働き方改革や新型コロナウイルスの感染拡大などから「在宅勤務」が注目を集めている。さぼりが発生しやすいなど懐疑的な声も聞かれるが、メリットも大きい。たとえばテレワークによって育児中の女性などが多様な働き方ができれば、労働力不足解消や生産性向上が期待できる。この記事では、在宅勤務への関心が世界的に高まっている理由や背景、在宅勤務を導入する際に準備すべきことなどについて解説する

在宅勤務とは？

ここでは、そもそも在宅勤務とは何か、在宅勤務が行われるようになった経緯などを紹介する。

在宅勤務の概要

インターネットなどの情報通信技術（ICT）を活用した、働く場所や時間にとらわれない働き方をテレワークと呼ぶ。近年、働き方改革の施行や新型コロナウイルスの報道などとともに、耳にする機会も多くなったのではないだろうか。在宅勤務は、このテレワークの中のひとつである内勤型テレワークとも呼ばれ、会社に通勤することなく自宅で仕事をする勤務形態である。

在宅勤務のポイントは「在宅勤務する人が事業主と雇用関係にあること」「会社の業務を自宅で行うこと」の2点だ。働いている場所が違うだけなので、当然ながら、労働基準法や最低賃金法などが適用される。

テレワークは内勤型テレワークに限らない。メインのオフィス以外に通勤するサテライトオフィス勤務型のテレワークや、外勤中にオフィスに戻ることなく業務を行うモバイルワーク（外勤型テレワーク）も存在する。なお、在宅就労や在宅ワークは在宅勤務と同じではない。これらは事業主と雇用関係を持たない自営的な働き方をしている人に使われる。

在宅勤務の英語・海外での成り立ち

在宅勤務にあたる英語は「Telework」である。和製英語のようなイメージを持っていた人もいるかもしれないが、英語圏でも通用する。ちなみにヨーロッパでは「eWork」が一般的だ。

在宅勤務のコンセプトを提唱したのは、アメリカの未来学者アルヴィン・トフラーと言われている。トフラーは1980年に出版した「第三の波」の中で、情報通信技術の発達によって自宅で働きながら生活する「エレクトリック・コテージ」ができるだろうと主張した。

言葉は変わったがこの考え方はテレワークとして実現された。アメリカでは1980年代半ばに、いくつかの企業が採用している。

厚生労働省が在宅勤務を推し進める背景

厚生労働省を始めとして国が在宅勤務を推奨している背景には「多様な働き方の実現」「新型コロナウイルスの感染拡大防止」「交通渋滞の緩和」がある。

働き方改革によるワーク・ライフ・バランスの実現

ワーク・ライフ・バランスは「仕事と生活の調和」などと呼ばれ、就業者がやりがい・充実感を持って仕事をしながら、家族と過ごす時間などの生活とバランスを取ることをいう。

テレワークがワーク・ライフ・バランスの実現や向上に役立つのは、たとえば育児や介護など個々の事情を抱えた労働者の負担を減らし、多様な働き方を実現できるからだ。

また、事業所への通勤以外の日を設けるなどの企業の施策によって、家庭生活を充実させることもできる。高齢者や障がい者など、働きたくても働けなかった人たちの就労チャンスを広げることにもつながるだろう。働き方改革で掲げているワーク・ライフ・バランスの向上や多様な働き方の実現にとって、テレワークが大きな役割を果たすことは間違いない。

超高齢社会の日本において、テレワークは企業にとっても労働力確保に有効な手段となる。人材が集まりにくい地方の企業も、テレワークによって優秀な人材を確保しようとしている。結果として社会、企業、就業者の3者にメリットがあることから、国は企業に在宅勤務やテレワークの導入を積極的に推奨しているのだ。

新型コロナウイルスの感染拡大

日本においては2020年1月下旬ごろから新型コロナウイルスの感染者が増えたため、外出を自粛して在宅勤務をしたほうがよいという流れがある。著名企業が数千人規模の在宅勤務に踏み切った際はメディアでも大きく取り上げられた。2020年3月11日にはWHOがパンデミックの見解を発表したことから、在宅勤務やテレワーク導入を実施・検討している企業も急増している。

こうした状況の中、在宅勤務支援サービスやツールを提供している企業は相次いでキャンペーンを実施している（※2020年3月末時点）。

たとえば、Microsoftでは大規模なオンライン会議やセミナー・イベントなどを実現できる「Office 365 E1」を6カ月無料で利用可能とした。Googleは「G Suite」において、ビデオ会議を2020年7月までにバージョンアップするプランを発表した。日本で利用者が多いビジネスチャットのChatworkにおいては、上位プランを1カ月間無料で使用できるようにして、在宅勤務のコミュニケーションツールを検討している企業にアピールしている。

国際的スポーツイベントの開催

2012年に行われた国際的スポーツイベントにおいて、市内の企業の約8割がテレワークを実施することで交通渋滞を大幅に緩和したことを知っているだろうか。東京で行われる国際的スポーツイベントにおいても交通渋滞が懸念されることから、テレワークの導入、実施が国から推奨されていた。開催時期は2021年に延期となったものの、いずれにせよその時に向けて備えておく必要があるだろう。

また、これは一時的な効果のためだけではない。慢性的な交通渋滞問題を抱えている首都圏では、テレワーク導入が問題解決に寄与するだろう。先に紹介したワーク・ライフ・バランス向上などにもメリットがある。つまり、この国際的スポーツイベントをきっかけに在宅勤務、テレワークを大きく推進させ、企業全体の組織変革を図る意図もあったのだ。

在宅勤務の導入プロセス

ここでは在宅勤務を導入するためのプロセスを流れに沿って解説する。

目的の明確化

在宅勤務の導入にあたって、まず決定しておかなければならないのは目的だ。たとえば新型コロナウイルス対策なら、就業者の健康を守ることが最優先事項に入るだろう。

業務効率化や人材確保、コストの削減などもあれば目的を明確化して、可能な限り就業者と認識を共有することが必要になる。複数の目的がある場合、優先順位を定めておくのも重要だ。このプロセスは主に企業の経営陣が決定しなければならない範囲といえる。

対象となる人・業務・期間（頻度）の決定

目的を明確にしたら、達成するための施策の規模と範囲を決定する。具体的には在宅勤務の対象者や業務内容、実施期間や頻度などだ。対象者の選定においては、育児中や介護などで負担が大きい人や、遠方から通勤している人などを優先するのが一般的だ。

また、対象業務を決める場合の注意点は、職種単位ではなく業務単位で選ぶことだ。業務に着目すればデザインや設計、顧客対応など在宅勤務できる業務も数多く見つかるだろう。

このプロセスにおいては、企業全体を把握している人事部などが主導して、各部署の責任者と話し合いながら検討を進めていく形が多いだろう。不平等感が出ないために、明確な基準を決めて社内に通達することも必要だ。

現状の確認

このプロセスでは在宅勤務を実現するために、現状どのようなICTの環境があり、何が足りないか把握する。また、業務フローの確認も必要になる。よくある失敗は在宅勤務を実施したものの、確認印をもらうために何度も通勤しなければならなくなるようなケースだ。

業務フローの見直しや電子認証ツールの導入など、必要となる項目をリストアップしていく。このプロセスでは関係部署への協力が不可欠となる。大規模な在宅勤務を導入するなら、プロジェクトチームを作り関係部署と調整を図ることも必要となるだろう。

ITC環境整備

現状を把握できたら、在宅勤務の目標を達成するために必要なICT環境を検討し整備していく。具体的にはPCやサーバー、ネットワーク環境、アプリなどの選定や導入である。これについては後ほど詳しく解説する。

研修・トライアル

在宅勤務を含めたテレワークでは、範囲を限定して徐々に進めていくのが基本だ。できれば限られた人員、業務、期間・頻度で試しながら進めるのが無難だ。この方法なら就業者への研修も行き届きやすい。

しかし、新型コロナウイルスへの対応など待ったなしの状況もある。この場合は、会社が在宅勤務に適したPCを与えるなど早急な設備投資も必要になるかもしれない。セキュリティ対策やネットワークへの接続、ツールのインストールなども一律で行えるので研修の期間を短縮でき、業務へのトラブルも生じにくい。

評価・改善

在宅勤務を導入した後は、就業者から要望や問題点などの聞き取りを行う。必要に応じて改善をするなどPDCAサイクルを回していくことが重要だ。もちろん、慣れない在宅勤務に戸惑う就業者もいるだろうからフォロー体制も整えておく必要がある。

企業が準備すべき在宅勤務に必要な環境とは？

在宅勤務を実現するためにはどのようなICT環境が必要なのだろうか。ここでは導入手順に沿いながらポイントを紹介する。

テレワーク環境（利用端末・ネットワーク・サーバーなど）

実現したい機能やセキュリティレベルによって必要となるテレワーク環境は異なる。また、現行システムと併用できることも大きなポイントになるはずだ。まず、就業者が利用するデバイスの選定から考えてみよう。

大きく分けると「リッチクライアント（ファットクライアント）型PC」「シンクライアント型PC」「タブレット型PC・スマートフォン」がある。

「リッチクライアント（ファットクライアント）型PC」は企業がノートPCなどを貸し出す方法である。オフィスにあるPCと同じように、そのPCに顧客データなどを保存でき、社内システム・サーバーへもアクセスできる。一方、「シンクライアント型PC」は認証用USBなどを持たせる方式だ。遠隔操作のような方法で会社のサーバー上でデータ編集や保存を行う。そのため、会社から貸し出されたPCを使うにせよ私物を使うにせよ、情報漏洩が起きにくい。

タブレット型PCやスマホの場合は、電子メールなどで成果物を送ってもらうような方式のことだ。機密情報がなくデータ容量も少ない場合などに用いられるので、低スペックのデバイスでも多くの場合問題ない。

ネットワーク環境やサーバー

在宅勤務導入に伴い、ネットワーク環境の更新も必要になる場合がある。たとえば、光回線など高速回線を持っていない在宅勤務者に対応するためには、たとえばWi-Fi 6など高速無線回線を搭載したノートPCと無線機器の貸し出しが必要になるだろう。

また、在宅勤務のPCから社内サーバーへのアクセスが増えれば、ネットワーク環境の整備や新たなサーバー導入が必要になることもある。セキュリティ対策としては、仮想的に専用回線を構築するVPNを導入する企業が増えている。

システム方式

どのようなシステムで在宅勤務を運用していくのか決定することも重要である。リモートデスクトップ方式では、社内の自分のPCなどにアクセスして遠隔操作をする。社内にいるのと同じように操作できる一方、常時電源をオンしてはいなければならないため、パソコンを監視する人員や電気代、セキュリティ面などのデメリットがある。

仮想デスクトップ方式は、リモートデスクトップ方式とほぼ同様のことが実現できる。サーバー内に仮想デスクトップを作成して、あたかも1つのPCを遠隔操作しているように作業ができるからだ。PCの電気代などのコスト節約にはなるが、VDI（仮想デスクトップ）機能を持った高性能のサーバーを用意する必要がある。

クラウド型方式は、Web上からクラウド型アプリに接続してデータのやり取りをしたり共通のプラットフォームを利用したりする方式だ。インターネット環境さえあればライセンス認証コードを在宅勤務者に渡すだけでよく、新たな機器を用意しなくていいのがメリットといえる。ただ、自社のクラウド型アプリを使わない場合はサービスの利用料がかかる。

コミュニケーションツールなどツールの選択

コミュニケーションツールは一概にどれがよいのかは言えない。ビデオ会議システムやチャット、データ共有ツールなどさまざまなツールがある。スケジュール管理やワークフロー管理のツールを導入して密に連絡したい場合もあるだろう。業務内容や在宅勤務者の規模によって選択の範囲は広いのだ。

また、在宅勤務のデメリットとして「さぼり」の問題もある。そのため、労務管理ツールを使って労働時間を計測したり、在籍管理機能でさぼりが発生していないか確認したりする企業もある。

使用するPCで在宅勤務の生産効率と快適性が変わる

少子高齢化による労働力不足の問題や新型コロナウイルスの感染拡大防止策など、企業が採るべき課題は多い。在宅勤務を活用して生産力向上を目指すとともに、就業者のライフ・ワーク・バランスや健康を守っていこう。

在宅勤務を導入する際に欠かせないのが設備を整えることだ。中でも就業者が自宅で使用するPCの性能は業務効率を大きく左右する。できれば在宅勤務やテレワークを想定して設計されたPCを用意すべきだ。ここではテレワーク実現に重要なマシン選びのポイントをまとめた資料を配布しているので、この機会にダウンロードしてはどうだろうか。