2020.06.01
近頃、テレワークを導入する企業が大幅に増えています。それに伴い、社内での打ち合わせや取引先との会議など、様々な場面でオンラインのコミュニケーションツールが活用されるようになりました。Zoomもそのツールの1つで、オンラインで会議を進めるために多くの企業が利用しています。
自宅から会議に参加するときにはパソコンを利用する方がほどんどでしょう。しかしZoomはスマホでも使用できます。外出先から会議に参加しないといけないときや、パソコンの調子が悪いときなど、スマホでも利用できるように準備しておくと安心です。
今回は、スマホでのZoomの使い方を見ていきましょう。
※本記事は2020年4月時点の情報をもとに執筆されたものです。制度・各種ツール/サービスはアップデートされている可能性がございますのでご了承ください。
実はZoomのことをよく知らないという人に向けて、まずは簡単に解説します。
オンラインで会議やセミナーなどを開催できるように開発された、Web会議ツールです。2011年設立のアメリカのIT企業が提供している比較的新しいサービスですが、近年、Zoomの利用者は世界で急増しています。使い方がシンプルで誰でも手軽に始められることから、人気を博しているようです。
Zoomをパソコンでしか使ったことがない、という人も多いかもしれません。しかし、どんなデバイスからも利用できるというのがZoomの特徴の1つ。スマホでも簡単にZoomを使うことができます。パソコンが手元にないときでも会議やセミナーに参加できるので便利ですね。
スマホからZoomを利用する場合は、あらかじめアプリをインストールしておく必要があります。パソコンのようにブラウザから利用することはできないので、注意してください。アプリの正式名称は「Zoom Cloud Meetings」ですが、Zoomと検索するだけでヒットします。まずはアプリをインストールしてみましょう。
ZoomのアプリはiOSにもAndroidにも対応しているので、iPhone、iPad、Androidの各機種で使うことができます。ほとんどの端末で動作が保障されていますが、あまりにも古い機種では使えない場合もあるので注意が必要です。
アプリ版のZoomにはどのような機能があるのでしょうか。
・チャット
もちろん、アプリにもチャットの機能が備えられています。特定の相手とメッセージのやりとりをすることができるほか、参加しているグループのメンバー全員に宛てたメッセージを送信することも可能です。グループのメンバーに対して急いで連絡したいことがあるときなどに、パソコンが手元になくてもスマホでチャットを使えると便利ですね。
チャットは、Zoomでビデオやマイクを使ってミーティングをしているときに並行して利用することも可能です。
・画面共有
Zoomには画面共有機能がありますが、スマホアプリからも利用できます。会議の説明資料などを発言者と一緒に見ることができるのが便利ですね。
スマホで参加しているメンバーの画面をパソコンと共有したり、パソコンで参加しているメンバーの画面をスマホと共有したりすることもできるので、それぞれが異なるデバイスを使っていても問題ありません。
・ホワイトボード
アプリのZoomでも、ホワイトボード機能を利用することができます。
これは画面上に手書きでコメントや図を書くことのできる機能で、アイデアを出し合うような場面で便利な機能です。ホワイトボードには共有している人が全員で書き込むことができ、書き込んだものは画像として保存も可能です。
ただし、ホワイトボード機能が利用できるのはAndroid版とiPad版のZOOMアプリのみとなっています。(2020年5月現在)iPhoneには非対応なので注意してください。ただ、iPhoneユーザーもほかのメンバーから共有されたホワイトボードへの書き込みは可能です。iPhoneからZoomを利用している場合は、ほかのメンバーにホワイトボードを共有してもらうといいですね。
・ファイル共有
画面だけでなく、ファイルの共有ももちろん可能です。PDFやパワーポイント、画像などをグループで簡単に共有することができるので、あらかじめ資料を共有してそれぞれでダウンロードしておきたいときなどに便利です。
また、端末に保存しているファイルだけでなく、GoogleドライブやOne Drive、Dropboxなどに保存しているファイルも共有することができます。スマホからもクラウドにはアクセスできるので、普段パソコンで作業をしている場合でも安心です。
・録画録音
Zoomではミーティングを録画・録音することができ、録画・録音には「ローカル記録」と「クラウド記録」の2種類の方法があります。
「ローカル記録」はデータをパソコンのローカルディスクに記録することのできる方法で、無料プランでも使うことができるのですが、残念ながらスマホアプリのZoomでは利用できません。
スマホでできるのは、「クラウド記録」です。録画・録音するとデータがクラウド上に記録され、URLを通知することでほかのメンバーとも後から簡単にデータを共有することができます。クラウド記録を利用することができるのは有料会員だけですが、参加できなかったメンバーに後から内容を共有するなど活用の幅も広がるので、使ってみてはいかがでしょうか。
ちなみに、録画・録音ができるのは基本的には会議の管理者のみですが、管理者はほかの参加者に権限を付与することができます。必要に応じて、パソコンから利用している参加者に録画・録音してもらうのも1つの方法です。
・バーチャル背景
Zoomではバーチャル背景を設定することができるのもよく知られていますが、この機能は一部のスマホでも使うことができます。自宅の様子を知られたくないときや、外出先で会議に参加している場合など、背景を見せたくないときに活用するとよいでしょう。アプリにはあらかじめ複数の背景が用意されていますが、スマホに保存している画像を背景として使うこともできます。
Zoomのアプリでバーチャル背景を設定することができるのは、iPhoneやiPadです。ただし公式発表によると、iPhone8よりも古い機種では利用できないので注意が必要です。また、残念ながら現在のところはAndroidもバーチャル背景には対応していません。(2020年5月現在)
では、スマホからZoomでミーティングを行う方法を見ていきましょう。
Zoomアプリでは、どのようにミーティングを開催すればいいのでしょうか。ミーティングを開催するためにはアカウントが必要なので、持っていない人はあらかじめ作成しておきましょう。
ミーティングを開催する方法は2種類あります。
まずは、とても簡単なすぐにミーティングを始める方法を紹介します。
1. アプリにサインイン
2. 「新規ミーティング」をタップし、「ミーティングの開始」からミーティング画面に移動
3. 「参加者」のタブからメンバーを招待することができるので、メールなどでミーティングのリンクを通知
これだけで、思い立ったときにすぐミーティングを開始することが可能です。
次にミーティングの日程を設定する方法をご紹介します。
会議や打ち合わせは、前もって時間が決まっていることも多いかもしれません。
1. アプリのトップ画面で「スケジュール」のアイコンをタップ
2. 会議の名前、日付、開始時刻と終了時刻などを入力し、「完了」を選択すると、ミーティング設定完了
3. 参加者を招待します。「ミーティング」のタブから設定したミーティングを確認することができるので、招待したいミーティングをタップし、「招待者の追加」を選択
メールなどでミーティング画面へのリンクを送ることができるので、参加者にあらかじめ送っておきましょう。
次に、招待されたミーティングに参加する方法を見ておきましょう。
アプリさえあれば、Zoomのアカウントがなくてもスマホからミーティングに参加することができます。
設定されたミーティングにはそれぞれ個別のIDが割り当てられ、このIDを使ってミーティングに参加します。Zoomのアプリに入ると「参加」というアイコンがあるので、このアイコンをクリックし、招待されたミーティングのIDを入力すればOKです。
もしミーティングのリンクを受け取っている場合は、IDの入力は必要ありません。リンクをクリックするだけでミーティングに参加することができます。まだZoomのアプリを持っていない場合は自動的にアプリのインストール画面に遷移するので、アプリを入手して会議に参加しましょう。
オンライン会議に参加するときはいつもパソコンを使っている、という人が多いかもしれません。しかし、パソコンをすぐに立ち上げられない状況や、手軽にミーティングがしたいときなどもあるでしょう。そんなときのために、スマホでもZoomを使えるようにしておくと便利です。アプリを入れておくだけで簡単に利用できるので、一度試してみてはいかがでしょうか。
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