも良いだろう。

また、リモート会議で使用するパソコンは、テレワークでの対応を前提としてセキュリティ対策や軽量性に優れたマシンを選びたい。本Tech & Device TV では、リモートワークに適したノートパソコンを紹介している。テレワーク推進の担当者や総務・人事部門の方は、ぜひこの機会に資料をダウンロードしてみてはいかがだろうか。