国をあげての多様な働き方を推進する動きと共に、非常時の事業継続手段として注目が高まっているのが在宅勤務だ。社員の希望を受けて急ピッチで在宅勤務導入に奔走している担当者も多いのではないだろうか。社員にとって在宅勤務には「健康や安全を守れる」「育児・介護と仕事を両立できる」「通勤ストレスの軽減」などメリットが多い。この記事では、在宅勤務を希望する声に応えつつ、事業継続や人材確保、コスト削減など企業のメリットにもつながる環境整備とは何かを考えていく。

在宅勤務が注目される背景

まず、在宅勤務導入が注目されている背景について、俯瞰的な視点で確認しておこう。テレワークの一種である在宅勤務は、IT企業など、もともと情報通信分野を得意とする企業から2012年ごろから普及しはじめた。これはテレワークに必要な通信インフラやモバイル端末が整い、比較的安価にICT（情報通信技術）環境を整備できるようになったからだ。

国の後押しもある。働き方改革の一環として、2019年に厚生労働省が「テレワーク宣言応援事業」などを始めたこともあって、テレワーク・在宅勤務が進んだ。多様な働き方を実現できているかどうかが、企業価値の1つの尺度になったともいえる。

また、在宅勤務を急加速させたのは、2020年春からの新型感染症の拡大である。「社員の健康や命を守らなければならない」「事業継続しなければならない」と、多くの企業が急ピッチで在宅勤務導入を検討することになった。環境整備のための助成金が国や地方自治体から出ていることもあって、大手から中小企業まで幅広く在宅勤務導入が進んでいるのだ。

社員が在宅勤務をしたいと考える理由

在宅勤務を希望する社員からの声を受けて、導入を早めたいと考えている企業も多いのではないだろうか。ここでは、どのような点に社員がメリットを感じるのか、主な理由を紹介する。なお、文中のデータは、以下の資料を参考にした。

通勤ストレスの軽減

平成29年に厚生労働省が作成した「雇用型テレワークの現状と課題」によると、在宅通勤導入のメリットとして、従業員の17.4%が挙げているのが通勤ストレス軽減だ。また、令和2年の東京都産業労働局の「多様な働き方に関する実態調査（テレワーク） 結果報告書」では最も多くの理由を占めており、81.6%の回答者が「通勤時間・移動時間の削減」を挙げている。通勤ストレスが多い傾向がある都心部ほど、移動の労力や時間をなくせることにメリットを感じる社員が多いといえる。もちろん、感染症の感染リスクや自然災害などによる交通不安定などの状況があれば、健康や安全を守れるという観点も加わるだろう。

生産性向上

企業側からみると、在宅勤務によってさぼりが横行するのではないかと心配になることもあるだろう。しかし、先に紹介した「雇用型テレワークの現状と課題」では、業務の生産性、効率の向上をメリットに挙げる従業員の割合は最も多い（54.4%）。「多様な働き方に関する実態調査（テレワーク） 結果報告書」においても、「業務への集中力の向上」が42.5%という回答を得ており、「定型的業務の生産性の向上」の32.1%と併せるとかなりの割合だ。ただし、「定型的」と条件が付いている点に注意が必要といえるだろう。

一概には言えないものの、さぼってしまう社員が増えることを恐れるよりも、生産性が高い業務環境を望む社員が大多数というポジティブな考え方をしたほうがよいのかもしれない。生産性や効率が高まる理由としては、電話対応や周囲の人からの相談がない、頻繁に会議に出席しなくてよいなどが代表的な意見だ。もちろん、先に紹介した通勤ストレスからの解放なども関係していると思われる。

仕事と家庭を両立しやすい

育児や介護など、ライフイベントによって離職、休職をする人もいる。企業にとっては貴重な人材を失ってしまう点で大きな損失といえるだろう。重要な点は、働き続けたいと考える社員が多いにもかかわらず、キャリア中断を余儀なくされていることだ。在宅勤務の環境を用意すれば、経済的にも従業員のメリットは非常に大きい。ただし、常に自宅にいなければならない人や、育児や介護のために時差通勤したい人など、いろいろなケースがある。企業が従業員に合わせた選択肢・働き方をいくつか用意するのが理想的といえるだろう。

在宅勤務を導入するメリット

ここでは、企業側の視点で在宅勤務を導入するメリットを解説する。

非常時の事業継続

テレワーク・在宅勤務は事業継続の大きな柱となる。東日本大震災など大きな災害を経験したことで、すでにテレワーク・在宅勤務体制を整えていた企業は、その後、業務に大きな支障を生じていないようだ。

地震や台風など自然災害や、感染症対策による外出自粛などの影響をできるだけ少なくすることは重要だ。速やかに事業体制を整え、顧客の不利益にならないように、また、企業利益が減少しないように事業継続することも重要である。責任のある立場の人ほど、非常時における事業継続計画（BCP）の大切さを痛感しているのではないだろうか。

東京都産業労働局の「多様な働き方に関する実態調査（テレワーク） 結果報告書」は作成時期が令和2年3月ということもあり、非常時の事業継続をテレワークのメリットに挙げた企業は8割を超えている。現在は、設備投資さえ惜しまなければ、短期間にセキュリティ面や業務の効率性を確保したシステムを比較的容易に構築できる。非常時の事業継続のためのテレワークをコンセプトにしたデバイスを提供しているところもあるので、まずは相談だけでもしてみてはどうだろうか。

人材確保がしやすい

育児や介護、自身の体調不良などを理由にして、30～50代の能力の高い、働き盛りの人たちがキャリア中断をしてしまうことがある。こうした優秀な人材は、多様な働き方、特に在宅勤務が可能な会社を探している。エンジニア、プロフェッショナルと呼ばれるような専門職ほど、この傾向が高いといえるだろう。テレワーク・在宅勤務の環境を整えることは、長期的に人材確保に役立つ。また、一度雇用すれば、長期間継続して働いてもらいやすいので、労働力を安定して保つことにもつながる。

地方の企業の雇用チャンスが増えるのもメリットだ。都市部の企業のほうがやはり人材を集めやすい傾向にあるものの、在宅勤務ができれば場所や距離のハンデキャップは少なくなる。就職先を求めて地方から都心に来た後で、再び地元に帰るUJIターンという現象も起きている。こうした人材を確保するためにも、社内の意識改革とそれを実現するためのICT環境整備を検討してはどうだろうか。

コストを削減できる

通勤ストレスが減ることは、在宅勤務をしたい多くの社員がメリットに挙げている。企業側からみれば、交通費を削減できるうえ能率的に働いてもらえることは、願ったり叶ったりといえるだろう。オフィスのスペースや光熱費も減らせる。大規模な在宅勤務制度を導入すれば、オフィス自体の数を減らすことも可能だろう。もちろん初期投資は必要だが、社員数やオフィス拠点数など次第ではかなりのコスト削減になる可能性はある。一般的な業務内容なら、ある程度高性能なノートパソコンを貸与し、自社のシステムを必要に応じて準備・更新することで対処できるケースが多いかもしれない。

実際、在宅勤務導入後に短期間でコスト回収ができる企業はめずらしくない。ただ、コストを減らそうとして、社員の私物デバイスを許可するのはリスクが高い。これは、ほとんどの会社が私物の使用を認めていないことでも分かる。プライベート用のパソコンには生体認証がないものも多いし、ショルダーハッキング（のぞき見）防止や盗難・置き忘れ検知機能などは付いていない。こうしたセキュリティの高いパソコンでも、現在はそれほど高額ではない。テレワークでの使用を想定したマシンを企業が用意したほうが安全で、システム管理者の工数などを考えるとトータルで低コストなのだ。

在宅勤務はさぼりの温床？

在宅勤務では、責任者や上司の目が直接届かないのは確かだ。場合によっては、在宅しているのか、勤務しているのかも確認できない。かといって、Webカメラで常に監視するというのも社員のストレスになってしまい兼ねないし、頻繁に在籍や進捗をチェックすると生産性が低下してしまうだろう。短期間ごとに成果物を要求するのも無用なプレッシャーになったり、創造性を失わせたりすることにつながるかもしれない。

長期的な制度改革として「ジョブ制度」に移行する企業もある。これは社員のスキル、職務経験などを判断して、狭い範囲の仕事しか任せない方式のことだ。諸外国では一般的なスタイルといえる。ただ、人を育てる社風の多い日本企業ではなじまないことも多い。モチベーションを感じられなかったり、キャリアアップできないことに不満に感じたりして離職してしまう恐れもあるだろう。

結論としては、現場の意見を取り入れつつ、必要に応じてコミュニケーションを取りやすい在宅勤務の環境を整えるのが重要だ。たとえば、ビジネスチャットは1対1、1対多のコミュニケーションが実現できるうえ、グループ内のメッセージのやりとりも読める。オフィス内で仲間の会話が自然に耳に入ってくるような感覚で、現在何が進行しているのかつかむことも可能なのだ。この点において、メールよりも風通しがよいといえる。

常時カメラ監視をする必要はないが、Web会議を取り入れるのはいいだろう。朝、お互いの顔を見るだけでもチームワークが生まれ、孤独感も薄れる。また、CRMやSFA、Web商談などのソリューションツールを導入すれば、進捗や成果物をいちいち報告しなくても状況を一元管理できるので、責任者が業務を監視しやすくなるだろう。

このように部署に合わせてツールを導入することが重要なので、それに合わせて部署ごと用途ごとにスペックや機能をカスタマイズできるベンダーに発注するのが望ましい。現場の要望を聞き入れてマシンを選定すれば、快適な在宅勤務の環境が整えられるだろう。

どんな仕事が在宅勤務に向いているのか

テレワーク・在宅勤務は従業員の労働環境向上だけでなく、企業にとってもメリットが大きい。従業員満足度を向上させることによって、企業の業務効率化、生産性アップが見込めるともいえるだろう。快適な在宅勤務環境を整えるには、設備投資が重要になる。

しかし、すべての業務が在宅勤務に向いているわけではないので、社員の声を聞き、範囲を見極めることも大切だ。業務の中心となるPCも現場の要望を十分聞き入れて購入しよう。セキュリティ面や勤怠管理のしやすさだけでなく、コミュニケーションの活性化や業務の生産性などに大きく関係するからだ。

最後に、本Tech & Device TVでは、総務・人事部門の視点からみたテレワーク導入のポイントや、在宅勤務に適したデバイスの紹介などを行っている。以下より一度資料をダウンロードしてみてはどうだろうか。