新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、政府の要請や社員の感染拡大防止のためテレワークを導入する企業が急速に増えました。しかし、テレワークに必要な社員のマネジメントや、テレビ会議上のコミュニケーション、それに加えセキュリティ対策など、テレワークの導入に向けては様々なルールの整備やシステムの導入が必要です。
今回は、テレワークに必要なシステムや、システム環境、ツールについて解説します。

・勤怠管理システム
どのようなシステムを導入するのかを決める前に、まずは時間管理の方法を決めましょう。タイムカードやICカードなど、勤怠管理システム使って使用者（企業や経営者）が、従業員の就業状況を正しく把握します。
・始業から終業までの時刻
・時間外労働
・有給休暇取得
これらの状況を記録し、チェックを行います。

昨今の働き方改革への対応に向けて、従業員の正確な就業状況の把握は重要です。
ここでのポイントは、従来の社内就業だけではなく、今後のテレワーク（在宅勤務・モバイルワーク、サテライトオフィス勤務）にも対応した勤怠管理が必要、という点です。
しかもそれを効率的に把握できるような仕組み・勤怠管理ツールの導入も大切なポイントとなってきます。
様々なツールがありますが、勤務時間を記録するものや給与システムと連携しているものなどが代表的でしょう。
在宅での勤務を管理するツールの一覧です。

● 人事労務freee
● ジョブカン
● テレワークウォッチ
● F-Chair+(エフチェアプラス)
● SmartHR

勤務時間を記録する機能以外にも、勤務時間と連携して給与計算などの機能が付帯しているものもあります。

・プロジェクト管理システム
次に、社員間のプロジェクト管理方法を解説します。
複数名で進めるようなプロジェクトにおいて、上司が部下の業務進捗を事細かに管理するのはしばしば難しいことがあります。特にテレワークでは、対面の時と比べて立ち話のような細かな会話がしづらく、チームのメンバーの進捗状況も把握しにくいかもしれません。
そこで、プロジェクト管理ができるツールを活用してみてはいかがでしょうか。
　
● jooto
● Basecapm
● Bizer team
● Lychee Redmine
● Trello

プロジェクト管理ツールには、メンバーの仕事の可視化やタスクの進捗管理といった機能が付帯しています。なかにはGoogleカレンダーやChatworkと連携しているものや、自分へのコメントの通知機能があるツールもあります。
用途や業務内容に合ったツールを選びましょう。

・社員教育システム
テレワーク時のマネジメントにおいて最も重要なことが、実は「社員教育」です。
テレワーク時はこれまでと異なる業務フローや、コミュニケーション形式で業務に取り掛かる必要があります。従来と異なる、慣れない業務形式になることにより、 業務効率が落ちてしまう可能性もあるでしょう。

そのためテレワーク導入前や導入後に、社員に働き方やツールの利用方法などをしっかりと認識してもらうことが重要です。

また、情報漏洩などのセキュリティ面の教育も必須です。
ツールを揃えても、社員が使い方を正しく理解していなければ機能しません。社外での情報の取り扱い方は個々の意識に左右されますし、盗難や紛失を防ぐためには社員の注意力が欠かせません。

・WEB会議におすすめのツール
「Zoom」は無料版でも100名までテレビ通話ができるサービスです。（2020年4月現在）
通話アプリですが、チャットや画面共有など役立つ機能が満載で、これら機能は無料版でも利用可能です。ただし無料版ではグループ通話が40分までという制限があるため、時間を気にせずミーティングをしたい方は有料版がよいでしょう。

・ビジネスチャットにおすすめのツール
「ChatWork」は主にビジネス使いされるチャットツールです。
タスク機能があり、完了したタスクにチェックを入れ周知することが出来ます。
無料版では利用できるトーク数に限りがあるので、「社内向けも社外向けもすべてチャットワークで管理したい」「使用頻度が非常に高い」という方には有料版がおすすめです。

「Slack」もChatWorkと同様のチャットツールです。
特にデータの機能が優れており、画像や動画をドラッグアンドドロップで共有できます。
画像ファイルはサムネイルとして表示され、毎回ダウンロードして確認する手間も省けます。また、ファイルへのコメントやお気に入り登録も可能です。

テレワークの導入にためらう最大の要因の1つが「セキュリティ」です。
未知のウイルスや標的型攻撃、内部犯行などへの対策に悩みを抱える情報システム担当者も多いでしょう。安全なテレワーク環境を構築するには、PC端末の仕組みと情報アクセスの仕組み両面を考慮する必要があります。

詳細については下記URLよりわかりやすい動画で解説していますので是非ご覧ください。
▶ 動画で簡単解説！ 安全なテレワークの実現方法とは？

本記事では、セキュリティ対策として上げられる、セキュアブラウザ方式／アプリケーションラッピング方式／シンクライアントの3つの方法を簡単にご紹介します。
それぞれの特徴を見ていきましょう。

・セキュアブラウザ方式
セキュリティ対策に優れたブラウザを利用し、不正アクセスや情報漏洩を防ぐソリューションです。データはパソコンやスマホの端末に残らず、万が一、社内IDが漏洩した場合も端末によるアクセス制限をかけることができます。

・アプリケーションラッピング方式
セキュリティ対策がされたアプリ上で業務をすることで、
データを分離させて守るソリューションです。
セキュアブラウザ方式と同様、端末に情報が残りません。

・シンクライアント
最低限の機能を備えた端末を指します。
この端末は、通常のパソコンで行うアプリの操作やデータの管理などほぼすべてを、セキュリティ対策のされたサーバーで管理します。
そのため端末自体に重要なデータを残さないようにすることが可能です。

テレワークは導入自体に様々なハードルがあります。勤怠管理を含めた社員のマネジメントやセキュリティ対策の確立など、簡単ではありませんが、導入に成功すれば生産性の向上などのメリットも見込めます。そのため、自社に合ったシステムの見極めや、導入したシステムを正しく使えるようにするための社員教育は欠かせません。セキュリティ面を重視するなら、法人用のパソコンを用意するのが得策でしょう。
詳細はこちらの記事でも紹介しています。
▶ 働き方を軽くする HP Elite Dragonfly × テレワーク