テレワークには、企業にとっても働き手にとっても多くのメリットがある。だが、設備や就業規則を整えないで安易に導入してしまうと、業務効率の低下や従業員離れにつながりかねない。そこで、この記事ではテレワーク導入のシステム管理者や人事担当者などに向け、導入に役立つマニュアルやガイドラインを紹介する。また、導入時のポイントなどもあわせて解説する。

今注目されているテレワークとは

テレワークとは「tele（離れた場所で）＋work（働く）」を意味する造語。インターネットを始めとしたICT技術を活用することによって、自宅や外出先、サテライトオフィスなど、場所にとらわれず働くことをいう。テレワークには3種類がある。自宅で働く「在宅勤務」、出張先やカフェ、電車などの中で働く「モバイルワーク」、サテライトオフィスやコワーキングクスペース、レンタルオフィスなどで働く「施設利用型テレワーク（サテライトオフィス勤務）」だ。これらは原則として、事業主と従業員が雇用関係を結んでいる働き方の形態ということに注意しておこう。フリーランスの在宅ワークなどとは区別して就業規則や設備を整える必要がある。

厚生労働省ではテレワーク導入を積極的に企業に促している。大きな背景としては少子高齢化社会で労働者人口が急速に減っていることがある。テレワークによって多様な働き方を実現することで、労働力を増やしたいと考えているのだ。もちろん、通勤負担を減らすことや育児・介護と仕事を両立させるなど、国民の労働環境を向上させたい意向もある。そして最近は、非常時の国民の健康と安全、事業継続という観点からもテレワークが強く推奨されている。

テレワークのメリット

ここでは、テレワークのメリットを主に企業側の視点で紹介する。

災害時の事業継続

大規模な地震などの自然災害、流行性の疾患による外出制限など、長いスパンでみれば非常時に対する企業の備えは欠かせない。テレワークは在宅勤務や自宅近くのオフィスで業務をできることから、事業継続という意味でメリットがある。もちろん、従業員の健康や安全を守るという企業の使命を果たせる意味でも、テレワークは役立つはずだ。

コスト削減

テレワークを導入すれば、交通費やオフィスの光熱費を節約できる。また、継続的に従業員の何割かが出勤しなければ、オフィスのスペースも狭くて済むので事務所の賃料も抑えられ、机や椅子などの備品の費用も少なくなる。もちろん、テレワークを導入するには、サーバーやノートパソコン、無線通信機器など、ある程度の設備投資は必要だ。だが、多くの企業では、こうした初期費用を比較的短期間で回収できている。

社員4000人のある企業は、社員の10%を在宅勤務にすることで、オフィスコストを年間1500万カットできたという。また、1人あたり8.5時間程度、残業時間が減る効果も出たという。これにより、年間約3000万円の残業代を抑えられたという。企業によって導入効果はそれぞれだが、こうした額を考えると、IT機器の導入費用はそれほど大きなものではないとわかるのではないだろうか。非常時の場合は、テレワークの導入費の一部を国や自治体が負担してくることも多い。

業務の効率化・生産性向上

先ほど、残業時間が減るという事例を紹介した。実際、従業員へのアンケートによると、テレワークのメリットとして、業務に集中しやすいことを挙げている割合が多いのだ。理由はいろいろ考えられるが、たとえば在宅勤務では「リラックスできる環境で業務できる」「通勤ストレス・疲労がない」「会議や打ち合わせが少なく業務が中断されない」などの意見が多い。いずれにしても業務効率化や生産性向上は、企業にとって望ましい効果であることは間違いないだろう。特に、定型的な業務では生産性が向上する傾向がある。

人材の確保がしやすい

労働力人口が急速に減りつつある日本においては、人材確保は多くの企業の重要課題だ。こうした状況においては、今まで活用できなかった人材を活用することが企業にとって必須といえる。たとえば、育児や介護と仕事を両立できず離職してしまう従業員にテレワークで働き続けてもらうことだ。また、高齢者や通勤困難者に在宅勤務という働き方を提供して業務を行ってもらうことも考えられる。テレワークはこうした人たちに多様な働き方を提供できるのだ。

テレワークは場所にとらわれない働き方のため、企業側からみれば広範囲で従業員を雇用できるメリットもある。海外の人材の活用も容易になるだろう。実際、優秀な人材を全国、海外から集めて業績を向上させている地方企業も少なくない。

テレワーク導入に有効なマニュアル・ガイドライン

ここでは厚生労働省や総務省が作成したテレワーク導入のためのマニュアルやガイドラインを紹介していく。

導入・運用ガイド

厚生労働省の「テレワークではじめる働き方改革テレワークの導入・運用ガイドブック」は、総務省と連携して取りまとめられたモデル別導入ガイドブックである。テレワークの実証事業から得られた知見がまとめられているので、非常に参考になるだろう。テレワーク形態や職種、企業規模によって8つのモデルが類型化されているので、自社の運用に近い導入・運用を検討できる。

具体的には、労務管理やそのためのツール、セキュリティ確保が可能なICT環境の整備などが手順とともにまとめられている。テレワーク導入においては、ICT環境の整備が業務の効率性やセキュリティに大きな影響を与えることが多い。テレワーク用のデバイスやツールの選び方、テレワークシステムの選択の概要も本書で知っておくと参考になる。

情報セキュリティ

テレワーク導入において、多くの企業が懸念するのが情報セキュリティの低下だ。総務省が作成した「テレワークセキュリティガイドライン」は、テレワーク導入を検討している企業に向けて、セキュリティリスクやセキュリティ確保の方法などについて解説している。経営者、システム管理者、従業員の3つの立場から、セキュリティ確保のために実施すべきことがまとめられているので、施策を整理するときの参考になるだろう。マルウェア対策、端末の管理、外部サービスの利用など、6項目に分類して具体的な対策も書かれている。

本書で注目したいのは、ソフトウェアや通信におけるセキュリティ対策以外の脅威や脆弱性についても触れられていることだ。すなわち、覗き見（ショルダーハッキング）や盗難・置き忘れといった意外に盲点になりやすい脅威や脆弱性である。一部のノートパソコンにはのぞき見ができないディスプレイの機能や、パソコンとユーザーの距離が一定以上離れた際にスマホに通知する機能などが搭載されている。セキュリティが高いデバイスを選ばないと、こうした情報通信技術を使わない不正行為によって重大な損害が出てしまうこともあるのだ。これからマシンを選ぶ際には注意しておきたい。

就業規則

厚生労働省「テレワーク モデル就業規則～作成の手引き～」は、テレワーク導入の際の修行規則作成・変更の手引き書だ。在宅勤務・モバイルワーク・施設利用型テレワークのすべてを網羅しているが、特に在宅勤務に関する記述が多い。新型感染症などにより急ピッチで大勢の在宅勤務を進めている企業などの参考になるだろう。テレワークの対象者の規定や服務規律、労働時間、出退勤管理、賃金など、それぞれに規定例が載っている。テンプレートとして、自社の就業規則の作成に使えるのではないだろうか。

労働時間が同じならば、特に就業規則を変更しなくてもよい場合もある。しかし、パソコンを貸与する、通信費が発生するなどテレワーク特有の状況が発生する場合は、就業規則の追加、変更が必要になる。セキュリティ確保や損害が出た場合の責任問題などと関連する項目もあるので、就業規則を慎重に検討すべきだ。

企業事例

総務省のテレワーク情報サイトはマニュアル・ガイドラインではないが、テレワークの導入事例を参照できるサイトだ。「テレワーク先駆者百選」に選ばれた先進的な企業や海外での活用例など、さまざまな事例が載っている。業種や企業規模、地域、導入目的などで事例を絞り込めるようになっているので、自社に近い企業を探せるはずだ。モデルにしたい企業がある場合には、導入事例企業一覧で検索してみてはどうだろうか。

一例を簡単に紹介してみよう。株式会社リクルートマネジメントソリューションズでは、従業員のキャリアデザインを支援することを目的にテレワークを導入した。この企業のレポートの特徴は、在宅勤務者の生の声と在宅勤務のタイムスケジュールを詳細にまとめたことだ。実態に即した管理・運営の参考になる。たとえば「ノートPCを広い机におけるので使いやすい」「大型ディスプレイに接続して作業している」などの声が多くあった。やはりテレワークにおいて重要になるのは、ノートパソコンや通信機器などICT環境の充実なのだろう。

テレワークで“日本型雇用”から脱却

労働力不足という国の状況や多様な働き方を望む人たちの増加によって、テレワークによる企業の就労形態の変革が迫られている。非常時の事業継続としても喫緊の課題となっていることも多いのではないだろうか。今こそ、従来の日本型雇用を見直す時期といえる。テレワークには企業と従業員双方のメリットがあるので、厚生労働省や総務省などが作成したマニュアルやガイドラインを参考にして、ICT環境や就業規則を整えていこう。ICT環境の最重要項目の1つであるパソコンの選び方について、より実用的な情報が欲しい場合は、以下より資料を無料ダウンロードしてはどうだろうか。