各社が急ピッチで導入を進めるテレワークという働き方。しかし一方で、導入に足踏みをしている企業も少なくない。そのような状況の中で、日本テレワーク協会により「テレワーク推進賞」が毎年実施され、すでにテレワークで大きな成果を出している企業が紹介されている。今回は、テレワークのメリットや課題とともに、受賞企業が行っているテレワークの概要について紹介する。

テレワークとは？働き方改革で政府が推奨

テレワークとは「Tele＝離れた場所」と「Work＝仕事」からなる造語だ。時間や空間にとらわれることなく、ICT（情報通信技術）を駆使してオフィスから離れた場所にいても、柔軟に働くことができるワークスタイルを指している。

2016年には、テレワークの推進に関する目標も盛り込んだ「世界最先端IT国家創造宣言」を閣議決定するなど、政府もテレワークの推進に取り組んでいる。その背景には、デジタル化を通してワーク・ライフ・バランスの推進や、業務の効率化、生産性の向上、そして地方創生を実現し、国民の暮らしの質の向上を行いたいというものがある。

関係する各府省庁でもテレワークの実態を把握し、普及を行うとともに、国家公務員の現場に積極的に導入するなども行っている。

テレワークのメリット

ところで、企業、社員にとって、テレワークはどのようなメリットをもたらすと考えられているのだろうか。

通気時間の短縮・ライフワークバランスの向上

例えば通勤に片道1時間かかる人の場合、1日に2時間という貴重な時間を、テレワークならば休息や家庭の用事、趣味、資格取得などの勉強の時間にあてることもできる。

仕事に関係する余分な時間を短縮し、プライベートを充実させることができるというのは、テレワークの大きなメリットだ。

必要な人材の確保・雇用の創出

高齢者や障害者、遠隔地の在住者など、毎日の通勤が難しい人でも、テレワークならば就業することが可能となる。企業にとっては、貴重な人材を得ることができる。

また、妊娠や介護などで離職する必要もなくなり、優秀な人材に継続して働いてもらうことが可能となる。

経費の削減

企業にとってのテレワークのメリットとして大きいのが、経費の削減だ。
通勤にかかる交通費はもちろん、オフィスの光熱費や備品もコストカットが可能となる。オフィスに出勤する社員の数が減れば、フロアの広さも縮小ができ、家賃を節約することもできる。

また、前述のように離職が減れば、これまで苦労してきた採用に関する負担も軽減することができる。人事はほかの業務に専念しやすくなり、求人のための雑誌や新聞、ネットへの出稿もコスト削減できるようになる。

事業の継続性の確保

災害時や感染症の蔓延などで一定期間、自宅待機が望ましいと判断されるときでも、事業の継続を行うことがしやすくなる。テレワークの体制が整っていれば、天候不良によって交通機関がストップし通勤の手段が確保できないときにも、在宅勤務切り替えることができる。

テレワークの課題

テレワークは数々のメリットがある一方で、まだまだ課題も多い。企業はどのような点に注意しながら、導入に踏み切っていけばいいのだろうか。

情報漏洩・セキュリティに関する課題

テレワークの推進でとくに難しいのが、情報の管理だ。会社内で情報管理をするだけでも、セキュリティに関する設備を整え、ルールを徹底するなどの必要があるが、社員がテレワークによって情報を社外に持ち出すとなると、漏洩の心配がつきまとってくる。

セキュリティがしっかりとしたノートPCや端末の貸与、書類・データの持ち出しに関するルールづくりなどが必要となってくる。

勤怠・労務管理に関する課題

社員の勤怠を管理しづらいという問題がある。社員がバラバラな方法で勤怠を報告した場合、管理側が把握しきれなくなってしまう場合も多い。
そこで、メールや電話、クラウド上のシステム、アプリを利用して、勤怠をしっかりと管理できるシステムを作り上げる必要がある。

また、勤務時間内にきちんと仕事が進んでいるのかが把握しづらいという面もある。勤務時間終了前に、その日の進捗状況を共有したり、プロジェクト管理ツールをいれて都度報告を上げないでも済むようにしたりするやり方もあるだろう。

さらに、テレワークの問題として、社員が勤務中とプライベートの境目を見失いがちになるということも挙げられる。そのため、勤務中にさぼってしまったり、逆に残業や土日出勤をしてしまいオーバーワークになってしまったりする可能性がある。とくに育児中や介護などの事情がある人は、仕事中に離席しなくてはいけないことも多く、自分が何時間働いたかを把握しにくくなる可能性もある。

社員のオーバーワークを防ぎながら、勤務時間内にしっかりと仕事を進められるようにするための管理も必要となる。

コミュニケーション不足に関する課題

直接に会う時間が減るために、コミュニケーション不足になりやすい。上司は部下の様子が分かりづらく仕事の評価がしにくくなり、同じチーム内での意思の疎通が図りにくくなることもある。
出社日を決めてチームの仲間が顔を合わせるようにする、ビデオ会議を利用するなどの対応をしたい。

日本テレワーク協会が発表する「テレワーク推進賞」

現在、国や東京都などでは、さまざまな団体を通じて、テレワークの普及の後押しを行っている。

例えば、東京都がテレワークの普及・推進のために設置したワンストップセンターが「東京テレワーク推進センター」だ。各企業がテレワークによって、優秀な人材の確保や生産性の向上を目指すことをサポートしている。

また、テレワークの普及啓発を行い、企業と地域の活性化と、個人に活力とゆとりをもたらすことを目指しているのが「一般社団法人　日本テレワーク協会」。その日本テレワーク協会が、毎年、テレワークを通じて業務の向上や社員の働きやすい環境づくりなどを実現している企業を表彰しているのが「テレワーク推進賞」だ。

テレワーク推進賞を受賞した企業の取り組み事例

2000年度よりスタートした「テレワーク推進賞」ではすでに多くの企業が表彰されてきた。その一例を紹介する。

サントリーホールディングス株式会社

第19回テレワーク推進賞　会長賞

2007年から、育児・介護などの事由がある社員を対象として、在宅勤務制度を本格的に導入。2008年には対象者を拡大し、事由を問わずに制度を利用できるようにした。 2010 年には 「ワークスタイル革新・S流仕事術の創造」を宣言し、コアタイムなしのフレックス制度も導入した。

社内イントラネットで運用ルールを告知するなど、社員への周知や啓蒙も積極的に行っている。IT環境の整備も行い、テレワークの利用率は約80％拡大している。

在宅勤務を10分単位で取得できるようにし、テレワークをする度ごとの事前申請手続きを不要とするなど、制度を利用する社員の利便性を考えた制度の改善を柔軟に行っていることなどが評価された。

愛媛県西条市

第19回テレワーク推進賞　会長賞

ICTを活用したまちづくりを進め「スマートシティ西条」を掲げる西条市が、教育現場でテレワークを推進したことで表彰を受けた。

教職員が自分の時間を確保することが喫緊の課題だった中、2016 年 4 月から、教育委員会が指導しながら市内小・中学校の教職員等を対象としたテレワークシステムの運用を実施している。教職員がテレワークによって時間や場所にとらわれずに、子どもたちと向き合う時間以外の校務について、例えば持ち帰り業務や出張先の業務について、ＰＣやスマホのセキュリティを高めて、快適に行えるようにしている。教員の満足度も高く、子どもたちの学力の向上も見られているという。

学校のテレワークの実例はまだ少なく、全国のモデルになってほしいとの理由からの受賞となった。

ユニリーバ・ジャパン・ホールディングス株式会社

第19回テレワーク推進賞　優秀賞

ダイバーシティの推進を重要な経営戦略としているユニリーバ・ジャパン・ホールディングスでは、2011 年から在宅勤務を実施している同社では、2016年 からは新たに、働く場所や時間を自由に選べる「WAA(Work from Anywhere and Anytime)」を導入。高度なICT環境を構築し、シェアオフィスと契約することで、柔軟に働ける環境を社員に提供してきた。
社内アンケートでも67%が「新しい働き方がスタートして毎日の生活が良くなった」、75%が「生産性が上がったと感じる」と回答している。また、ＷＡＡ導入後、残業や労働時間が10～15％減少したというデータもある。

売上の向上と社員の満足度の向上を両立している点などが評価されての受賞となった。

株式会社WORK SMILE LABO

第20回テレワーク推進賞　会長賞

岡山県でOA機器やスチール家具などを取り扱っていたが、リーマンショック以降に、ライブオフィス事業「ワクスマ」をスタート。まずは、自社の業務をリノベーションすることにした。テレワークを導入し、全社員が在宅勤務、モバイルワーク、サテライトオフィス勤務を実施。テレワーク推進の背景には、小さな子どもがいる社員が、満足に仕事ができず周囲への配慮から退職を選択したこともきっかけだったという。ICTを積極的に活用にしたこともあって、生産性の向上を実現。また、電話対応や来客対応から解放された社員一人一人の生産性も飛躍的に向上したという。

積極的なテレワーク実践が功を奏し、県内の採用人気度ランキング 6 位も獲得。培ったノウハウを他社に展開する事業へと発展させ、中小企業向けにレベルの高いサービスを提供しテレワークの促進に貢献している点を評価して会長賞となった。

ヤマトシステム開発株式会社

第20回テレワーク推進賞　優秀賞
在宅勤務、モバイルワーク、サテライトオフィス勤務など多様な働き方を実施している。

学校行事や通院のためテレワーク中の業務の一時中断も可能にし、通勤が困難な障害者でも働ける完全テレワークの業務体制を構築した。月1回以上テレワークを利用する社員が利用者の半数を超え、時間外労働も削減。在宅勤務を実施することで、男性社員の育児参加意識も向上しているという。

今回の受賞にあたり、評価理由としてはテレワークの推進に併せて、短時間勤務が可能な環境をつくり、サテライトオフィス勤務やフレックス制度の導入など、働く場所や時間を柔軟に選択できるための、さまざまな取り組みを組み合わせた推進を行っていることが挙げられている。また、障害者の雇用促進につなげていることも評価の理由となった。

生産性や創造性が向上するテレワークのあり方とは

新たな雇用の創出や経費削減など、さまざまなメリットが考えられるテレワーク。テレワークを行うのと共に、社内のICTを全面的に見直し、業務によってはフレックス制度やコアタイムを導入するなど、働き方改革を全面的に行えば、社員の働く環境が変化し、生産性や創造性が向上する可能性も高い。
そんなテレワークをすでに実践している企業に日本テレワーク協会では毎年、「テレワーク推進賞」で表彰している。今までの受賞企業の一部を紹介したので、ぜひ参考にしてみてほしい。

また、本Tech & Device TVでは、総務・人事部門の視点からみたテレワーク導入のポイントや、在宅勤務に適したデバイスの紹介などを行っている。以下より一度資料をダウンロードしてみてはどうだろうか。