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2022.08.31

Web会議システムとは?ハイブリッドワークを支えるシステムの選び方を解説

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1. Web会議システムでのオンラインコミュニケーションなしで現代の働き方は成立しない

Web会議はコロナ禍におけるさまざまな制限を回避するために一気に身近な存在となりました。ビジネスの現場のみならず、一般市民のオンライン飲み会にまで浸透していったのはご存じの通りです。

距離を超えて同じ仮想空間を共有、どこにいても公平なコミュニケーションを実現するというWeb会議のコンセプトは、多くのビジネスワーカーに実感として受け入れられています。

2. 比べても意味がない主要Web会議システム

ウェブ会議システムは、今や、ハイブリッドワークを支えるソリューションとして欠かせません。各システムそれぞれの特徴がありますが、機能的にはほぼ拮抗しています。組織としてMicrosoft 365などを契約しているならMicrosoft Teamsを、Google Workspaceを契約しているならGoogle Meetを使うことが多いようです。

それぞれのプランに含まれているので余分なコストがかからないという点でも有利です。組織内でのファイル共有や日常的なチャット、会議のスケジュール設定など、チーム全体でのグループワークの煩雑さを緩和できます。

一方で、外部とのオンラインコミュニケーションが多い組織では、組織内のコミュニケーションと区別するために、あえてZoomやWebexなどの独立系サービス選ぶ組織も少なくありません。

オンラインコミュニケーションはコロナ禍で変化する働き方の中で一気に充実したものとなりました。システム選択のポイントとしては、参加者数や利用時間、映像・音声の品質、機能や操作性、またセキュリティなどが挙げられますが、どのシステムを選んでも大丈夫そうです。

3. ハイブリッドワークがもたらした環境の変化

未来の予測は難しいものですが、少なくとも、完全に以前と同じような世の中には戻らず、ハイブリッドな働き方が、ゆるやかに許容される世の中になるのではないかというのが現在の主立った考え方です。

オフィスワーカーが仕事をするとき、その働き方や仕事の種類に応じて、もっとも高い生産性が得られる場所を選べるのが理想的です。一定期間の集中が必要な場合には雑念を排除できそうな在宅環境や個室ブース設備などが整ったテレワーク拠点、場合によってはワーケーションもよさそうです。

一方で、同僚とのチームワークでリアルタイムでの頻繁なコミュニケーションが求められる場合は、リアルなオフィス空間を対面共有できる方がよいかもしれません。

オフィスワーカーごとに、その置かれた環境は異なります。在宅では集中どころか家族などの干渉が入ることが多くて仕事にならないと感じることもあれば、オフィスに行こうにも介護や子育てといった事情で、長時間の外出が難しいケースもあります。

仕事をするための物理的なスペースを確保するのが難しい場合もあるでしょう。そんな人それぞれの環境の違いによる弊害の影響を最大限に取り払い、誰もがそれぞれの環境でより高い生産性を確保することができればどんなにいいでしょう。

そんなハイブリッドワークの時代には、コミュニケーションのために、在宅勤務とオフィス勤務の区別なく、人と人はもちろん、働くロケーションの違いをも吸収する理想の会議室が求められます。

実はそんな会議室がすでに実現されています。それがMicrosoft Teams Roomsです。

4. Microsoft Teams Roomsとは

Microsoft Teamsは、パソコンに入っているソフトウェアとして、ウェブ会議を実現するためのさまざまな機能を持つお馴染みのアプリです。どちらかといえば、ユーザー一人ひとりに帰属するクライアントソフトウェアだと言えます。

一方、Microsoft Teams Roomsは、部屋などのリソースに帰属するクライアントソフトウェアです。つまり、物理的リソースとしての会議室に専用のハードウェアを設置しておき、その部屋にいる複数のメンバーがすぐにウェブ会議に参加できるようにしようというものです。

5. Web会議とテレビ会議はどこが違うのか

現代では会議の参加者は、在宅ワーカーやテレワーカー、外部の協力企業など、それぞれが異なる場所にいるのが当たり前になりました。

会議そのものがハイブリッドなものとなりつつあり、それに対応できることが求められているのです。それは従来のテレビ会議システムのように、部屋に行けば簡単に会議ができるようになっているだけでなく、個人や外部の組織がその会議に自在に参加できるようなハイブリッドな会議です。そんな会議や会議室に対応するための環境がMicrosoft Teams Roomsです。

Microsoft Teams Roomsを使うことで、遠く離れた場所にある会議室と会議室をつなぐと同時に、Microsoft Teamsとの混在も可能です。会議室にいる複数メンバーが参加するウェブ会議に個々のロケーションに分散する在宅ワーカーも加え、時空を超えたコミュニケーションを実現するための仮想会議室が得られるのです。つまり、Microsoft Teams Roomsは、テレビ会議とウェブ会議、双方のよいところを兼ね備えているのです。

HP Presenceシリーズがもたらす最高のハイブリッドコミュニケーション環境

日本HPは、Microsoft Teams Roomsのために、さまざまなスペースにマッチした専用のデバイスをHP Presenceシリーズとしてラインアップしています。集中ブースから大規模な会議室まで、部屋の大きさや目的に応じた環境をフルカバーするデバイス群。が揃い、会議室の規模や目的に応じた、それらのハードウェアがを設置することで、Microsoft Teams Roomsを使ったウェブ会議を支えます。カメラやマイクなどのインテリジェントなデバイスが、ウェブ会議の臨場感をその高みに到達させ、最高のコミュニケーション環境を実現します。

ビデオ会議専用端末、音声会議端末、オートフレーム機能搭載カメラ、カメラとスピーカー一体型などの専用ハードウェアでウェブ会議を支援。

さまざまな規模、目的の会議室サポートを専用のハードウェアが支援、マルチスクリーン対応やコンテンツカメラなどを設置してプレゼンデータをよりリッチに共有。各部屋の稼働情報も一目瞭然で、その費用対効果もわかる。



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ハイブリッドなワークプレイス向けに設計された Windows 11 Pro は、さらに効率的、シームレス、安全に働くために必要なビジネス機能と管理機能があります。HPのビジネスPCに搭載しているHP独自機能はWindows 11で強化された機能を補完し、利便性と生産性を高めます。

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