新型コロナウイルスの感染拡大により、各社が急ピッチで在宅勤務の導入を始めている。しかし、「今だけの暫定対応」として環境を整えずに始めてしまうと、思わぬ失敗を招き兼ねない。逆に、導入課題の解決に躊躇し、足踏みしている企業も少なくないだろう。この記事では在宅勤務を導入している企業の成功事例や課題を解説する。在宅勤務を導入するうえで参考になれば幸いだ。

新型コロナウイルス感染拡大を食い止める。在宅勤務が広がる背景

在宅勤務はICT「Information and Communication Technology（情報通信技術）」の発展により実現できるようになったワークスタイル。現在、感染症対策で急拡大しているが、大手企業では、社員のワークライフバランスの実現や、多様な働き方を受け入れ、雇用を促進するといった目的で数年前から実施してきた施策だ。

感染症対策だけでなく、災害などの緊急事態が発生した場合の事業継続にも有効な手段として、今後ますます在宅勤務の導入は加速していくものとみられている。また、在宅勤務は働き手にとっても、通勤時間がなくなったり、自分が働きやすい環境を整えることで作業効率が上がったりと、メリットは大きい。

在宅勤務企業一覧

在宅勤務を実施し、既に成功を収めてる企業がいくつもある。ここでは在宅勤務を許可している企業の事例を見ていこう。

日本HP

日本 HP は、1977年という早い段階でフレックスタイム制度を導入し、2007年には「フレックスワークプレース」という名称で自宅を含む社外での勤務制度を導入していた。正社員は最大週4日、派遣社員は最大週2日、テレワークできるようになっている。（※2020年4月の段階では、新型感染症における社員のリスクを最小限に抑えるため、日数制限を撤廃している。）

同社は本制度の導入に際し、管理職は部下を「管理」するという発想から、目指すべきゴールを合意して部下のやる気を引き出す「マネジメント」という考え方に変換。また、成果や業績への貢献度を評価基準に加えるなど、制度面からの改革を行った。その結果として、社員は「離れていても自分の仕事を正しく評価してもらえる」と安心を感じ、帰属意識も高まることとなったようだ。

Microsoft

Microsoft も2007年には在宅勤務制度を開始している。実施初期段階では、育児や介護といった特別な理由がなければ制度を利用できなかったが、2011年からは社内の固定電話をなくすなどの取り組みが行われ、2016年には本格的に在宅勤務制度が推進されるようになった。AI を活用したコミュニケーションの分析や、どこで働いても成果をあげられる体制の構築など、独自の取り組みにより、現在社員のテレワーク達成率はほぼ100%に上るという。

ヤフー株式会社

ヤフー株式会社は社員の生活スタイルの変化にあわせて在宅勤務を含めたテレワークを推進。全正社員を対象としてノートパソコンを貸与し、好きな環境で仕事ができるようにした。事前に上長に確認をとることと、就業終了をメールで報告することを義務付けている。また、半年に1回社員を評価し、週に1度、上長とミーティングを実施することで、社員のパフォーマンスを適切に評価。在宅勤務中にパソコンのカメラを使って在籍状況をチェックしたり、ログをチェックしたりといった“監視”をすることなく、社員が自立して成果にコミットできる働き方を実現している。

明治安田生命保険相互会社

明治安田生命保険相互会社は、労働時間の削減やライフワークバランスの確立のために、2015年1月から在宅勤務を導入。そして、2016年から現在まで、2,000名以上が在宅勤務を含むテレワークを利用している。

本格導入に際し、管理職でプレトライアルを実施。社員任せにするのではなく、マネージャーがその有効性を実感したうえで導入に踏み切った。初期段階では端末を100台準備し、その後300台に増加。管理職を中心にスタートしてから、育児や介護中の職員など、制度を利用できる対象者を拡張していった。

また、労務管理については「企画業務型裁量労働制」を採用し、あえて細かなルールを設けないことで、社員の主体性を引き出している。その結果、社員のテレワークに対する満足度は高く、管理職を対象としたアンケート結果によると、「自身の働き方をより良い方向に改革できている」と答えた人が9割以上を占めたという。

イオン株式会社

イオン株式会社は、育児や介護などによって社員が仕事を辞めずに働き続けるための環境を考え、在宅勤務を導入した。ガイドラインの検討や管理者向けの研修を試行段階で実施。

PC のスペックの見直しやツールの利用方法の周知、執務環境のガイドづくりなど、課題に対する改善策を明らかにしながら、誰でもセキュアかつ効率的に仕事ができるテレワークとなるよう制度改革を進めている。

アサヒビール株式会社

アサヒビール株式会社では、生産性の向上や時間の効率化、育児や介護と仕事の両立支援といった3つを目的として、2016年から勤続1年以上の全従業員を対象に在宅勤務を導入。2020年の3月時点においては新型感染症を防止するため、工場を除いた国内のグループ会社で働く、約1万3000人を対象に、原則として在宅勤務とした。

導入にあたってはゼネラルマネージャーが率先して在宅勤務を行い、働き方改革の旗振り役としてトップダウンで浸透させていった。パソコンは全てノートタイプを採用し、社外への持ち出しを許可している。また、AIやRPAなどテクノロジーを活用することで、定型業務を効率化したり、契約書類などを電子化してペーパレスにしたりと、在宅勤務に合わせた細やかな改革を行っている。

在宅勤務における今後の課題

在宅勤務を導入している企業の事例から、導入のポイントや、企業の特性に応じた施策が読み取れただろうか。しかし、在宅勤務にはメリットだけでなく、課題もある。ここからは、在宅勤務の導入を検討するうえでよく挙げられる課題について解説する。

コミュニケーションが希薄になる

在宅勤務を導入すると、当然のことながら対面での会話ができなくなる。これにより、社員同士の雑談や口頭での簡単な指示出しができず、対策をとらないとコミュニケーション量が減ってしまう。コミュニケーションが減ることは、認識の齟齬や、モチベーションの低下、相手に対する不信感を抱いてしまうなど、多くの問題の原因となる。

改善策として、「メールを活用する」という発想もあるが、メールでは形式張ったやりとりになり、リアルタイムで相手の反応を確認するツールとしては不向きだ。メールよりも気軽にやりとりできるビジネスチャットやオンラインミーティングのシステムを使ってコミュニケーションを促進する必要がある。

環境構築が難しい

オフィスとは異なり、社員それぞれが違った環境で働く在宅勤務では、環境構築も重要だ。ネットワークの通信速度や使用するパソコンのスペック、使用するツールなど、できる限り各社員の業務内容や状況にあった形で提供して効率的な仕事ができるよう、整備する必要がある。

しかし、現実的には社員の自宅のネットワーク環境まで確認している企業は少ないだろう。また、環境構築の費用や通信費を企業が負担するのか、社員が負担するのかという点も曖昧だ。企業としてどこまで対応すべきか検討し、社員と共有する必要がある。

社員の評価がしづらい

在宅勤務では、オフィスワークに比べて社員の評価が難しいという意見もある。特に社員の勤務態度などに重きを置いて評価してきたマネージャーは、判断材料がなくなってしまう。従来の感覚だけに頼った評価では、在宅勤務で一定の成果を上げているにも関わらず、正しく評価されずにモチベーションの低下を引き起こしてしまう社員も出てくるだろう。

在宅勤務では社員の成果にフォーカスを当てた評価方法が適している。スタートアップなどは当初から裁量労働制を採用し、成果を正しく評価する風土が醸成されている場合が多いが、そうでない企業の場合、在宅勤務の導入に合わせて抜本的な評価制度の見直しが必要になる。

セキュリティに関するリスク

在宅勤務の場合、 PC のセキュリティ対策は非常に重要だ。ウイルスやマルウェア、ワームなどサイバー攻撃に加え、画面の覗き見などで情報が漏えいしてしまうこともある。もちろん自宅という環境では、第三者の悪質な覗き見という被害は考えにくい。しかし、たまたま画面を見たのが家族であったとしても、企業のセキュリティポリシー上、それが許されない場合もあるだろう。

セキュリティ対策では「サイバー攻撃」と「覗き見」という2点においてカバーできるPCを選ぶ必要がある。

在宅勤務に合ったマシン選びでテレワークの生産性が向上する

在宅勤務に足踏みする企業がいる一方、成功例は非常に多い。事前に制度面を整え、トライアル運用をしたうえで正式導入することで失敗のリスクは軽減できる。

また、在宅勤務ではパソコン選びが非常に重要となる。企業事例でも触れた通り、会社で選定したパソコンを社員に貸与しているケースは少なくない。スペックやセキュリティ対策、持ち運びのしやすさなど、在宅勤務およびテレワークに適したパソコンを使用することで、生産性の向上がセキュアに実現できるのだ。

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