HPがおすすめするテレワーク パソコン

HPがおすすめするテレワーク パソコンをご紹介します。

在宅勤務や在宅ワークといったテレワークを導入するためには、企業はさまざまな準備が必要になる。中でも、生産性に直結する最も重要な要素がパソコンであろう。この記事では、在宅ワークとは、在宅ワークに必要な要素、在宅ワークで使える理想的なパソコン選びのポイントなどについて解説する。

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在宅ワークの広がり

企業に所属する社員が、会社のオフィスに出社せずに自宅でパソコンを使い就業することを「在宅勤務」と呼んでいる。他に「テレワーク」という呼び方もあるが、こちらは会社以外の離れたところで働くという意味があり、自宅に限らずサテライトオフィスやコワーキングスペースなど、場所を限らず働くスタイルを指す。

「在宅ワーク」は、昔は内職の意味合いが強く、主婦やフリーランスが自宅で行う手作業やデータ入力などを主に行うイメージが強い。厳密にいえば内職は家内労働ということになる。厚生労働省では、在宅ワークの定義を自営型テレワークとして、企業に属する在宅勤務や雇用型テレワークとは呼称を使い分けている。
しかし、一般的に世間ではどれも大差ないものとして捉えられていることもあるため、ここでは「在宅ワーク」として説明する。

総務省の在宅ワーク導入率推移の調査では、働き方改革以前の2012年からテレワークは少しずつ上昇傾向にある。小規模企業よりも大規模企業での導入率が高く、2019年の調査では、社員が100~299人規模の企業では在宅ワーク導入率が14.5%、2000人以上の規模の企業では46.1%もの導入実績がある。

しかし、今回の新型コロナウイルスの影響で、在宅ワーク導入率が一気に加速することになるだろう。2020年に実施予定だった国際的スポーツイベントは2021年に延期となったが、そうはいっても開催されれば、競技会場周辺道路の渋滞や公共交通機関の混雑は必至だ。イベント開催中の通勤を控え在宅ワークにするか、フレックスタイム制の時差出勤が推奨されている。
(※本記事は2020年3月時点の情報をもとに執筆しています。)

今回のようなパンデミックや自然災害時には、在宅ワークの環境をしっかりと整えておくことが企業の危機管理対策となり生き残りへの切り札となるだろう。

在宅ワークを導入するために必要な3つの要素

緊急時だからと、突然社員全員の在宅ワークを命じることができる企業はそう多くはないだろう。ゼロベースでの見切り発車では混乱を招き失敗へとつながる危険性がある。

そうならないためにも、在宅ワークの仕事の進め方や規定などについて統制をとり、企業が基準や道筋を示さなければならない。もちろん、機器の貸与などの作業環境も整える必要がある。以下に、在宅ワーク導入の際に必要な要素を説明する。

勤怠・労務管理方法の検討

従来のオフィスワークであれば、ある程度目の前に社員がいるため、労働時間は管理がしやすかっただろう。ただ在宅ワークではひとりひとりの働く姿が見えないぶん、その状況に合わせた就労時間の管理方法を検討する必要がある。

たとえば、出社するのと同じく始業と終業時間を決めた労働時間制とするのか、事業場外みなし労働時間制として1日何時間勤務と決めるのか、あるいは裁量労働制とするのかなどだ。在宅ワークは働きぶりが見えないからこそ、真面目な人ほど過剰労働になりやすい傾向があるようだ。

その反面、明確なタスクや報告フローがない場合、さぼろうとする人が出てきてもおかしくない。マネージャーは明確なタスク管理と役割分担をし、部下は明確な報告を上げるよう仕組化する必要があるだろう。コミュニケーションツールやWeb会議などのツールを使ってどのような管理が適切なのか見極めよう。

作業環境の検討

会社に出社することなく完全な在宅ワーカーとして勤務する場合は、会社から机や椅子、照明器具などの備品を支給する場合もある。一時的な在宅ワークなら備品の支給には至らないため、自宅の作業環境に対するルールを設けることが必要だ。

社員の健康を守り管理するのも企業の務めであり、在宅勤務者であっても業務遂行上で何らかの健康被害があれば、労災保険の給付対象になる。在宅ワークで気をつけたいのは、長時間のパソコン操作による眼や心身の疲労だ。

厚生労働省の「VDT作業における労働衛生管理のためのガイドライン」に沿った休憩時間の取得や、照明や採光に留意しディスプレイの反射を防ぎグレア(まぶしさ)を軽減するよう指導することが重要だ。

使用するマシンおよびシステムの準備

部署や職種などによりパソコンで行う作業内容はさまざまだ。自宅で作業を行う場合、どのようなマシンやシステムが適しているのかについては、さまざまなケースが考えられる。
会社のシステム構築とネットワーク環境によっても適した方法は異なる。一般的には次の方法のいずれかで運用することになるだろう。

リモートデスクトップ
自宅や外出先から会社で使うデスクトップパソコンにアクセスして、遠隔操作する方法。社内で使っているときと同じように作業ができる。データ保存は自宅のパソコンではなく、会社に保存されるため情報漏えいが防げるのがメリット。ただし、自宅パソコンでは会社のパソコンと違って画面表示が崩れたり縮小されたり、解像度により文字がにじんで見にくいなどの不都合がある。作業によっては必要に応じて表示や文字サイズの設定を切り替えるなどの手間がかかるため操作性が悪く、ストレスが貯まることにもなる。

仮想デスクトップ
自宅パソコンから社内サーバーにアクセスして遠隔操作する方法。そもそも、社内に専用のサーバーがありネットワークの構築ができていることが前提。アクセスが社内からか自宅からかの違いだけで違和感なく作業できる。自宅のパソコンにはデータが記録されないためセキュリティの心配も不要。

クラウド型アプリ方式
クラウド対応のアプリケーションをWebで利用する方法。業務用に開発したアプリケーションをクラウドサーバーに設置したり、業務支援アプリ提供業者のクラウドサービスを利用したりする。インターネットがつながる環境ならどこからでもアクセス可能。データはクラウドに保存されるが、アプリケーションによっては、コピーをローカル環境にダウンロードできるものもある。特別なブラウザを使うことで、ダウンロードや印刷などの情報漏えいに関わる機能制限を設けたものをセキュアブラウザ方式という。

アプリケーションラッピング方式
自宅のパソコンにローカル環境とは別に仮想環境の領域を作り、業務に使用するアプリケーションをラッピングして利用する方法。OSやアプリケーションはローカル環境に依存するが、ラッピングされたアプリケーションを終了すれば仮想環境が削除されるため、作成ファイルやデータはパソコン内には残らない。インターネットの回線速度に左右されないのもメリット。

会社からパソコン貸与
会社で使用しているパソコンを持ち出して使うか、在宅ワーク用のパソコンを別に貸与する方法。会社でデスクトップパソコンを使っているなら、ノートパソコンやモバイル端末などがふさわしい。在宅ワークだけでなく、移動中や営業先、サテライトオフィスなど場所を選ばず使いたいのであれば、使用目的に合致したパソコンを選ぶのが得策だ。ただし、セキュリティ対策には一層の注意が必要になる。

スマホやiPadでも在宅ワークは可能?

会社でパソコンを使った仕事がメインであり、在宅で同じ仕事をやるならパソコンがないと著しく操作性が劣る。スマホやタブレットで作業ができないわけではないが、キーボードがない・スペックがPCよりも劣ることがある、など多くの理由から、会社で行う作業量と比べれば確実に生産性は落ちる。

PCで高負荷な作業をする人においては、スマホやタブレットをパソコンの代用にしようという発想にはならないかもしれない。しかし、パソコンを使うのはもっぱらメール連絡や社内連絡のコミュニケーションツールの利用のみ、もしくは、日報の入力やスケジュール確認のみ、ということもあるかもしれない。

キーボードで長時間文字入力をする必要がなく、広い画面で作表や作図、レイアウトなどの作業を行う必要がなければ、あるいはスマホやiPadなどのタブレットがあれば何とかなるかもしれない。タブレットにキーボードを接続して文字入力する方法もある。しかし、長い目で見れば、Windows用のアプリケーションソフトが使えないことが後々デメリットになる場合もある。

テレワーク・在宅ワークで使用するパソコンに必要なスペックと選ぶ時のポイント

企業でパソコンを使用する場合、OSのバージョンアップや減価償却の時期、OSのサポート終了時などに合わせてリプレースすることになるだろう。

今後は、在宅勤務やテレワークを視野に入れたパソコン選びが重要だ。どのようなパソコンが在宅ワークに向いているのか、特徴や選ぶ際のポイントを説明する。

軽量かつ高い堅ろう性

パソコンを営業で常に携帯する、自宅だけでなくカフェや図書館、コワーキングスペースなども利用するなど、持ち運ぶことを前提とするなら、まずは軽量であることが第一だ。会社から持ち帰るにしても、自分の荷物と一緒に持ち歩くことになるためできるだけ軽いに越したことはない。

通勤の電車移動などでは体や荷物が圧迫されたり、人や物にぶつかったりすることもあるものだ。衝撃から守るケースやバッグもあるが、パソコンを取り出したはずみに落下させてしまうこともある。軽量かつ堅牢性の高いパソコンなら安心だ。

高いセキュリティ性

会社以外にパソコンを持ち出すということは、車上荒らしや置き引き、覗き見などの被害に遭うリスクがあることを常に意識しなければならない。万が一大切な顧客データや機密事項のログインパスワードの盗み見などの情報漏えいがあれば、築き上げた信用が簡単に失われかねない。

たとえパソコンが盗まれたとしても、情報漏えいを防ぐ対策が施されていれば、機密情報までは盗まれずに済む。二重三重の高いセキリュティ機能を備えたものが安全といえる。

最新の通信機能を装備

携帯電話回線は4Gから5Gの時代に突入し、通信速度が100倍になったと言われている。Wi-Fiの規格は分かりにくいが、最新のものがWi-Fi 6となる。パソコンを支給してしばらく使い続けるなら、その時点で最新の高速通信規格に対応した機種を選ぶことが、結局は満足して長く使えるためお得ということになる。

Wi-Fi環境のない場所でパソコンを利用するシーンが多いなら、場所を選ばず通信可能なLTE搭載パソコンを選べばどこでも快適な作業が可能だ。

バッテリーの駆動時間

電源のない場所で作業しなければならないとき、バッテリーの残量を気にしながら大切なデータを扱うのでは生産性も向上しない。

しかも、残量にまだ余裕があると思っていても、予想以上にバッテリーを消費していることもある。そのような際に、電源を確保するために、電源のあるカフェを探すという行為も明らかに無駄な時間である。モバイル端末としてアクティブに使いたいなら、バッテリー駆動時間の長さに注目したい。利用シーンや使用するアプリケーションソフトの推奨環境などを考慮してバランスのとれた機種を選ぼう。

在宅ワークで社員の能力を発揮するために人事部門ができること

パンデミックなどの一時的措置にとどまらず、在宅ワークは有能な人材を離職させず確保するために、新たな雇用形態として積極的に導入する企業が増えている。関心はあってもセキリュティがネックになり本格的な導入に至らない企業もあるようだ。

しかも、常に人の目が届かない場所での就労では、個々の生産性について疑問視する声が上がるのも無理はない。急場しのぎの形だけの在宅ワークでは、目指すべき生産性の向上も実現できないだろう。

企業の管理者や人事担当者が取り組まなければならないのは、働き方改革であり本気のテレワーク導入である。そのためには、誤った捉え方をされやすいテレワークの本質を理解しなければならない。こちらの「働き方改革のリトマス試験紙」は、テレワークの疑問や問題点、人事担当者としてどう推進していくのか、どうすれば社員の能力を発揮させられるのかなどについて詳しく解説されている。在宅勤務や在宅ワークを含めたテレワーク導入のソリューションとなるだろう。

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