働き方改革を実現するための手段として、テレワークが注目されている。テレワークは、経営者と労働者の双方にさまざまなメリットをもたらす働き方だ。しかし、適切な環境整備を行わないと、期待した効果を得られないことも多い。在宅勤務で従業員が能力を発揮するには、就業規則などのルール作りも欠かせないのだ。そこで、テレワークの効果やメリットと、人事部門が検討すべき環境整備のポイントについて解説する。

テレワークとは

テレワークとは、ICTを活用して場所や時間にとらわれずに働くことを指す言葉だ。出先のスタッフがノートPCやモバイル通信を活用して、オフィスにある資料にアクセスする様子などをイメージするとわかりやすいだろう。出張中にサテライトオフィスで業務を行ったり、自宅やカフェ、コワーキングスペースを利用したりするのもテレワークの一種だ。また、企業に属さず働くフリーランスや在宅ワーカーの働き方もテレワークだと言える。

テレワークそのものは特別新しい概念というわけではない。日本政府は、2006年からテレワーク人口の増加を目指した政策を進めている。2013年に閣議決定された「世界最先端IT国家創造宣言」では、2020年までにテレワーク導入企業数を2012年度の3倍にすることが目標として掲げられた。しかし、よく耳にするようになったのは、2016年に政府が開催した「働き方改革実現会議」でテレワーク普及の重要性について言及されてからだろう。

省エネや生産性の向上。テレワークが社会にもたらす効果

テレワークの導入は、企業と労働者の双方に多くのメリットをもたらす。だが、その効果は企業内だけにとどまらない。多くの企業がテレワークを採用するようになれば、社会全体にまで影響を及ぼすのだ。ここからは、テレワークが企業にもたらすメリットと社会的効果について解説する。

低コスト・省エネルギー

テレワークが広く普及すれば、多くの労働者がオフィスに出社せずに自宅などで仕事をすることになる。その分、企業は従業員の通勤に必要な交通費を削減することが可能だ。また、出社する人数が減れば、これまで通りの広いオフィス空間も不要になる。フリーアドレスのレイアウトを採用するなどの工夫は必要になるが、オフィスそのものの維持費のほか、光熱費などのコストも抑えられるという点は企業にとって大きなメリットだろう。さらに、電力消費が減ることは、企業が排出する二酸化炭素の削減にもつながる。テレワークを導入すれば、環境負荷の軽減という社会的要請にも応えられるようになるのだ。

雇用の創出と人材確保

労働力人口の減少により人材確保が難しくなっている現在において、雇用の創出は社会全体としての課題となっている。しかし、企業によるテレワークの導入が進めば、この課題も解決されていく可能性がある。テレワークには、時短勤務などの柔軟な働き方を受け入れやすいという特徴があるためだ。十分な能力があるにもかかわらず、これまでは労働条件があわないために働けなかったという人も少なくない。そのような人材にも、テレワークであれば存分に活躍してもらえるだろう。

また、テレワークには人材をつなぎ止める効果も期待できる。出産や育児、介護といったプライベートな事情のためにこれまでは退職せざるを得なかったようなケースでも、通勤を伴わないテレワークなら働き続けられる可能性がある。企業にとっても、優秀な人材を失わずに済むのはメリットだ。

ワーク・ライフ・バランスの向上

通勤時間が長いために、平日は家に帰れば寝るだけという生活を送っている労働者も少なくない。このような働き方をしている人にとって、テレワークにより通勤の必要がなくなったり、時短勤務ができるようになったりすることの効果は大きい。従来の働き方に比べて毎日の余裕時間を確保しやすくなるためだ。生活にゆとりができれば、余暇を充実させるために社会活動を積極的に行う人も増えるだろう。

テレワークの導入は、結果的にワーク・ライフ・バランス（仕事と生活の調和）の向上につながる。従業員のワーク・ライフ・バランスの向上は、企業にとってもメリットがある。生活が充実することで、仕事に対してもよりアクティブに臨めるようになるからだ。

地域活性化

テレワークでは、オフィスからの距離に関係なく環境さえ整っていればどこにいても仕事ができる。そのため、企業は居住地によって労働者の採用を限定せずに、幅広い地域で人材を募集することが可能になる。このことは、地域活性化に有効な手段としても注目されている。都市部にオフィスを構える企業が、これまでは就業機会にあまり恵まれていなかった地方に進出して人材を確保できるようになるためだ。また、ここで言う人材確保は必ずしも雇用関係によるものに限らない。地方のマイクロビジネスや、地方在住のフリーランスとの契約関係によっても、経済活動の増加が期待されている。

災害時の事業継続性

企業活動がオフィスに集中する従来の働き方に比べて、テレワークには企業としての機能が分散されるという特徴もある。これは、地震や洪水、パンデミック（感染症の流行）などによって従業員をオフィスに集めることが困難な状況下でも、在宅勤務により業務を遂行できる可能性があることを意味している。災害時の事業継続計画（BCP）の一環として在宅でも出社時と同様に仕事をこなせるように日頃から備えておけば、いざというときにもテレワークが力を発揮するだろう。非常事態においても企業活動が継続可能なことは、社会的なメリットになるかもしれない。

テレワークを導入したいと思ったら？環境や規約を整備しよう

テレワークの導入を成功させるには、個々の従業員がその能力を存分に発揮できる環境を整える必要がある。それには、技術的なインフラだけでなく、就業規則の改訂などによるルールづくりも重要だ。ここからは、テレワークに必要な環境整備のポイントについて解説する。

在宅勤務を認める条件を定める

テレワーク制度を初めて導入する際は、ルールや社員教育なしにいきなり誰でも在宅勤務を選択できるようにしてしまうと業務に混乱が生じるかもしれない。これまでは同じ時間、同じ場所で顔を合わせていたメンバーが分散することで、チームがコミュニケーション不全に陥る恐れがあるためだ。混乱を防ぐには、少なくともテレワーク導入当初はいくつかの条件で在宅勤務のトライアルを実施するのが良いだろう。例えば、通勤の困難さや勤続年数などの条件で在宅勤務を認める従業員を絞り込むのだ。そうすれば、メリットや課題の洗い出しをしつつ混乱も最小限に抑えて導入を進めることができる。

勤怠管理の方法を定める

テレワークの導入時には、勤怠管理の方法について定めておくことも重要だ。テレワークでは、従業員の勤務状況を直接確認することができなくなるためだ。これまでオフィスに設置したタイムカードなどによって勤怠管理を行なっていた場合は、それに変わる管理方法を用意する必要がある。これは、単に従業員が怠けないようにするための仕組みではなく、労働基準法に則って働き過ぎを防ぐためのものでもある。場合によっては就業規則の改定も必要になるため、テレワーク導入前にはある程度の準備期間が必要になるだろう。

業務内容を明確化する

いつでも上司や同僚とコミュニケーションがとれる従来の働き方と異なり、テレワークでは働き手にある程度の主体性が求められる。しかし、業務内容が曖昧な状態では、いくら主体性がある従業員でも仕事の手は止まってしまうだろう。そのため、業務内容を事前に明確化し、各自が自律的に業務を遂行できる環境を整えておくことがテレワーク導入を成功させるための条件だといえる。自分がどのような役割を期待されており、何を達成すべきなのかということを各自が理解している状況をつくることが大切だ。

達成すべきことが明確になれば、その成果をどのように評価すべきかについてもおのずと明らかになる。公正な評価は従業員のモチベーションにもよい影響を与えるため、業務内容と評価基準はセットで明確化するのがよいだろう。

従業員同士が情報共有できるツールを用意する

業務を遂行するうえで従業員同士のコミュニケーションが必要な点は、テレワークでも従来の働き方でもそれほど変わらない。テレワークでは各自の勤務時間がずれているということも珍しくないが、進捗報告や定時連絡など、平時のコミュニケーションについてはメールでも十分対応可能だ。しかし、想定外のトラブルが発生し、早期解決が求められるケースもあるだろう。そのような場合にも生産性を落とさずに対処するには、リアルタイムで会話ができる環境が必要になる。チームメンバーが同時接続できるグループチャットや、ビデオ通話のシステムを整備しておくとよい。

機密情報の扱い方を定める

テレワークでは、機密情報の扱い方についても事前に定めておくことが重要だ。オフィス内で扱う分には何も問題がない文書でも、オフィス外に持ち出すとなると取り扱いに注意が必要なものは多いからだ。例えば、誰がどの情報にアクセスできるのかや、持ち出し可能な範囲などについて規定する。特に機密性の高い情報については、許可された者以外はアクセスできないような仕組みも必要になるだろう。

また、情報漏洩を防ぐために、就業場所の制限についてもあわせて検討するとよい。特にカフェなどの公共の場所を利用することは、PCの画面を盗み見られるリスクが高いため要注意だ。

セキュリティを確保する

テレワークで用いるPCには、高いレベルのセキュリティが求められる。インターネット経由でオフィスに接続するため、ウイルス対策はもちろんのこと通信経路の暗号化や「なりすまし」対策も必要だ。また、移動の際に持ち歩くことも想定されるため、盗難や紛失による情報漏洩を防止する仕組みもなくてはならないものだ。このようなセキュリティは、従業員の自己責任で確保できるようなものではない。必要なスペックのPCを選定したうえで事前に適切な設定を施し、テレワーク希望者に貸与する形が望ましいだろう。

テレワークの導入を成功させるために人事部門ができること

テレワークは、企業と労働者はもちろんのこと、社会的にもさまざまなメリットをもたらす働き方だ。技術的なインフラに注目が集まりがちだが、IT部門のみの力では導入がうまくいかないケースも多い。従業員に個々の能力を最大限発揮してもらうためには、在宅勤務にも適した社内規約を整備する必要があるからだ。テレワークの効果を正しく理解したうえで、人事部門が中心となって導入を進めることが成功につながるだろう。テレワーク導入において人事部門に求められることを専門家が解説した資料をまとめているため、ぜひダウンロードのうえ確認してみてはいかがだろうか。