新型コロナウイルス感染症対策や働き方改革。テレワークが普及した背景

テレワークは働き方改革の一環として政府が推奨しているため、導入する企業は増加傾向にある。テレワークが普及してきている背景として、場所や時間に縛られない働き方のニーズが高まっていることや、労働人口の減少で人材確保が難しくなってきていること、通信技術やITツールが発展してきていることなどが挙げられる。テレワークを導入することで通勤手当や各種固定費の削減も期待できるため、積極的に導入を進める企業も多い。

さらに、2020年には新型感染症が流行したことにより、テレワークへの注目はさらに高まった。人的な接触を減らすため、可能な限りテレワークを実施するように政府が呼び掛けたからだ。このように通勤が困難になるような事態でも、テレワーク環境が整っていれば自宅で仕事を続けることができる。非常事態でも会社機能をストップさせずに済むため、テレワーク導入を急ピッチで進める企業も多い。

テレワークトライアルとは

テレワークトライアルとは、テレワークを正式に導入する前に小規模な範囲で試してみることをいう。テレワークは従来とは全く異なる働き方のため、いきなり全社員向けの制度としてスタートさせるのは会社側の準備が大変なうえ、社員を混乱させてしまう可能性もある。トラブルを最小限に抑えてスムーズに導入を進めるためには、トライアルのフェーズを設けることは有効だ。

テレワークトライアルを行った企業の事例

テレワークの本格導入の前にテレワークトライアルを行っている企業は多い。ここでは、実際にテレワークトライアルを実施した企業の事例を紹介する。

株式会社ウテナ

株式会社ウテナでは、営業や総務など多様な部署から社員を6名選出し、トライアルを行った。選出した社員はいずれも育児による時間の制約があり、2名は在宅勤務、4名は在宅勤務とサテライトオフィス勤務の併用とした。在宅勤務者は勤務時間を1時間前倒しすることができるようにした結果、子供との時間を確保できるようになったという声もあり、テレワークは育児と仕事の両立に有効であることが確認できたようだ。次の取り組みとして管理職を対象に再トライアルを実施し、最終的には会社全体にテレワークを浸透させることを目標としている。

東洋製罐グループホールディングス株式会社

東洋製罐グループホールディングス株式会社では、複数回のテレワークトライアルを実施している。1度目のトライアルでは7名の社員を対象に在宅勤務を導入したが、セキュリティ対策に課題があるという結果となった。2度目のトライアルでは12部署から24名を選定し、在宅勤務とサテライトオフィス勤務を行った。シンクライアント端末の貸与などのセキュリティ対策を行い、チャットツールやWeb会議システムを取り入れた結果、インフラさえ整えばテレワークは実施可能であることが実感できたようだ。3度目のトライアルではグループ単位でのテレワークを実施し、規程などの整備を進めて制度化を目指している。

株式会社アライズ

株式会社アライズでは、優秀な社員が育児を理由に退職したことをきっかけにテレワーク導入の検討を始め、トライアルの実施に至った。育児中の社員と長距離通勤をしている社員の2名を対象に在宅勤務を試した結果、集中できる環境で作業効率が上がった、子供と過ごす時間が増えた、通勤がないことで時間的・精神的な余裕が生まれた、などの効果が得られたようだ。一方、コミュニケーションが取りづらい、在宅勤務用端末は画面が小さく作業しづらいなど、再検討を必要とする課題もある。また、テレワーク以外にもフリーアドレスの導入や成果指標の改定など、働き方改革を積極的に実施しようとしているようだ。

株式会社ヒロケイ

株式会社ヒロケイでは、特別な事由のある社員のみ在宅勤務制度を認める制度はあったが、経営層の「幅広い社員が在宅勤務を活用できるように本格導入したい」という思いからトライアルを実施した。多様な部署から対象者を7名選出し、在宅勤務4名、サテライトオフィス勤務4名で、それぞれテレワークを行った。テレワーク用に導入したチャットツールは社員に好評で、Web会議システムを使った5拠点10名の会議も問題なく実施できたようだ。社員の意見を取り入れながら推進し、制度の見直しと実施率の拡大を目指している。

エルズサポート株式会社

エルズサポート株式会社には育休を取得する社員が多く、働きやすい環境づくりと優秀な人材の継続雇用のためにテレワークに注目した。5名の社員が在宅勤務とサテライトオフィス勤務の併用、21名の営業担当社員がサテライトオフィス勤務を行った。同社では個人情報を扱う業務が多いため、セキュリティ対策に力を入れたようだ。コンサルタントに適したツールを選定してもらい、社員には事前研修を行い、データ保存のルールなどを細かく定めた。対象を絞ったスモールスタートを前提に、1年以内のテレワーク導入を目指している。

テレワークトライアルで活用できる資料。導入手順・就業規則・助成金

テレワークトライアルを行う際に役立つ資料や、費用の補助が受けられる制度がある。ここでは、テレワークトライアルで活用できる資料や支援について紹介する。

総務省作成の導入手順

テレワークの基礎知識や導入プロセスなどを解説した「情報システム担当者のためのテレワーク導入手順書」という総務省作成の手順書がある。「情報システム担当者のための」とあるが、総務・人事担当者も対象として書かれている。テレワークの概要とメリット、細かい導入プロセス、セキュリティ対策など、テレワークを導入するために知っておくべきことや検討すべきことがまとめられているため、何から始めたらよいかわからないという場合は、この資料の手順に沿って行うとよいだろう。

トライアルは実施するだけでなく、その結果を評価することが重要だ。この手順書には「テレワーク推進のための評価と改善」という項目も用意されており、トライアル後の評価にも役立てることができる。社員へのアンケート項目例なども掲載されているため、評価方法に悩んでいる場合にも活用できるだろう。

助成金（はじめてテレワーク）

東京都が実施するテレワーク導入に向けたコンサルティングを受けた企業に対して、テレワークをトライアルするためにかかる費用を補助する制度がある。補助対象となるのは、テレワーク環境構築のための機器購入費や、テレワーク用の就業規則を作成するための専門家への委託費などとされている。初めてテレワークを導入する企業が対象で、従業員数に応じて補助金の上限金額が決まる。

トライアルとしてスモールスタートする場合でも、テレワーク環境の構築にかかる費用は安くはない。「はじめてテレワーク」以外にもテレワーク導入を後押しするための補助金制度はいくつか用意されている。また、無料でコンサルティングを受けられるなどの支援制度もある。テレワークの導入を一から始めようとしている場合は、これらを活用することで担当者の負担やコストを減らすことができるだろう。

モデル就業規則

厚生労働省が作成した「テレワークモデル就業規則～作成の手引き～」という資料がある。テレワークについての基本知識から、テレワーク用の就業規則の必要性、実際に規則を作るときに役立つ例文などがまとめられたものだ。これを活用すると、自社に合わせた内容のテレワーク用就業規則を作成することができる。

テレワークを導入する場合、ネットワークやITツールなどの環境を整えるのも大切だが、テレワークに適した就業規則を整備することも必要になる。テレワークを導入する場合、就業時間のルールや勤怠管理の方法、費用負担についてなど、テレワークを行う社員用の項目を就業規則に記載しなければならない。テレワーク用の就業規則を整えてからテレワークトライアルを行うことで、本格導入時を想定した実のあるトライアルが可能になるだろう。

テレワークは目的を明確に。働き方改革の専門家が考えるテレワークの意義

テレワークを導入する目的は企業によってさまざまで、今回紹介した企業はそれぞれの目的に合わせたテレワークトライアルを実施している。目的があいまいなままトライアルを実施すると、十分な効果が感じられなかったり、課題の洗い出しが不十分になったりする恐れがある。有意義なテレワークトライアルにするために、目的を明確にして取り組もう。本Tech&DeviceTVでは、テレワークの必要性などを有識者が解説したホワイトペーパーを用意している。ぜひそちらも参考にしほしい。