テレワークの制度を導入する企業が増えたこともあり、テレビ会議のニーズが高まっています。オンラインでミーティングを行うことのできるサービスはいくつかありますが、中でもZoomなどと並んでよく利用されているのがTeamsです。Teamsとはどのようなサービスなのでしょうか。
今回は、Teamsの特徴や使い方などをご紹介していきます。

Microsoft Teamsとは

まずは、Teamsの詳細を見ていきましょう。Teamsの正式名称は「Microsoft Teams」で、マイクロソフト社が提供しているコミュニケーションツールです。ブラウザから利用することもできますが、Microsoft 365（旧称Office 365）にも組み込まれていて、アプリ版でも使うことが可能です。ワードやエクセルなどを利用するためにすでにMicrosoft 365を導入している企業が多いことから、Teamsへの心理的なハードルも低く、コミュニケーションツールとしてTeamsを選択する企業も多いようです。
Teamsを使うと、1対1や複数人のグループでチャットをしたりコンテンツの共有をしたりすることができます。もちろんオンラインのミーティングにも対応していて、テレワークには欠かせないツールの1つです。マイクロソフトのサービスなので、ワードやエクセル、パワーポイントなど、マイクロソフトが提供するほかのツールとの親和性も高く、作業のプラットフォームとして使い勝手がよいのが特徴です。

同じくマイクロソフト社の提供するSkypeのサービスを利用したことがある、という人もいるかもしれません。Teamsは、ビジネス向けに開発されたSkype for Buisinessの後継サービスのようなものと考えてもよいでしょう。Skypeと同じようなコミュニケーション機能を持つほか、仕事でさらに便利に利用できるようにプラスアルファの機能を備えています。

Teamsの特徴

Teamsには、複数のプランがあります。有料プランに登録するとより多くの機能を使うことができるようになりますが、無料プランで利用できる最低限の機能でも十分に利用できます。まずは無料プランで使い心地を試してみたい、という人も多いのではないでしょうか。
ここでは、Teamsの無料プランでどんなことができるのかを見ていきましょう。

参加人数

Teamsのオンライン会議には、同時に最大250人のユーザーが参加することができます。社内ミーティングや取引先との打ち合わせなど、通常のサイズの会議などを行うには全く問題なく使えます。
Webカメラをオンにしてテレビ会議を行うと、一度に最大9人までが画面上に表示されます。もともとは4人までが表示される仕様でしたが、最近のアップデートで増加しました。音声を発しているユーザーのカメラが優先的に表示され、表示しきれないユーザーはアイコンで下部に小さく表示されるようになっています。

画面共有

Teamsでオンライン会議を行うとき、特定のユーザーの画面を参加者全員で共有することができます。デスクトップ全体を共有したり、開いているパワーポイントの資料のみを共有したりと、画面共有にはいくつかの種類があり、状況によって使い分けることができます。たとえば、デスクトップ上に複数の参考資料を並べて表示しながら説明を行うときは、デスクトップ全体を共有すると便利です。

ファイル共有

チーム内でワードやパワーポイントなどのファイルを共有するのも簡単です。チャットに添付したりチーム内の「ファイル」画面にアップロードすることで共有でき、「ファイル」の画面にアップロードしたものは、ほかのメンバーと共同で編集することもできます。
容量には限りがありますが、無料版でもチームで10GB、ユーザー1人当たり2GBまで使用できるので、当面はそれほど心配しなくて良いかもしれません。

ツール連携

外部アプリと連携させることで、より便利にTeamsを活用することも可能です。マイクロソフト以外が提供するアプリでも連携できるものがあります。Teams内の「アプリ」のアイコンから、連携できるアプリを検索してダウンロードすることができるようになっています。
連携できるアプリは、プロジェクト管理や効率化のサポートツール、分析ツール、画像ギャラリーのツールなど様々です。ほかのチャットツールやビデオ会議のシステムなどとも連携できるので、取引先が別のツールを使用している場合などでも便利です。
公式発表によると、Teamsに連携できるアプリは250種類以上。仕事を進めるために必要なツールをTeams上に集約させることができるので、効率的に作業することができます。（2020年5月時点）

メンバー管理

無料版のTeamsでは、簡易化された管理機能を使うことができます。管理者としての権限が与えられるのは、組織内で初めにサインアップしたユーザーです。管理者は、メンバーを追加したり削除したり、ほかのメンバーの招待の可否を指定したりすることができます。
より細かい管理機能を利用したい場合は、有料版へのアップグレードを検討してみてください。

テレビ会議の使い方

Teamsの機能の最大の特徴はやはりオンライン会議にあります。ここからは、Teamsで会議を行う方法を確認してみましょう。

開始方法

Teamsで会議を始めるのは難しくありません。自分の参加しているチームのチャット画面を開くと、入力欄の下部に「今すぐ会議」というビデオカメラのアイコンが表示されています。このアイコンをクリックするだけで、会議を開始することができます。
会議の画面に入る前にカメラやマイクのオンとオフを設定することができるので、テレビ会議を行う場合はカメラも忘れずにオンにしておきましょう。カメラやマイクのオンとオフの切り替えは、会議中でも可能です。
会議画面に進むと、参加者の候補が表示されるので、招待したい相手を選択します。候補に表示されていなければ、「他のユーザーを招待」の欄に名前やアドレスを入力してほかのユーザーを検索することも可能です。組織外の人を招待する場合は、会議のリンクを送信することができます。
「他のユーザーを招待」の欄の隣にあるアイコンをクリックするとリンクがコピーされるので、これをメールなどで招待したい相手に送信すると、受け取った人はリンクから会議に参加できるようになります。
無料版のTeamsには、前もって会議をスケジュールしておく機能はありません。スケジュール機能が必要な場合は、有料版へのアップグレードも検討してみるとよいでしょう。

参加方法

会議への参加も簡単です。チームのメンバーなどから会議への招待を受け取った場合は、参加を押すだけで開催中の会議に参加することができます。
リンクを受け取った場合も、リンクをクリックすると会議の参加画面に進むことができます。アプリを持っていない場合は、「web上で参加」を選択してブラウザから参加するとよいでしょう。会議への参加にはTeamsのアカウントは必要ありません。ゲストとして参加する場合、会議画面に進む前に自分の名前を入力できるようになっています。
組織外のユーザーの場合は、実際に会議に入る前にすでに会議に参加している人の許可が必要です。先に参加している人は、画面に「ロビーで待機しています」という表示が現れたら、確認して参加許可を出してあげてください。

Teamsでテレビ会議を利用してみよう！

この記事では、Teamsの機能や使い方を見てきました。一度慣れてしまえば、Teamsの操作は簡単です。無料版でもオンライン会議など最低限の機能は充分に使えるので、一度利用してみてはいかがでしょうか。多くの企業がTeamsを利用しているので、取引先とのテレビ会議が突然Teamsで開催されることもあるかもしれません。普段はTeamsを利用していない場合も、いざというときのために使い方を押さえておくと安心です。