第5回「Copilot in OneDrive：ファイルを開かない仕事術」～OneDriveのファイルを要約・比較・質問・FAQで活用する～編

今回は、Copilot in OneDrive による「ファイルを開かずに、要約・比較・質問・FAQ作成まで」を一気通貫で実行できることの実用性を紹介します。OneDrive 上のファイルを Copilot で活用する方法を、具体的なプロンプト例とともに紹介します。Microsoft 365 Copilot ライセンスがあれば追加費用なしで今日から使える機能ばかりです。ぜひ手元の OneDrive で試してみてください。

MKTインターナショナル株式会社　CEO／代表取締役社長：赤井 誠

「ファイルを開く」という常識を変える

「あの提案書、どこに保存したっけ？」「先方からもらった見積書の前回版と、どこが変わっているのか分からない」「議事録が複数ファイルあり、要点だけ知りたいのに全部開く時間がない」といった悩みは、研修やセミナーで最も多く寄せられる質問です。

Copilot in OneDrive を使えば、ファイルを開かずに、要約・比較・質問・FAQ作成までを一気通貫で行えます。本記事では、OneDrive 上のファイルを Copilot で活用する4つのテクニックを、具体的なプロンプト例とともに紹介します。

Copilot in OneDrive とは？

従来の OneDrive は、「クラウドにファイルを置いておく場所」というイメージが一般的でした。しかし、Copilot が統合されたことで、OneDrive は単なる保管庫に加えて、「AIに仕事を頼む入口」としても機能するようになりました。具体的には、OneDrive の Web 画面でファイルを選択するだけで、ファイルを開かずに以下の操作が可能になりました。

• （数十ページの）ファイルの内容を要約する
• 複数ファイルを比較し、差分や共通点を抽出する
• ファイルの内容に対して自然な日本語で質問する
• 資料の内容からFAQ（よくある質問）を自動生成する

利用するための前提条件

Copilot in OneDrive を使い始める前に、次の3点を確認してください。

1. Microsoft 365 Copilot ライセンスが付与されていること
2. 対象ファイルが OneDrive または SharePoint に保存されていること（ローカルPCのみのファイルは対象外）
3. 対応ファイル形式であること（Word、Excel、PowerPoint、PDF、テキスト等）

OneDrive をWebブラウザで開き、画面右上または対象ファイル横の「Copilot」アイコンをクリックすると、サイドパネルが表示されます。ここから対話形式で指示を与えていきます。

ファイルを開かない仕事術：4つの活用法

Copilot in OneDrive の代表的な4つの活用法を順に紹介します。

【要約】資料をすぐにまとめる

インターネットに公開されている政府や自治体の100ページを超える資料、技術部門が作成した50ページのマニュアルなどを「全部読んでから判断する」のは、時間がかかります。大切な内容かどうかを、Copilot in OneDrive の要約機能を使えば、ファイルを開くことなく、要点だけを取り出す、判断することができます。

では、実際に実行しましょう。

OneDrive 上にあるファイルを選択し、上部のメニューにある Copilot を選択します。

5つのメニューが表示されます。

ここで、「要約してください」を選択すると、Copilot が次のように要約を行います。

「質問する」をクリックすると、このドキュメントに対して、日本語で質問を行うことができます。

【比較】複数ファイルの差分を一瞬で可視化

契約書の旧版と新版、特に、自治体などの行政が送付してくる資料は、見栄えもほとんど変わらないことも多く、人手で差分を理解するだけで、半日仕事になりがちです。

Copilot in OneDrive では、複数ファイルを選択した状態で Copilot を呼び出すと、自動的に差分や共通点を抽出してくれます。

では、実際に実行しましょう。

2つのシステム開発委託契約書を選択し、Copilot をクリックします。

続いて、「ファイルを比較する」を選択します。

比較結果は表形式で出力されることが多いため、そのまま会議資料にコピーアンドペーストで利用できます。

【FAQ】ドキュメントから問い合わせ集を自動生成

社員向けの就業規則説明会、新製品の説明会、新システムの導入研修――こうした場面では、必ず「よくある質問とその回答」をまとめておく必要があります。しかし、想定問答集をゼロから作るのは、地味に時間がかかる作業です。

Copilot in OneDrive のFAQ生成機能を使えば、対象ファイルから、Q&A形式で整理してくれます。

ファイル1つを選択し、Copilot をクリックします。

「FAQを作成する」を選択します。次のようなFAQが作成されます。

生成されたFAQは、Word や PowerPoint に貼り付けてそのまま研修資料化できます。

【概要作成】オーディオ概要を作成する

ファイルの中身を音声でまとめることができます。オーディオの概要をまとめておくと、移動中の電車や別の作業をしているときなど、ファイルを広げて読むことができないときに、音声で概要を理解することができます。

ファイル1つを選択し、Copilot をクリックします。

「オーディオの概要の作成」を選択します。次のようなポップアップウィンドウが表示され、音声概要が作成されます。

できあがった音声ファイルは、OneDrive に保存したり、トランススクリプトも表示できます。また、掛け合いの音声が好きな場合は、ポッドキャスト スタイルにオーディオの概要を変更することも可能です。

OneDrive が「働き方」を変える

今回ご紹介した Copilot in OneDrive の活用法は、いずれも Microsoft 365 Copilot ライセンスがあれば今日から始められるものばかりです。

今回紹介した機能は、それぞれ単独でも有効ですが、組み合わせて使うことで、より便利度が向上します。特に、要約やFAQ作成のあとに、質問に進むと、要約やFAQで分からなかった内容も理解できます。

ぜひ、活用してください。

コラム： Microsoft のマルチモデル戦略

Microsoft は2025年11月に Anthropic 社との戦略的提携を発表し、 Microsoft 365 Copilot に Claude を搭載する作業を進めています。これまで Microsoft は OpenAI と独占的な関係に近い形を取っていましたが、2025年末以降は「マルチモデル戦略」へと舵を切り、ユーザーが用途に応じて OpenAI の GPT か Anthropic の Claude かを選択できる環境を整えています。

Copilot のバックエンドでも、こうしたモデル切り替えの恩恵を受けられる場面が増えています。たとえば、長文の論理的な比較や深い分析が必要な場合は Claude Opus、高速な要約や定型的な質問応答には GPT 系が向くといった使い分けが可能です。今後、現場での活用ノウハウの蓄積とともに、各モデルの得手不得手を踏まえた使い分けが、Copilot 活用のもう一つのポイントになっていくでしょう。

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