在宅勤務は、働き方改革の一環で取り入れる企業が増加傾向にあったが、感染症の流行による出勤者削減要請でより一層注目されている。すでに在宅勤務をしているという人も、これから在宅勤務になる可能性があるという人も、自宅で仕事をする環境を構築する絶好の機会だ。この記事では、生産性を上げる在宅執務環境を構築するポイントを紹介する。在宅勤務はどうもやりづらいと感じている人は、本記事を参考に自宅の執務環境を見直してみよう。

在宅勤務とは？

在宅勤務とは、その名のとおり自宅で仕事をするという働き方のことだ。在宅勤務は「オフィス以外の場所で仕事をする」という意味のテレワーク（リモートワーク）の一種で、働き方改革の効果が期待できるとして政府も推奨している。通勤が不要になるテレワークは、社員にとっても会社にとってもメリットがあり、導入する企業は増加傾向にある。

自然災害や感染症の流行で、通勤が困難になることもある。外出の自粛が叫ばれ、出勤者数の削減を要請されるような事態になれば、出勤停止の措置をとる企業もあるだろう。そのような場合でも、在宅勤務できる状態になっていれば、仕事をストップさせずに済む。このように、さまざまな観点から在宅勤務のメリットが注目されているのだ。

在宅勤務のメリット・デメリット

在宅勤務にはたくさんのメリットがあるが、デメリットもゼロではない。ここでは、在宅勤務のメリットとデメリットをそれぞれ解説する。

在宅勤務のメリット

在宅勤務の大きなメリットは、通勤が不要になるということだ。毎日満員電車に1時間以上揺られて通勤しているという人もいるだろう。そのような人にとっては、通勤にかかるストレスが軽減され、心身ともに疲労なく仕事を開始できる。また、育児や介護で自宅を離れられなくなったという人も、在宅勤務の制度があれば働き続けるという選択をする人もいるだろう。

自宅で自分の集中しやすい環境で仕事ができるというメリットもある。会社では他の人から話しかけられたり、周りの雑音が気になったりしてなかなか集中できないという人もいるだろう。一方、在宅勤務の場合は自分ひとりで集中して仕事に取り組めるため、作業効率のアップも期待できる。

自分で業務時間と休憩時間のメリハリを付けられるのも、在宅勤務のメリットだ。会社では昼休みでも電話対応に追われたり、上司から呼び出されたりすることもある。しかし在宅勤務なら、自分が休憩と定めた時間を邪魔されることはないのだ。

在宅勤務のデメリット

在宅勤務では基本的にひとりで黙々と作業をすることになるため、自己管理が難しいというデメリットがある。メリハリをつけて働けることを在宅勤務のメリットとしてあげたが、逆に自分でメリハリをつけることができないと、作業効率が落ちたり働きすぎたりしてしまう人もいるだろう。周りの目がない分、しっかりとした自己管理が求められる。

また、コミュニケーションが不足しがちになってしまうこともデメリットだ。電話やメール、チャットツールなどでやりとりは可能でも、やはり同じ空間で仕事をしていたときに比べるとコミュニケーションは各段に減ってしまう。上司に報告や相談がしにくくなったり、部下の不調に気づけなかったりすることもあるだろう。

オフィスワークの場合と評価基準が変わるというのも、デメリットになる場合がある。在宅勤務では普段の業務態度を上司が把握できないため、その点は評価には含めることが難しい。結果や成果物での評価が中心となること自体は悪くはないことではあるものの、従来の評価方法からのシフトに労力がかかることもあるだろう。

在宅勤務の作業効率を左右するデスク環境

在宅勤務をするうえで、自宅のデスク環境を整えることは非常に重要だ。自宅は本来仕事をする場所ではないため、仕事に集中できるような環境を整えないとなかなか作業効率が上がらない。ダイニングテーブルで仕事をしてみたが、あまり集中できなかったという人もいるのではないだろうか。

集中しようと思っても、仕事に関係のないものが常に視界に入ってくるような状態では、どうしても気が散ってしまう。可能なら、仕事専用のデスクを用意したほうがよい。もしそれが無理な場合は、業務時間だけは仕事に関係ないものを全て片付けておこう。それだけで視界からの余計な情報がカットされ、仕事に集中しやすくなる。

専用デスクがない場合でも、仕事をする場所は固定してしまったほうがよい。そうすることで、その場所でパソコンを開いたときに自然と頭が仕事モードに切り替わるようになる。毎日違う場所で作業するよりも、仕事をしやすい場所を定位置と決めてしまおう。

在宅勤務の環境整備のポイント

在宅勤務では、仕事環境によって作業効率がかなり変わってしまう。ここでは、自宅で快適に仕事を行うための環境整備のポイントを紹介する。

ネット環境（Wi-Fi環境）

在宅勤務をするうえで必須になるのが、ネットワーク環境だ。有線LANは作業場所の選択肢が狭まるため、Wi-Fi環境があることが望ましい。仕事用のモバイルルーターを会社から支給されている場合はそれを利用すれば高負荷な作業でなければ問題ない。ネットワーク環境を自分で用意しなければならない場合は、自宅でネットワーク回線を契約する、Wi-Fiルーターをレンタルするなどの選択肢がある。

ストレスなく仕事を進めるには、ネットワークの通信速度も重要だ。通信速度が十分でないと、資料のダウンロードに時間がかかったり、Web会議で映像や音声が遅延したりすることがある。セキュリティ面と通信速度、通信の安定性などを考慮してネットワーク環境を整備しよう。

PCのディスプレイ（外付けモニター）

在宅勤務でパソコンを利用する場合、多くの人がノートパソコンを利用しているのではないだろうか。会社支給のパソコンを在宅勤務で使用する場合、自宅までパソコンを持ち帰る必要があるため、軽量かつ破損しにくいノートパソコンが適している。置き忘れや盗難のリスクもあるため、セキュリティ性の高さも重要だ。パソコンのスペックが不十分では、在宅勤務でストレスが溜まったり、情報漏洩など思わぬトラブルを招いたりすることもあるため、在宅勤務用のパソコン選定は重要な要素になる。

ノートパソコンでの業務をさらに快適にするには、外付けモニターを利用するとよい。ノートパソコンは画面が小さく、文字が見にくかったり視線が下がったりして姿勢が悪くなりやすい。外付けモニターを接続すれば、自然と視線が上がり、正しい姿勢で仕事をすることができる。画面も大きく見やすくなるため、眼精疲労も軽減されるだろう。

机

仕事専用の机を用意して、仕事に関係のないものは置かないという環境を作れば、集中力が高まり作業効率のアップが期待できる。仕事専用のエリアを作るだけで、自然とモチベーションが上がるという人も多いのではないだろうか。

在宅勤務用の机を選ぶ際は、仕事に使うパソコンや資料をどの程度置きたいかを考慮したほうがよい。ノートパソコンさえ置ければよいという場合は、シンプルで小さめの机で十分だろう。外付けのモニターやキーボード、仕事に必要な文献なども一緒に置きたいという場合は、それなりに広めの机が必要になる。机を置くエリアの広さと用途の両方を考慮して、モチベーションの上がる机を探してみよう。

部屋のレイアウト

「仕事用のエリアを作りたいけどスペースがない」という場合でも、部屋のレイアウトを工夫してみると、スペースを捻出できることがある。例えば、寝室のベッドの位置を変えてみたり、リビングのキャビネットをキッチンに移動させてみたり、何かひとつ動かすだけで机ひとつ分のスペースができることがある。

ノートパソコンひとつ置けるだけのスペースさえあれば、そこを仕事場にすることができる。大きなデスクを用意する必要はなく、今住んでいる部屋の広さに応じた作業場所を作ることが大切だ。

【その他便利グッズ】

必須ではないが、用意しておくと便利に使えるアイテムはたくさんある。例えば、ノイズキャンセリング機能のあるイヤホンやヘッドホンがあると、雑音を遮断して仕事に集中できる。近隣の生活音や工事の音などで集中できないというときなどにも活躍するだろう。

また、コーヒーメーカーやウォーターサーバーなど、仕事中の飲み物を充実させるアイテムを導入するのもおすすめだ。紅茶やスティックコーヒーの種類を充実させるのもよいだろう。

正しい姿勢を保つためのクッションや、座りやすい椅子を用意しておくと、肩こりや腰痛を予防できる。ひとりで集中していると猫背になりやすく、指摘してくれる人もいないため長時間同じ姿勢をとりがちだろう。姿勢矯正用のグッズがあれば、身体への負担を軽くすることができる。

米国企業の文化から学ぶ在宅勤務の在り方

米国では目標管理と成果に応じた評価制度が定着しているため、日本と比べてテレワークが非常に普及している。一方、日本では勤務時間に応じた報酬という文化が根強いため、テレワークや在宅勤務の普及率はまだ低いという現状がある。しかし、働き方改革が推奨され、自然災害や感染症の流行もあり、日本でも在宅勤務の必要性は認識され、普及率は高まっていくだろう。そのときのために、今から自宅で快適に仕事ができる環境を整えておくことは大切なことだ。本Tech & Device TVでは、在宅勤務を含むテレワークについての考え方や適したデバイスなども紹介している。資料も以下よりダウンロードできるため、一度読んでみてはどうだろうか。