社員へテレワーク研修を行う目的・テレワークのメリットを伝える

まずは、なぜ研修を行うのか、目的を明確にし、伝えるようにしましょう。企業によって従業員へ伝える内容は様々ですが、例えば

・テレワーク移行後の勤怠管理について
・セキュリティ強化のために導入したシステムの解説
・情報漏洩を防ぐための行動指針

などがあります。特にセキュリティ面に関してはシステム責任者がどんなにセキュリティを強化しても、従業員がPCを紛失・盗難されてしまったり、公共の無線LANに接続したことでウイルス感染してしまっては本末転倒です。事前にテレワーク時に気を付けてほしいポイントを教育しておくことが重要です。

また、従業員の中にはテレワークに対して反対意見を持つ人もいるかもしれません。テレワークを取り入れることでどのようなメリットがあるのか、なぜ会社としてテレワークを実施することに決めたのかも併せて伝えることで、従業員との共通認識を構築しましょう。

テレワーク研修の内容

では実際にどのような研修を行えばよいのでしょうか。従業員には、事前にどのようなことを伝えればスムーズにテレワークを導入することが出来るのか解説していきます。

テレワークの概要を解説

研修を受ける方のなかには、テレワークでの働き方をまったく知らない方もいます。また、十分に理解しているつもりでも持っている情報が偏っている可能性もあります。企業全体でのテレワークの認識をすり合わせるためにも、改めて研修で概要を説明する必要があります。

企業戦略上の位置づけを共有

テレワークの導入自体が目的にならないよう、何のためにテレワークを始めるのか研修を通じて説明しておく必要があります。企業戦略上のテレワークの位置づけを、経営者、マネージャー、テレワーカー（従業員）間で認識のずれが起きないよう、すり合わせましょう。
これまでの企業文化やビジョンなどと結び付け、テレワークを導入することで今後どのような企業になっていきたいか、テレワーカーが日常業務に落とし込めるように共有します。

社内規定の相違点を明確に示す

テレワークの導入にあたり従来の就業規則がどう変わったのか、相違点を明確に示すことが重要です。
また、必要に応じて各種申請書（テレワーク申請書や報告書など）を用意する必要があります。これらはテレワーカーがスムーズに使用できるよう配慮した上で作成しましょう。例えば、WEB上でやり取りできるよう、紙面ではなくデータ送付で済むようにするなどの対策が必要です。

導入後の働き方の共有

テレワークを導入することで、オフィスに出勤していた頃とは働き方が大きく変わります。
どのような部分が変わるのか、テレワーカーが事前に把握しておくことでスムーズな導入に繋がるでしょう。
働き方については、以下の項目が想定されます。これらはあくまでも一例ですので、自社に応じた内容を共有しましょう。

・勤怠管理
・業務の報連相の方法（伝達手段）
・業務プロセス

テレワーク支援システムの説明

テレワークを導入するためには、自宅やサテライトオフィスなど離れた場所で業務を行うテレワーカーを支援するため、あらかじめシステムの構築が必要となります。テレワーカーに対して、トラブル発生時はこのシステムによってどのような支援を得ることが出来るのか周知しましょう。
また、アクセスIDや各種パスワードの申請手続き、アクセス時の注意事項などテレワーカーが支障なくアクセスできるように十分に説明しておく必要があります。

情報セキュリティポリシーの周知

セキュリティの重要性は、どの企業でも必ず研修を通じてテレワーカーに認識させておく必要があります。自社のセキュリティポリシーについて解説し、周知しましょう。

業務管理・評価制度

テレワークを導入する前に、マネージャーとテレワーカー間で評価ポイントについて合意しておくことが重要です。具体的には

・テレワークで行う業務内容
・定期報告／随時報告の判断基準
・業務の完了予定
・求める成果

などです。これらを明確に決めておくことで、テレワーカーは完了予定日までに求められる成果をあげられるよう、業務設計しやすくなります。またマネージャーは、定期報告／随時報告でテレワーカー（部下）の業務進捗を把握することができ、予定よりも進捗が遅れていたり、認識にずれが生じた時点ですり合わせを行うことが出来ます。
オフィスでの報告は、口頭で行っていたかもしれません。しかし、テレワークではマネージャーへの報告や、それに対するフィードバックの履歴がメールやチャットで残ります。後に評価する際、テレワーカーの業務進捗とともに、マネージャーの対応も検証することが出来ます。
もちろん、テキストでのやりとりに限らず、必要に応じてWEB会議を行いコミュニケーションを図ることも重要です。当初決めていた業務設計から変更があれば、随時追記しながら、マネージャーとテレワーカー間で再確認しましょう。

テレワーク研修の実施方法

テレワーク導入に向けた研修の内容について解説しました。では、従業員に対してはどのような手段で伝えるのがよいのでしょうか。テレワーク研修の実施方法について解説します。

自社で実施する場合

自社の従業員がテレワーク研修を行う場合、人事担当やシステム責任者が担当となるケースが多いようです。その他にも、現場責任者が担当するケースもあります。

社外の講師へ依頼する場合

自社独自の内容については、基本的に導入目的をよく理解している社内担当者が行います。しかし、テレワークの概要や、一般的な内容の研修であれば社外の講師に依頼することもできます。
自社の社員が1から勉強して資料をまとめるよりも、スピーディーに研修を進めることが出来ますが、コストがかかります。

eラーニング

テレワーク研修にeラーニングを使うという方法もあります。今や、学校の授業や、企業の社員研修、資格取得など、様々なシーンでeラーニングが活用されています。
eラーニングによる研修のメリットとしては、受講者が仕事の隙間時間や営業の移動時間、通勤時間、自宅に戻ってからの時間を利用して、少しずつ進めていくことができます。しかし、社員の自主性に任せるeラーニングだけでは、従業員ごとに進捗が異なってしまう・細かなQ&Aができず定着がはかりにくい、などの問題がでてくるかもしれません。下記のオンライン会議に加えて、予習や復習をeラーニングでサポートする形態がよりオススメです。

オンライン（web上会議）

遠方に在住している社員や、既に在宅勤務中の社員が一部いるなど、全員を一か所に集めるのが難しいケースではWeb会議ツールを使ったオンライン研修が有効です。
拠点間をつないだ状態で研修を行えば、全拠点で同時に研修を実施することができ、拠点ごとの認識のずれを防ぐことが出来ます。

【まとめ】テレワークの導入をスムーズに成功させるには、研修が重要

テレワーク導入のための各種研修では、なぜ導入するのか、導入されたら今とどう変わるのかを明確にすることが重要です。企業全体でテレワークを導入する意味を理解していなければ、テレワーカーが不安を感じたり、引き続き社内で勤務する従業員から不満の声があがることもあります。
テレワーク研修を通じて、導入によるメリットも伝えながら研修を行えるようにしてみましょう。