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2020.05.12

テレワークを導入するためには?適切な就業規則とは

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テレワークを導入する上で、就業規則を変更する必要があるのか?もし必要なら、どんな就業規則が適切なのか?と悩んでいる方も多いのではないかと思います。
そこで今回は、テレワークに必要な就業規則について規定例を交えながら解説していきます。本記事が、スムーズなテレワーク導入の後押しとなれば幸いです。

テレワークに就業規則は必要?

そもそも、テレワークに就業規則は必要なのか?と疑問を持っている方もいらっしゃるかと思います。結論から言うと、通常時(テレワークでない)と労働条件が変わらないのであれば特にテレワーク用の就業規則は必要ないでしょう。
ただし、下記に該当する場合は就業規則が必要となります。

・労働基準法で定められている事項が就業規則に記載されていない場合
・通常勤務では生じないことがテレワーク勤務で生じる場合
・既存の就業規則に記載がない制度を導入したい場合

では、それぞれ解説していきます。

労働基準法で定められている事項が就業規則に記載されていない場合

このケースに該当する方は少ないと思いますが、始業時間や終業時間・賃金など、労働基準法で就業規則に記載すべきと定められている事項が就業規則に記載されていない場合は、テレワーク導入時に就業規則が必要となります。
テレワーク導入時に限らず既存の就業規則を見直した方が良いでしょう。

通常勤務では生じないことがテレワーク勤務で生じる場合

テレワーク時の通信費をテレワーク勤務者が負担するなど、通常勤務では起こり得ないことがテレワーク勤務で起こる場合は、就業規則の変更が必要です。

既存の就業規則に記載がない制度を導入したい場合

テレワーク導入に合わせてフレックスタイム制の導入も予定しているが、就業規則にその規定がないなど、既存の就業規則に記載がない制度を導入したい場合も、就業規則の変更が必要です。

就業規則を変更するための手順

就業規則を変更する必要があると判断した場合、どのように就業規則を変更していくのが良いのでしょうか?ここでは、厚生労働省の「テレワークモデル就業規則~作成の手引き~」を参考に、就業規則を変更するための手順を紹介していきます。

テレワーク就業規則を作成しよう

実際に就業規則を変更する際、「既存の就業規則にテレワーク勤務に関わる規定を追加する」もしくは「テレワーク専用の就業規則を作成する」の2パターンから選択することになるでしょう。追加する内容が少ない場合は前者でいいかもしれませんが、基本的には後者の方が分かりやすいでしょう。
テレワーク就業規則には、主に5つの項目を記載していきます。

1.勤務条件の規定
1つ目は「勤務条件の規定」です。
対象者や就業場所などテレワーク勤務時の勤務条件を記載していきましょう。

勤務条件の一例
テレワークの定義・・・どこからがテレワーク?
対象者・・・誰が実施できる?
就業場所・・・どこで実施できる?実施できない場所は?

既存の就業規則に合わせて記載していくのがベストですが、少なくとも上記の内容を記載しておくと雇用者とテレワーク勤務者との間に認識のズレが起こりにくくなります。

規定例

在宅勤務とは、従業員の自宅、その他自宅に準じる場所(会社指定の場所に限る。)において情報通信機器を利用した業務をいう。

引用元:テレワーク モデル就業規則

2.労働時間の規定
2つ目は「労働時間の規定」です。

テレワーク勤務時であっても、基本的には通常時と同様の労働時間で業務を行います。(例:9:00~18:00)また、8時間労働であれば休憩時間は1時間です。在宅だと仕事中にちょっとした家事をして手を休めているかもしれないから、まとまった休憩時間は確保しなくてもいいのでは?と思う方もいらっしゃるかと思いますが、労働から離れる権利(休憩)は必ず確保する必要があります。
さらに、テレワーク勤務中であっても上司の指示の元で時間外労働や休日労働を行ことができますが、この場合は割増賃金を支払う必要があります。

規定例

所定労働時間は、1週間については40時間、1日については8時間とする。
始業時間、終業時間及び休憩時間は、次のとおりとする。

始業時間 終業時間 休憩時間
午前9時00分 午後6時00分 午後0時から1時まで

引用元:テレワーク モデル就業規則

3.出退勤管理の規定
3つ目は「出退勤管理の規定」です。

テレワーク勤務になると通常時よりも出退勤管理が難しくなりますが、こちらも各企業の方針に合わせて定めておくと”本当に労働しているのか?”と心配する必要がなくなります。

出退勤管理の方法として、始業時・終業時にメールや電話で上司に連絡するのが一番手っ取り早い方法ですが、テレワーク勤務者が多い場合は「jinjer(ジンジャー)」や「freee(フリー」などの勤怠管理ツールを導入するのが効率的です。

規定例

在宅勤務者は就業規則第〇条の規定にかかわらず、業務の開始及び終了について次のいずれからの方法により報告しなければならない。
(1)電話
(2)電子メール
(3)勤怠管理ツール

引用元:テレワーク モデル就業規則

4.テレワーク中の費用負担に関する規定
4つ目は「テレワーク中の費用負担に関する規定」です。
テレワークを導入する際、ほとんどの場合でテレワークを行うためのパソコンやスマートフォンが必要となりますよね。また、インターネットを介して社内サーバーへアクセスするのであれば「通信費」も必要です。

これらの必要な費用を会社が負担するのか?それともテレワーク中の端末は提供して通信費はテレワーク勤務者に負担してもらうのか?などを記載しておくことは、テレワーク勤務者の誤解を生まないためにも重要です。

規定例

1. 会社が貸与する情報通信機器を利用する場合の通信費は会社負担とする。
2. 在宅勤務に伴って発生する水道光熱費は在宅勤務者の負担とする。
3. 業務に必要な郵送費、事務用品費、消耗品費その他会社が認めた必要は会社負担とする。
4. その他の費用については在宅勤務者の負担とする。

引用元:テレワーク モデル就業規則

5.人事評価制度についての規定
5つ目は「人事評価制度についての規定」です。

成果第一主義の企業であればこの事項は必要ありませんが、勤務時間や勤務態度などを人事評価に含めている場合は、改めて評価制度を規定する必要があります。ちなみに、”テレワークだから”という理由で基本給を減額することはできませんので注意してください。

就業規則変更の手続きをしよう

就業規則を変更するためには、労働基準監督署長への届け出が必要です。届け出には、労働者の過半数の代表者の意見を書面にまとめた「意見書」を添付し、届け出を行いましょう。

適切な就業規則でスムーズにテレワークを導入しよう

働き方改革や新型コロナウイルスの影響により、今やテレワークは多くの企業で「普通の働き方」となりつつあります。外出自粛期間終了後も、テレワークという働き方はどんどん浸透していくでしょう。ぜひこの機会に「テレワーク勤務規定」を作成し、スムーズにテレワークへと移行してみてはいかがでしょうか。

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