テレワークの普及率はどれくらい？

総務省の平成30年通信利用動向調査によると、国内企業におけるテレワークの導入率は19.1%となっています。初めて調査が行われた平成24年の導入率は11.5%。それ以降、テレワークの導入率は緩やかな増加傾向にあります。

テレワークは、その雇用形態から「雇用型テレワーク」と「自営型テレワーク」の2種類に分けられます。雇用型テレワークは、いわゆるサラリーマンやパートタイム勤務の方など会社に雇用されている方々が行うワークスタイル。対する自営型テレワークは、フリーランスや個人事業主など自分で事業を営む人々が行うワークスタイルのことです。

そのうち雇用型テレワークは、はたらく場所によって「在宅勤務（自宅）」「モバイルワーク（営業先・外出先）」「サテライトオフィス勤務（本来の勤務先以外）」の3つに分けられます。先ほどの調査では、在宅勤務の導入率は37.6％、モバイルワークの導入率は63.5％、サテライトオフィス勤務の導入率は12.1%となっており、専用の施設や仕事環境の整備が不要で、比較的簡単に取り入れられるモバイルワークの導入率が高いことがわかります。

テレワークにおける課題とは

テレワークの導入は、企業の生産性向上、従業員のワークライフバランスの実現など多くのメリットをもたらします。しかし、その一方で導入や運用にいくつかの課題もあります。ここではテレワークにおける課題について解説していきます。

勤怠管理が難しい

テレワークはオフィス勤務と異なり、目視で従業員の動向を確認できないので「きちんと働いてくれているのかどうかわからない」「サボっているのではないか」といった不安をもつ経営者・人事担当の方も多いのではないでしょうか。確かにテレワークの導入を検討している多くの企業が、上記のような課題を感じています。

一方、テレワークをする従業員からも「仕事のON・OFFを切り替えづらい」「評価が下がるのではないか」などの不安や懸念点が挙げられています。こうした社員の自立性や仕事に対する意識に関する課題については、テレワークを導入する前に十分検討しておく余地がありそうです。

テレワークできる職種が限られる

政府がいくらテレワークの導入を推奨しているとはいっても、職種によって向き不向きがあるのは事実です。
例えば、Webマーケティングやエンジニア、事務職などパソコンさえあれば仕事ができる職種は、テレワークに移行しやすい傾向にあります。その他、クライアントの都合に合わせて自分で柔軟に勤怠時間を調整することができる営業職などもテレワーク向きかもしれません。

しかし、飲食店や百貨店・スーパーなどの接客業、工場での製造作業、社内設備の維持管理をしている総務などは、テレワークに不向きと言えます。これらは、対人コミュニケーションが必要不可欠な場面があったり、社内でしかできない仕事があったりと、そう簡単にはテレワークに移行できない業務が多いためです。
また、社員数の少ない企業であれば問題はありませんが、大企業ではテレワークができる職種とできない職種とのあいだで「不公平感」が生まれないかどうかにも、気をつかう必要があります。

テレワークで発生するセキュリティの問題

テレワークを導入すると、カフェやコワーキングスペース、図書館などのパブリックなスペースで仕事をすることも増えます。この際に、PC端末の紛失・盗難による情報漏洩のリスク、ウイルス感染のリスクが一気に高まってしまいます。
意図せずとも、テレワークによって会社の機密情報が漏れてしまった場合、従業員自身に損害賠償が生じたり、株主やクライアントに対する説明や謝罪をする必要が出てきたりと、多方面に被害が拡大する恐れがあります。
それ以上に、消費者やクライアントからの「信頼」を大きく損失することになりかねません。

またセキュリティが脆弱なまま、フリーWi-Fiなど公共のネット回線を利用しているとウイルス感染やハッキングの被害にあう可能性も十分考えられます。
テレワークを導入する際は、こうしたさまざまなセキュリティリスクに対して総合的に対処していく必要があります。

働く環境の問題

テレワークを行う際は、働く環境についても十分検討しておく必要があります。
例えば「適切なスペックのPCがない」「通信環境が悪い」といったトラブルが生じると、生産性が大きく下がってしまいます。また、通信環境が悪くテレビ会議が繋がりにくいことがストレスになり、従業員のモチベーションが下がってしまう可能性も十分に考えられます。

テレワーク導入の際は、

・Wi-Fiなどの通信が安定しているか
・PCのスペックは十分か
・テレビ会議が問題なく実施できるか

など、PC・通信環境とコミュニケーションの場の確保についても検討する必要がありそうです。
また、子どもがいる社員は、在宅勤務だと生産性が大きく損なわれる可能性があります。テレワーク導入時には、従業員の仕事環境に関する事前確認も必要です。

テレワーク中の業務の評価方法について

テレワーク中の業務評価は、経営者・幹部などのマネジメント側にとって大きな課題です。
オフィスにいるときのように気軽に直接コミュニケーションがとれないので、どれぐらい集中して、どんな仕事をしているか正確には分かりません。たとえ作業の進捗が遅れてても気づけず、ミスがあっても注意ができなかったりする恐れがあります。

そうなると、業務が遅れてクライアントに迷惑をかけてしまったり、生産性が下がってしまい、これまで通りの成果が出せなかったりする可能性があります。

テレワークの課題はこう解決！

テレワーク導入においては、様々な課題があることをご理解いただけたのではないでしょうか。ここからは、それぞれの課題に対する解決策をご紹介します。

勤怠管理はメールや電話でログを残す

テレワークにおける従業員の勤怠管理に関する課題の解決策としては、メールや電話でログを残すことが挙げられます。
普段、メールで日報を書いている企業であれば一手間加えるだけで簡単に導入することができます。また、システムを導入すればタイムカードの代わりとして、電話で「簡単」かつ「正確」に勤怠管理を行うことができます。
電話を利用した勤怠管理システムにも様々な種類がありますので、自社にあったツールを検討してみると良いでしょう。

テレワークできない職種はタスクごとに見直してみる

先ほど、テレワークの導入が厳しい職種として、飲食店・百貨店やスーパーなどの接客業、工場で作業が必要な製造業、社内でしかできない仕事がある総務などを挙げました。
しかし、これらの職種でも、業務の全てではなく、対応可能な業務のみテレワークで行うといった方法も存在するのではないでしょうか。

例えば、週に1、2日「テレワークデー」を制定し、テレワークで対応可能な業務を遂行する日として進め、慣れてきたら日にちを増やしていくなどして、徐々に柔軟な働き方へとシフトしていくこともできます。
テレワークができない職種の場合は、タスクごとに見直しをはかり、本当にテレワークの導入が厳しいのかどうか検討してみると良いでしょう。

セキュリティに関する課題はテレワーク実施前に見直しを

総務省の「テレワークセキュリティガイドライン」では、テレワーク導入において

・ルール
・人
・技術

3つの観点から、総合的なセキュリティ対策を講じる必要性が語られています。
テレワークのセキュリティ対策のはじめとして、まずは上記のガイドラインを参考に自社のセキュリティポリシーを見直してみると良いでしょう。

そのほか、パブリックスペースでの作業におけるPCの盗難・紛失、機密情報の盗み見などの情報漏洩リスクに備えて、個々の端末のセキュリティ強化やバックアップ、紛失時の追跡設定などを行いましょう。また、先ほど触れましたがフリーWi-FIにつなぐ際のウイルス感染リスクに備えて、ウイルス対策ソフトの導入を検討しておくと安全です。
総合的なセキュリティ対策を行うことで、テレワークによるセキュリティトラブルを未然に防いでいきましょう。

働く環境について

テレワークにおける通信環境の課題については、Wi-Fiの貸し出しなどで対応することができます。テレワーク専用のWi-Fiを選ぶときのポイントとしては「容量ができるだけ大きいもの」「高速通信が可能なもの」「情報漏洩のリスクが低いもの」を選ぶことです。
これらの基準に沿ったWi-Fiを従業員へ貸し出すことで、通信環境に関するトラブルは最小限に抑えられます。また、同時にセキュリティが強いWi-Fiであれば、情報漏洩のリスクもほとんどなくなるでしょう。
そのほか、自宅に子どもがいて在宅勤務が難しい社員には、状況に応じてモバイルワークやサテライトオフィスでの勤務を推奨すると良いでしょう。そうすることで、作業の生産性低下を防ぐことができます。

評価方法はテレワークに応じた成果評価に見直しを

テレワークで仕事を円滑に進めるためには、社内で話し合いを行い「ルール」を明確にしておく必要があります。テレワークにおける業務評価は、勤務態度ではなく成果物ベースでの評価が一般的です。
とはいえ、いきなり上記の評価体制にシフトするのは難しいという企業も多いと思います。では、どうすればいいのでしょうか。簡単に取り入れられる対策としては「スケジュールの明確化」と「意識改革」の2つです。

まず、上司と部下で「どのタスクをいつまでに終わらせるのか」を話し合い、スケジュールを明確化しておきます。そして、そのスケジュール通りにタスクがこなせたかを、成果物とあわせて確認することで、正確な評価を行うことができ、また作業の遅れを防ぐこともできます。

意識改革については、そもそも従業員の「仕事はオフィスでする」という考え方を改める必要があります。どの場所で業務をしていても集中して成すべき仕事をやりきる、といった意識付けを行う必要があります。これはなかなか難しいことではありますが、それが「当然」であるという雰囲気を会社として醸成できるよう、チャットやテレビ会議で日々のコミュニケーションを取ることが必要でしょう。

【まとめ】テレワークの課題は、社内ルールの整備と意識改革で解決

この記事では、テレワークの実施を検討している人に向けて、テレワークに関する課題や解決策をご紹介しました。

テレワークの課題を解決するポイントは、以下の5つです。

・勤怠管理はメールや電話のログを残す
・職種ごとに、テレワークでもできるタスクを整理する
・総合的なセキュリティ対策を行う
・通信環境の整備など働く環境にも対策を
・テレワークに応じた管理・評価方法を検討する

テレワークにおける課題と解決方法を理解し、今後のテレワーク導入の参考にしてみてください。