災害やパンデミック発生時の対策として、テレワークへの注目が高まっている。すでにテレワークの運用をスタートさせている企業も多いが、本格的な導入や環境構築はこれからという企業も少なくないだろう。そこで、テレワーク導入における課題や、テレワーク環境をOffice 365を活用して構築すると可能になることなどについて解説する。

新型コロナウイルスの感染拡大。企業にとってテレワークの環境整備は急務

テレワークとは、情報通信技術（ICT）を活用した場所や時間にとらわれない働き方全般を指すものだ。これには在宅勤務のほか、サテライトオフィスやコワーキングスペースを利用して勤務すること、営業先・出張先などでのモバイルワークも含まれる。企業がテレワークを導入するメリットは、従業員に多様で柔軟な働き方の選択肢を提供できるようになることだ。これにより、個々のワーク・ライフ・バランスを実現しながら、業務効率や生産性の向上をはかることも可能になる。また、これまで就労が困難だった人材を貴重な労働力に変えられる可能性があることから、地域経済の活性化につながるものとしても期待されている。

さまざまなメリットをもたらすテレワークだが、昨今注目が高まっている理由はそれだけではない。テレワークには、非常時にも事業継続性を確保しやすいという特徴があるのだ。日本は災害大国ともいわれるほど、地震や台風などの自然災害が多い。それに加え、感染症の流行などの危機もある。このような事態に直面したとしても、テレワークによって在宅勤務などが可能であれば、従業員の安全を確保しつつ事業を継続していくことが可能だ。企業の生き残り戦略としても、テレワークの環境構築は急務だといえるだろう。

テレワークの課題

テレワークへの移行には、オフィスワークを中心としてきた企業にとって課題となる部分も多い。ここでは、テレワーク導入で多くの企業が経験する共通の課題について説明する。

情報共有が難しい

テレワークの最大の特徴は場所と時間にとらわれずに働けることだか、裏を返せば従業員同士の情報共有が難しくなるともいえる。チームごとや部門ごとに周知が必要なことをどのように伝えるかや、メンバーがアクセスする必要のあるファイルやデータをどこに置いておくべきかといったことが課題になるのだ。何らかの対策をしなければ、オフィスで勤務する際には考えられなかったような伝達ミスや、データのとりこぼしなどが発生してしまう。

コミュニケーションをとりにくい

コミュニケーションをとりやすくできるかどうかも、テレワーク導入での課題になる。メールに加えチャットを用いれば特に問題ないだろうと考えがちだが、意思や感情といった部分は対面でのコミュニケーションでなければ伝えにくいこともある。そのため、業務をテレワークに移行した途端に、コミュニケーション不全に陥るチームが意外に多いのだ。一部のメンバーのみがテレワークを実施するケースについては、さらに注意が必要だろう。オフィスでは雑談などを通して自然に得られるはずの情報が、離れた場所にいるために伝わらないこともあるためだ。チームの士気や業務効率の低下に直面してはじめて、日頃の何気ない会話の重要性に気づかされることも少なくない。

セキュリティに不安がある

セキュリティに関する対策は、テレワーク導入でもっとも気をつけなくてはならない課題だ。自宅や出張先などのさまざまな場所から社内データにアクセスするため、ウイルスの侵入や機密情報の漏洩について十分な対策が必要になる。上司や同僚の目が届きにくいテレワークでは、承認を受けていない個人所有のデバイスやアカウントによるシャドーITのリスクも高くなるだろう。企業としては行動規範の徹底を促すだけでなく、不適切なアクセスができないようなシステムを構築するなどして、セキュリティの不安を解消しなければならない。

Office365とは？

Office 365は、Microsoft社が提供するサービスだ。業務に必須ともいえるOfficeアプリをはじめとするPC・サーバーのソリューション・アプリケーションが、高度なセキュリティサービスと共にクラウドを介して利用できるようになる。そのため、テレワーク環境を手軽に構築できるサービスとしても注目されている。PCのほか、スマートフォンやタブレットにインストールして使用可能なアプリケーションも多い。業務管理やコミュニケーションのためのサービスは、離れた場所にいる従業員が協力しながら業務を進める際にも大いに役立つだろう。企業向けプランは、利用可能なソリューションの違うものが複数用意されている。いずれも、常に最新バージョンのアプリケーションを利用できるサブスクリプション（年間契約または月間契約）が基本だ。

なお、Office 365は2020年4月からブランド名を「Microsoft 365」に改めた。サービス内容に大きな変更はなく、今後もさらに充実したサービスの提供が予定されている。本稿では、多くの人が慣れ親しんでいるであろう「Office 365」という名称をこのあとも使用する。

Office365の基本機能

Office 365に含まれる機能・サービスは多岐にわたる。ここでは、テレワークにも役立つ基本機能についてみていこう。

Office

Officeは、主要なファイルの作成や閲覧に利用できるアプリケーションの集まりだ。文書作成のための「Word（ワード）」と表計算のための「Excel（エクセル）」は、なかでも利用頻度の高いものだろう。プレゼンテーションの機会が多い営業職などでは、「PowerPoint（パワーポイント）」を使うことも多いはずだ。また、メールソフトである「Outlook（アウトルック）」は、後述するExchange Onlineとも親和性が高い。

Exchange Online

Exchange Onlineは、企業向けのメールサービスだ。ビジネス用途のメールとあわせて連絡先や予定表もホストし、ブラウザー経由で場所を選ばずアクセスできる。また、99.9％の稼働率とスパム・マルウェア対策により、安定性と安全性も確保されている。すべての従業員が使いやすい画面でメールを送受信できるようにするには、Outlookと統合するとよいだろう。Outlookでは、オフラインでのメールの閲覧も可能だ。

SharePoint Online

SharePoint Onlineは、情報やリソースを効率的に共有するためのサービスだ。イントラネットにチームごとや部門ごとのポータルサイトを構築し、ファイルやデータの管理とコラボレーションを実現する。強力な検索機能を搭載しているため、ファイル数が多くても目的のものを見つけやすい。また、SharePoint Onlineと関連製品を組み合わせて利用すれば、業務フローをデジタル化して生産性を高めることも可能だ。単純な申請・承認から、より特殊で複雑なプロセスまで柔軟に構築できる。

Skype for Business Online/Microsoft Teams

Skype for Business Onlineは、離れた場所にいるメンバー同士がリアルタイムでコミュニケーションをとることを可能にするサービスだ。チャットや音声通話のほか、テレビ会議もできるため対面と変わらないコミュニケーションができる。

なお、Skype for Business Onlineの提供は2021年7月をもって終了予定となっている。現在は、Microsoft 365の一部として提供される「Microsoft Teams」へのアップグレードが推奨されているため、早めに移行を済ませておくとよいだろう。アップグレード後は最大1万人の同時接続により、在宅勤務中のメンバーが大勢いても会議を開くことができるようになる。

Office365がテレワークの環境構築に適している理由

Office 365には、テレワークにも使える機能が多数含まれていることを紹介してきた。ここからは、なぜOffice 365がテレワークに適しているのかについて、もう一歩踏み込んで解説していこう。

情報共有しやすい

Office 365では、SharePoint Onlineが利用可能だ。積極的に活用すれば、テレワークを実施しているかどうかにかかわらず必要な情報にアクセスしやすくなる。在宅勤務中や出張中の従業員が、オフィスにいるときと同じように仕事を進められるようになるのだ。急な事情で別のPCから仕事をしなければならなくなったときも、必要な情報はすべてオンラインに保存されているためブラウザーさえあれば途切れなく業務を遂行できるだろう。

また、クラウドストレージサービスのOneDrive for Businessが利用できる点も、Office 365がテレワークで活躍する理由のひとつだ。業務で必要なファイルを手元のPCに同期させておくことができるので、わずらわしい手順を踏むことなく共有ファイルにアクセスし、あるいは編集することができる。OneDrive for Businessは個人向けのOneDriveと異なり、社内のユーザーアカウントを用いるためIT部門での管理もしやすい。

コミュニケーションがスムーズになる

Office 365のExchange OnlineとOutlookがあれば、メールによる従来のコミュニケーションは問題なく行える。これに加えて、Microsoft Teamsを使えばチャットと音声通話、テレビ会議も利用可能だ。必要なときに、必要な相手につないでリアルタイムで会話ができる。各自がPCの前にいるかどうかがわかる在席確認機能もついているため、オフィスで相手の席まで出向いていくよりもむしろスムーズかもしれない。

Microsoft Teamsによるテレビ会議は、必要に応じて録画しておくこともできる。スケジュールの調整がつかず会議に参加できなかったメンバーがいても、これなら自分で内容を確認できるので安心だ。オフィスの一室に集まる従来の会議ではありがちな「参加していた人しか知らない」という問題が、実はオンラインのほうが起こりにくいというのは意外な事実といってもよいだろう。

セキュリティが強化される

Office 365のクラウドサービスには、スパムやマルウェアへの対策といった基本的なセキュリティが備わっている。また、ユーザー権限や認証方法も管理できるため、メールや各種ファイルへのアクセスを保護して情報漏洩を未然に防ぐことも可能だ。

監視の目が届きにくいテレワークでは、不正アクセスにも特別な注意を払うべきだろう。たとえ本人に悪意がなくても、従業員が手順を誤って不適切な操作をしてしまうこともあるかもしれない。移動中に盗難に遭い、PCが悪意のある人物の手に渡ってしまうことも考えられる。このような事態に対応するため、Office 365のサービスには「Advanced Threat Analytics」という高度なセキュリティ機能も備わっている。ユーザーの不審なアクティビティを自動的に検知し、管理者に知らせてくれるのだ。

テレワークに適したPCとは

Office 365をテレワークに活用するなら、Officeアプリケーションを快適に動作させられるPCが必要だ。少なくとも数年先まで使えるスペックのものを選定し、業務効率の向上に努めるべきだろう。業務中はインターネットを多用するため、Wi-Fiなどの通信性能についても含めて考える必要がある。また、持ち運ぶ機会が多くなりそうな場合は本体重量と堅牢性、バッテリー駆動時間についても考慮しておきたい。予算内で最適なPCを確保しやすくするには、用途にあわせてカスタマイズできる製品を選ぶのもおすすめだ。

最後に本Tech & Device TVでは、総務・人事部門の視点からみたテレワーク導入のポイントや、テレワークに適したデバイスの紹介などを行っている。以下より一度資料をダウンロードしてみてはどうだろうか。