在宅勤務を導入する場合、在宅勤務規程を定めておくことでトラブルを回避したり、社員の不安や疑問点を解消したりすることが可能だ。会社側としても初めての取り組みの場合は、明確なルールを定めておいたほうが安心だろう。しっかりした在宅勤務規程を定めるには、在宅勤務と通常のオフィス勤務との共通点と相違点を理解し、適切にルールを定める必要がある。この記事では、在宅勤務規程を定める意義や検討すべきポイントなどについて解説する。

働き方改革や感染症予防で在宅勤務が拡大

在宅勤務は近年注目されている働き方で、採用する企業も増えてきている。在宅勤務の場合は通勤が不要になるため、通勤にかかる時間やコスト、社員のストレスなどが軽減できるというメリットがあり、政府が働き方改革のひとつとして推進しているのだ。育児や介護などのため、出社して働くことが困難な社員の離職を防ぐという効果もある。居住地に関わらず仕事を行えるため、地方の優秀な人材の採用を進めている企業もあるようだ。

感染症の流行により、外出の自粛や出勤者数の削減などが求められる事態になっても、在宅勤務なら対応できる。このようにさまざまな観点から、在宅勤務が注目されている。

在宅勤務とオフィスワークの違い

在宅勤務とオフィス勤務では、働くうえでさまざまな違いがある。ここでは、在宅勤務とオフィスワークの具体的な違いについて解説する。

採用できる人材

オフィスワークの場合は、そのオフィスから通勤圏内に自宅があることが前提になる。一方、在宅勤務の場合、社員の居住地はほぼ関係ない。業務に必要な情報にアクセスできるデバイスとネットワークさえあれば、どこに住んでいても仕事ができるのだ。例えば、地方に住んでいる優秀なエンジニアを採用することもできるだろう。また、家庭の事情で遠方に引っ越してしまう社員などを離職させずに済むというメリットもある。

業務にかかるコスト

在宅勤務の場合は通勤が不要になるため、通勤手当が不要になる。在宅勤務ができるようなICT環境が整備されていれば、会議のための出張なども削減できるだろう。また、オフィスワークが前提の場合は、社員全員分のデスクや会議室などが必要になるため、オフィスの賃料が高くなりがちだ。しかし、在宅勤務の社員が多ければ、オフィスの面積を減らして賃料を節約することもできる。

一方、在宅勤務を問題なく行うためのデバイスやアプリケーション、セキュリティ対策には初期の導入コストやライセンス料がかかる。オフィスワークの場合とは、また違ったコストが生じるのだ。

コミュニケーションの方法

オフィスワークの場合、少し確認したいことがあれば相手に直接声をかけて数分で解決することも多い。一方、在宅勤務の場合は確認したい相手の状況が分からないため、対面ほど気軽に会話をすることができなくなる。電話をしても話し中だったり、メールを送ってもなかなか返事が来なかったりすることも珍しくない。在宅勤務の場合は、問題なくコミュニケーションを取れるように、チャットツールやWeb会議システムなどを導入することは必須だろう。

適した業務内容

基本的に一人で黙々と作業するような仕事は、在宅勤務でも問題ない。プログラマーやデザイナーなどは在宅勤務が向いているだろう。一方、プロジェクトリーダーや管理職など、マネジメントが求められる業務では、対面で仕事をしたほうがコミュニケーションを取りやすい。もし、後者のような業務でも在宅勤務を取り入れたい場合には、コミュニケーションツールを充実させることで対応が可能になることもある。

在宅勤務で定めるべき規程とは？

在宅勤務制度を導入する場合、思わぬトラブルが生じないように在宅勤務規則を定める必要がある。ここでは、在宅勤務で定めるべき具体的な内容を紹介する。

在宅勤務を許可する条件

まず、在宅勤務を選択できる社員の条件を決める必要がある。希望する社員は全員許可するのか、家庭の事情などによりやむを得ない場合のみ許可するのかなど、在宅勤務の対象を明確に規程に定めておくほうがよい。対象があいまいだと社員側の混乱を招き、在宅勤務の仕組みが浸透しない可能性がある。段階的に在宅勤務を取り入れていきたいと考えている場合は、最初は対象を絞ったほうがよいだろう。通勤が困難だと認められること、入社から一定の年数が経過していることなど、細かい条件を規程に明記しておくと安心だ。

在宅勤務の場合の就業時間

在宅勤務の場合の就業時間を明確に提示しておかなければ、労働時間の算定が難しくなってしまう。在宅勤務の場合でも、基本的には通常の労働時間制が適用されるため、それに合わせた業務の開始・終了時間を決めておくとよい。フレックスタイム制などの活用も可能で、業務内容によっては裁量労働制を採用することもできるため、各企業に合わせた在宅勤務の就業時間を規程に定めよう。また、休日や深夜の労働についてもどのように扱うか明記しよう。

在宅勤務の場合の就業場所

在宅勤務が可能な環境であれば、カフェなど自宅以外の場所でも仕事をすることが可能だろう。ただし、環境的には可能でも、それを許可するかどうかは慎重に考えたほうがよい。カフェや図書館など、誰でも出入りできる場所で仕事用のパソコンや資料を開いていると、情報漏洩のリスクが高まるからだ。リスクを下げるためには、自宅以外の場所での業務は禁止する旨を規程に定めたほうがよいだろう。

情報漏洩対策

オフィスの外に仕事を持ち出すことは、情報漏洩のリスクが高まるということだ。自宅以外の場所での業務を禁止したとしても、情報漏洩のリスクはゼロにはならない。例えば、セキュリティ対策が不十分なネットワークから社内システムにアクセスしたり、家族共有のパソコンに資料を保存したりすると情報が流出してしまう可能性は十分にあるのだ。在宅勤務の社員がリスクの高い行動をとらないように、禁止事項は規程に明記しておく必要がある。

在宅勤務で生じる費用負担

在宅勤務をするためには、ネットワーク回線にかかる費用や光熱費などが発生する。これらの費用を業務で使用した分だけ算出するのは現実的に不可能なため、光熱費などは社員の負担とする企業も多いだろう。社員に費用を負担させる場合は就業規則に記載しておかなければならないと労働基準法に定められているため、在宅勤務の規則にしっかり明記しておく必要がある。例外的に会社が負担する費用がある場合は、それも併せて記載しておこう。

在宅勤務の場合の給与

在宅勤務であっても、就業時間や業務内容に応じて適切な賃金を設定する必要がある。もちろん、最低賃金未満の金額になるようなことはあってはならない。就業時間が短く設定されるなど、在宅勤務とオフィスワークで就業状況に違いがあり、給与にも差が出る場合は、その旨を在宅勤務の規程に明記しよう。また、休日や深夜に働いた場合の手当てや、残業の扱いについても併せて定めておく必要がある。給与に関してはしっかり明記して周知しておかないとトラブルになりやすいため、注意が必要だ。

在宅勤務規程は雛形から作成可能！

在宅勤務規程を一から作成するのは大変で、戸惑う企業担当者も多いだろう。そのようなときは、厚生労働省が提供している「テレワークモデル就業規則～作成の手引き～」を活用しよう。テレワークについての基本的な知識から、就業規則が必要な理由、実際に規程を作るときの雛形と解説がまとまっている資料だ。この雛形に当てはめていけば、抜け漏れのない在宅勤務規程を作ることができるだろう。

在宅勤務が働き方改革の推進エンジンに

在宅勤務を含むテレワーク（リモートワーク）の導入は、社員にとっても企業にとっても大きな変化が生じる。オフィス以外の場所で働くという選択肢があることは、出勤が困難な事情で離職を選択していた人たちにとっても嬉しいことだろう。働き方改革を進めるうえでも、在宅勤務の導入は起爆剤になるはずだ。

在宅勤務を進めるためには、それを可能にする環境整備も重要になる。本Tech & Device TVでは、在宅勤務でも快適に使えるデバイスの紹介なども行っている。またテレワークについてより詳細を知りたい方は以下より資料をダウンロードして制度導入の検討に役立ててもらいたい。