個人情報の保護に関する法律に基づく公表事項

株式会社 日本HP

「個人情報の保護に関する法律」(以下「法」といいます。)に基づき、以下の事項を公表致します。「本人が容易に知り得る状態に置いている」こと、及び、「本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)に置く」ことを義務付けられている事項を含みます。

ここでいう、「個人情報」「個人データ」「保有個人データ」とは、法第2条及び個人情報の保護に関する法律施行令第3条と第4条の定めのとおりです。

当社が実施する個人情報の保護に関する事項と公表事項を、当社は以下の3つの文書で公開しています。

  • (1) 個人情報の保護に関する法律に基づく公表事項(本書)
  • (2) HPオンライン・プライバシー・ステートメント(以下、「ステートメント」という。)
  • (3) HP Global Master Privacy Policy [英語](以下、「ポリシー」という。)「ポリシー」及び「ステートメント」にはHPの各国共通の事項が記載されており、当社もこれを実施しています。
    「ステートメント」では、法でいう「個人情報保護」を「プライバシー」、法でいう「利用」を「使用」、法でいう「同意」を「選択」と表現しています。

当社が、実施する事項について、法の条項の順番に従い本書にて以下に記載します。当社は、これより詳細な事項、及び追加の事項について、「ステートメント」及び「ポリシー」で公開していますので、適宜ご参照ください。

1.法の定める事項

1.1 利用目的の特定(法第15条)について

当社は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用目的をできる限り特定いたします。 当社は、特定した利用目的の内容が実質的に同一な場合であって、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲に限り、利用目的の「表現方法だけ」を変更することがあります。

1.2 利用目的による制限(法第16条)について

当社は、特定した利用目的の達成に必要な範囲内でのみ個人情報を取り扱います。ただし、次に掲げる場合については、特定した利用目的以外の取り扱いをする場合があります。

  • 法令に基づく場合
  • 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  • 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  • 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が政令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによる当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

1.3 適正な取得(法第17条)について

当社は、偽りその他の不正の手段により個人情報を取得することはありません。

1.4 取得に際しての利用目的の通知等(法第18条)について

当社は、個人情報を取得する際に、利用目的について通知、又は公表いたします。取得する際に利用目的について記載あるいは説明をしている場合には、それをもって、利用目的の通知とさせていただきます。個別の通知をしていない場合には、取得した個人情報について、以下のとおり利用いたします。

「HPからのご案内(イベント・セミナー、キャンペーン、製品・サービス情報の紹介)と顧客満足度調査」に利用させていただきます。また、取得する際に、ご本人から何らかのご依頼を承っている場合には、「そのご依頼を実施するために必要な範囲内のご連絡」に利用させていただきます。

また、当社のコールセンター(お客様電話問い合わせセンター)のうち録音設備があるコールセンターでは、お客様との通話を録音させていただく場合があります。
録音する際に録音内容の利用目的について個別の通知をしている場合には、それに従って利用いたします。個別の通知をしていない場合には、録音内容について、以下のとおり利用いたします。
「お客様対応の品質向上及びお客様との通話内容確認」に利用させていただきます。また、取得する際に、ご本人から何らかのご依頼を承っている場合には、「そのご依頼を実施するために必要な範囲内のご連絡」に利用させていただきます。

追加の情報を「HPオンライン・プライバシー・ステートメント」の「3. お客様の情報の使用方法」の項に記載しています。

ただし、次に掲げる場合については、通知又は公表しない場合があります。

  • 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当社の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
  • 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
  • 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

当社は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲ではない限り、ご本人から利用目的を変更することについて同意を得ます。

1.5 データ内容の正確性の確保(法第19条)について

当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つように努めます。ただし、ご本人からのお申し出がないと実現できない場合、最新の内容に変更するのに時間を要す場合があります。あらかじめご了承ください。追加の情報を「HPオンライン・プライバシー・ステートメント」の「7. 情報へのアクセスおよび正確性」の項に記載しています。

1.6 安全管理措置(法第20条)について

当社は、取り扱う個人データの漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人データの安全管理のために必要な措置を講じます。追加の情報をを「HPオンライン・プライバシー・ステートメント」の「8. 個人情報を安全に管理する」の項に記載しています。

1.7 従業員の監督(法第21条)について

当社は、従業者に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該従業者に対する必要な監督を行います。

1.8 委託先の監督(法第22条)について

当社は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対して必要な監督を行います。

1.9 第三者提供の制限(法第23条)について

当社は、個人データを第三者に提供する場合には、以下の場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ます。

  • 法第23条第2項の場合
  • 当社が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合(法第23条第4項第1号)
  • 法第23条4項第2号の場合
  • 法第23条4項第3号の場合であって、法第23条第5項を満たす場合ただし、以下の場合にはあらかじめの同意を得ない場合があります。
  • 法令に基づく場合
  • 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  • 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  • 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が政令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによる当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

当社は、個人データを、以下のとおり共同利用する場合があります。

  • 個人データの項目:氏名、所属に関する情報(会社名、部署名等)、役職名、住所、電話番号、FAX番号、Eメールアドレス、音声、購買履歴のうち保有する項目
  • 共同利用する者の範囲:ヒューレット・パッカード・カンパニー(http://www.hp.com/)が直接又は間接的に資本を有する企業
  • 共同利用する者の利用目的:取得の際に当社が通知又は公表した利用目的の達成に必要な範囲内
  • 当該個人データの管理に責任を有する者の名称 :ヒューレット・パッカード チーフ・プライバシー・オフィサー(連絡先は、当社の個人情報保護対策室)

追加の情報を「HPオンライン・プライバシー・ステートメント」の「4. お客様の情報の共有」の項に記載しています。

1.10 保有個人データに関する事項の公表等(法第24条)について

当社は、保有個人データに関する事項について、次のとおり公表します。個人情報取扱事業者の名称:株式会社 日本HP 保有個人データの利用目的については、ご本人からの求めに応じて回答いたします。回答する際には、取得時に通知又は公表した文章とまったく同一の文章ではない場合がありますが、取得時に特定した利用目的の内容と同等のことを示す表現方法で回答させていただきます。

ただし、当該ご本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合、若しくは次に掲げる場合には、回答をお断りさせていただく場合があります。

  • 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当社の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
  • 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
  • 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

以下の求めに応じる手続と手数料については、2.『個人情報に関する求めに応じる手続』の項に記載します。

  • 保有個人データの利用目的の通知
  • 法第25条第1項に定められた開示
  • 法第26条第1項に定められた訂正等
  • 法第27条第1項若しくは第2項に定められた利用停止等

個人情報の保護に関する法律施行令第5条に定められた「保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先」については、本書「1.17」に記載します。

1.11 開示(法第25条)について

当社は、ご本人から、当該ご本人が識別される保有個人データの開示(当該ご本人が識別される保有個人データが存在しないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。)を求められたときは、ご本人に対し、2.『個人情報に関する求めに応じる手続』の項に記載した方法により、当該保有個人データを開示いたします。

ただし、開示することにより、次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことがあります。

  • 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • 他の法令に違反することとなる場合

開示しない旨の決定をしたときは、ご本人に対し、その旨を通知いたします。

1.12 訂正等(法第26条)について

当社は、ご本人から、当該ご本人が識別される保有個人データの内容が事実ではないという理由によって、当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除(以下、「訂正等」という)を求められた場合には、その内容の訂正等に関して他の法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行います。

訂正等の処理を完了するのに必要な期間については、2.『個人情報に関する求めに応じる手続』を参照ください。

1.13 利用停止等(法第27条)について

当社は、ご本人から、当該ご本人が識別される保有個人データが「利用目的による制限」に反して取り扱われているという理由又は「適正な取得」に反して取得されたものであるという理由によって、当該保有個人データの利用の停止又は消去(以下、「利用停止等」という。)を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、当該保有個人データの利用停止等を行います。

ただし、当該保有個人データの利用停止等を行うことが困難な場合であって、ご本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、利用停止等を行わない場合があります。

また、当社は、ご本人から、それらの理由以外であっても、利用停止等を求められた場合には、利用の停止等を行うことに努めます。ただし、それらの理由以外の場合には、利用停止等をするために必要な情報を得ることができない場合などには何度かのご要求に分けてお願いすることなどがありますことを、予めご承知おきください。

当社は、ご本人から、当該ご本人が識別される保有個人データが「第三者提供の制限」に反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人データの第三者への提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、当該保有個人データの第三者への提供を停止いたします。

ただし、当該保有個人データの第三者への提供の停止が困難な場合であって、ご本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとる場合があります。

当社は、第三者への提供の停止を求められた保有個人データの内容の全部若しくは一部について第三者への提供の停止したとき、又は停止しない旨の決定をしたときは、ご本人に対して、その旨を通知します。

利用停止等および第三者提供停止の処理を完了するのに必要な期間については、2.『個人情報に関する求めに応じる手続』を参照ください。

1.14 理由の説明(法第28条)について

当社は、「保有個人データに関する事項の公表等」における「利用目的の通知」、「開示」、「訂正等」、「利用停止等」について、ご本人から求められた措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、ご本人に対し、その理由を説明するように努めます。

1.15 開示等の求めに応じる手続(法第29条)について

2.『個人情報に関する求めに応じる手続』の項に記載します。

1.16 手数料(法第30条)について

2.『個人情報に関する求めに応じる手続』の項に記載します。

1.17 個人情報取扱事業者による苦情の処理(法第31条)について

当社は、個人情報の取扱いに関するお問い合わせや苦情の適切かつ迅速な処理に努めます。

当社の個人情報の取扱いに関するお問い合わせや苦情については、下記までお送りください。

  • 郵送による場合
    郵便番号 136-8711
    東京都江東区大島2丁目2番1号
    株式会社 日本HP 個人情報保護対策室
  • フォームによる場合
    お問い合わせフォーム
  • ご来社について
    直接ご来社頂いてのお申し出はお受け致しかねますので、その旨ご了承ください。

1.18 その他

追加の情報を「HPオンライン・プライバシー・ステートメント」及び「HP Global Master Privacy Policy [英語]」に記載しています。

2.『個人情報に関する求めに応じる手続』

当社は、ご本人若しくはその代理人から、当該ご本人が識別される保有個人データについての、利用目的の通知、開示、訂正等、利用停止等(以下、「開示等」という。)の求めがあった場合には、以下の手続により対応させていただきます。

ご本人以外からの開示等の求めについては、次に掲げる代理人に対してのみ対応させていただきます。

  • 未成年者又は成年被後見人の法定代理人
  • 開示等の求めをすることにつき、ご本人が委任した代理人

開示等の求めにともない取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。提出頂いた書類は、開示等の求めに対する回答が終了した後、最長2年間保存し、その後廃棄させていただきます。 ただし、同一の個人情報について、当社が別に取得している場合には、その取得の際の利用目的の達成に必要な範囲内で、取り扱わせていただきます。

手続は、開示の求めか、開示以外の求めかにより異なります。

2.1 開示の求めに応じる手続

開示の求めに応じる手続の流れ:

  • (1)ご本人若しくはその代理人(以下、申請者) → 対策室
    Eメールもしくは郵送による、開示の求めのご要求
  • (2)対策室 → 申請者
    「個人情報に関する開示申請書」の郵送
  • (3)申請者
    「個人情報に関する開示申請書」の記入
  • (4)申請者 → 対策室
    「個人情報に関する開示申請書」、申請必要書類、手数料の郵送
  • (5)対策室
    開示のための作業
  • (6)対策室 → ご本人
    開示資料の郵送
  •  

    ※開示資料の郵送先は、ご本人のみとさせていただきます。(ただし、未成年者又は成年被後見人の法定代理人を郵送先としてご指定いただくことが可能です。)

    2.1.1 開示の求めの対象となる項目

    開示の対象としている「保有個人データ」の項目は以下のとおりです。

    • 氏名
    • 住所
    • Eメールアドレス
    • 電話番号
    • FAX番号
    • その他(その他の項目については、具体的に指示してください。)

    2.1.2 「開示等の求め」に必要な書面

    「開示等の求め」を行う場合は、以下の申請書一覧から必要な申請書(A)についての郵送依頼を対策室に依頼して入手し、所定の事項を全てご記入の上、本人確認のための書類(B)と手数料(C)を同封し、下記宛にご郵送ください。

    • 「開示の求め」の郵送先
    • 郵便番号 136-8711
    • 東京都江東区大島2丁目2番1号
    • 株式会社 日本HP 個人情報保護対策室
    • ※封筒に朱書きで「開示等請求書類在中」とお書き添え頂ければ幸いです。

    A.当社所定の申請書一覧

    • 「保有個人データ」利用目的申請書
    • 「保有個人データ」開示申請書
    • 「保有個人データ」訂正等申請書
    • 「保有個人データ」利用停止等申請書
    • 「保有個人データ」第三者提供停止申請書

    B.本人確認のための書類

    • 運転免許証、パスポートなどの公的書類のコピー 1通

    C.返信用郵送実費

    • 1回の申請ごとに700円分の郵便切手(手数料は無料です。返信郵便を書留郵便に限らせていただきますので実費をお預かりさせていただきます。実費を使用した後、残金は切手にて返送します。)

    申請者が、ご本人の代理人の場合は、上記(A)(B)(C)に加えて、次の(D)若しくは(E)のいずれかの書類を同封してください。

    D.申請者が法定代理人の場合

    • 法定代理権があることを確認するための書類(戸籍謄本、親権者の場合は扶養家族が記入された保険証のコピーも可) 1通
    • 未成年者又は成年者被後見人の法定代理人であることを確認するための書類(法定代理人の運転免許証、パスポートなどの公的書類のコピー) 1通

    E.申請者が委任による代理人の場合

    • ご本人が実印を捺印した委任状 1通
    • ご本人の印鑑証明書 1通

    ※必要書類に不備がある場合、手数料が不足していた場合、及び手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内に提出がない場合には、申請書類一式を返送させていただき、開示等の求めがなかったものとして対応させて頂きます。

    2.1.3 不開示について

    次に掲げる場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨の理由を付記して通知いたします。また、不開示の場合についても、所定の手数料をいただきます。

    • 申請書に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所と当社に登録されている住所が一致しないときなど、ご本人が確認できない場合
    • 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
    • 所定の申請書類に不備があり、所定の期間内に提出がない場合
    • 開示の求めの対象が、「保有個人データ」に該当しない場合
    • 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
    • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
    • 他の法令に違反することとなる場合

    2.2 利用目的の通知の求めに応じる手続

    利用目的の通知の求めに応じる方法が、当社から提供されている情報などに記載されている場合には、それに従ってください。その方法が、利用目的の通知の求めに、もっとも迅速に対応させていただく方法となります。

    その方法がわからない場合などには、2.1 開示の求めに応じる手続に準じてください。その場合、「開示の申請」とある部分を、「利用目的の通知の申請」と読み替えてください。

    2.3 訂正等の求めに応じる手続

    訂正等の求めに応じる方法が、当社から提供されている情報などに記載されている場合には、それに従ってください。その方法が、訂正等の求めに、もっとも迅速に対応させていただく方法となり、当社での訂正等と確認作業の完了までに要する期間の目安は、2~5営業日程度です。

    その方法がわからない場合などには、下記までお送りください。

    • 郵送による場合
      郵便番号 136-8711
      東京都江東区大島2丁目2番1号
      株式会社 日本HP 個人情報保護対策室
    • フォームによる場合
      お問い合わせフォーム

    いずれの場合も、当社では、なるべく最短で処理を完了するように努めさせていただきますが、訂正等の求めの内容によっては、訂正等が当社内のすべての業務とシステムに反映するのに、場合によっては6週間を要することがありますことを、予めご了承ください。

    2.4 利用停止等の求めに応じる手続

    利用停止等の求めに応じる方法が、当社から提供されている情報などに記載されている場合には、それに従ってください。その方法が、利用停止等の求めに、もっとも迅速に対応させていただく方法となり、当社での利用停止等と確認作業の完了までに要する期間の目安は、2~10営業日程度です。

    その方法がわからない場合などには、下記までお送りください。

    • 郵送による場合
      郵便番号 136-8711
      東京都江東区大島2丁目2番1号
      株式会社 日本HP 個人情報保護対策室
    • フォームによる場合
      お問い合わせフォーム

    いずれの場合も、当社では、なるべく最短で処理を完了するように努めさせていただきますが、利用停止等の求めの内容によっては、利用停止等が当社内のすべての業務とシステムに反映するのに、場合によっては6週間を要することがありますことを、予めご了承ください。

3.本書の改訂

当社は、ここに記載した内容について、予告なく変更する場合があります。ただし、「利用目的の公表内容の変更」については、必要な措置を講じます。開示等の求めを行なう場合には、その時点での2.『個人情報に関する求めに応じる手続』について最新の内容をご確認いただき、その手続に従ってください。特に、送り先については、お間違えのないよう十分お確かめの上でご送付ください。

本書のURLは変更になる場合がございます。本書の最新版については、変更のないURLである http://www.hp.com/jp/pip のページから「個人情報の保護に関する法律に基づく公表事項」のページを参照してください。

作成日:2015年8月1日(日本ヒューレット・パッカード株式会社から一部事業を継承し、事業継承前の同社における公表事項と同等の内容として作成)