新型コロナウイルスの影響でテレワークが推進され、多くの企業がテレビ会議を導入するようになりました。対面せずとも会議が成立することを多くのビジネスパーソンが実感している昨今、将来的にもテレビ会議を活用するシーンは増えていくことが想定されます。

今回は、テレビ会議の導入にあたって何を準備すればいいのかを解説いたします。快適な環境を整備し、スムーズにコミュニケーションがとれるようにしましょう。

テレビ会議に必要なデバイスの環境

テレビ会議の準備としてまず重要になるのは、PCやスマートフォンなどのデバイス選びです。どのような機能が搭載されていれば、テレビ会議を問題なく進行できるのでしょうか。その条件を見ていきましょう。
今回は、いま多くのビジネスシーンで利用されているWEB会議システム「Zoom」が推奨している条件を参考にしてご紹介します。

パソコンのOS

スマートデバイスのOS

CPU

Windows7以上の場合はCore i3の2.5GHz以上を搭載していることが望ましいです。OSの動作がスムーズに行える環境を整えましょう。

また、ビジネスにおけるテレビ会議では、通信処理能力と同じくらいセキュリティ面も重要です。安全かつ快適な環境を整備したいのであれば、基本的には最新のOSであるWindows10のPCが最適でしょう。

テレビ会議に必要な機器

PCやスマートデバイスが準備できたら、次に必要となるのは周辺機器です。周辺機器の種類や性能は様々ですが、画質や音質にこだわることで、より充実した環境を整えることができます。
ビデオ会議の参加メンバーには様々な形態がありますが、個人参加なのか、複数人での参加なのかによって揃えたい機器は異なります。それぞれのポイントをご紹介していきましょう。

個人で参加する場合

まずは個人で参加する場合に必要なものを挙げていきます。在宅でテレワークをしているなどで、社員それぞれが自宅から参加するパターンです。

複数で参加する場合

次に、複数人で会議に参加する場合に必要なものを紹介していきましょう。ポイントは、カメラとマイクです。
小さなカメラでも最低限の映像を撮ることはできますが、画角も小さく、一度に画面に入れる人数が少ないことがネックです。大きなカメラを使えば、複数の参加者が同時に入れますし、画質も明瞭になるので書類などをアップで映すことも可能になります。よりビジネスに適した環境を用意するのであれば、必須のアイテムと言えます。
また、少しマイクから距離がある人の発言でもきちんと声を拾うように、精度の高いマイクも用意することが理想です。
なお、発言者を自動で追尾する機能があるマイク付きカメラも、多くのビジネスシーンで活用されています。通常のカメラだと、複数人いる参加者のうち誰が発言しているのかが伝わりにくく、混乱を招きかねません。追尾機能のあるカメラは、発言者の方を自動で向いて捉えてくれるので、実際に対面しているかのような臨場感を会議に導入することができます。
カメラとマイクの準備ができたら、次に必要なのはスピーカーとモニター、プロジェクターです。相手方の動画や音声を複数で共有できるように、環境を整えましょう。

【まとめ】機器を揃えて充実したテレビ会議を

テレビ会議に必要な機器と、選ぶ際のポイントをご紹介しました。
最初はコストや手間がかかるかもしれませんが、テレビ会議を行うシーンは今後も増えることが予想されます。こだわって快適な機器を揃え、環境を整備することがおすすめです。