Copilot活用ガイド｜業務効率化と導入のポイント

「Copilot（コパイロット）ってよく聞くけど、結局何ができるの？」「AIで業務を効率化したいけど、本当に役立つの？」そんな疑問をお持ちではありませんか？

生成AIの進化が加速する中、Microsoft Copilotは、その活用可能性を大きく広げるツールとして、注目を集めています。WordやExcelなど、普段使い慣れたツールと連携し、まるで"副操縦士"のようにあなたの仕事をサポートしてくれるCopilot。しかし、その機能や具体的な活用方法を理解している方は、まだ少ないかもしれません。

そこでこの記事では、Copilotの基本から、具体的な活用事例、導入のポイント、注意点まで、徹底的に解説します。この記事を読めば、Copilotで何ができるのか、自社の業務にどう活かせるのか、具体的なイメージが掴めるはずです。

ライター：國末拓実

編集：小澤健祐

Microsoft Copilotとは？

Copilotの概要と特徴

Microsoft Copilotは、AI技術を活用した業務支援ツールであり、Microsoft 365と統合されている点が大きな特徴です。

Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teamsといった、ビジネスの現場で日常的に使用されるアプリケーション内で、AIによるアシストを受けることができます。CopilotはOpenAIのGPT-4を基盤としており、高度な自然言語処理能力を備えています。

Copilotは、単なるAIアシスタントではなく、「副操縦士（Copilot）」という名前が示すように、ユーザーの業務を理解し、共に考え、作業をサポートする存在です。指示されたタスクをこなすだけでなく、ユーザーの意図を汲み取り、先回りして提案を行うことも可能です。

Copilotは、以下の3つの領域で業務を支援します。

1. 個人の生産性向上： 日常的なタスク（メール作成、文書作成、データ分析など）を効率化し、個人の生産性を高めます。
2. チームコミュニケーションの促進： 会議の議事録作成、タスク管理、情報共有などを支援し、チーム全体の生産性を高めます。
3. 組織全体の業務改革： 組織全体のナレッジ共有、業務プロセスの自動化などを推進し、組織全体の生産性向上に貢献します。

Copilotが利用できる環境と前提条件

Copilotを利用するためには、以下の条件を満たす必要があります。

● Microsoft 365のサブスクリプション

• Microsoft 365 Business Standard
• Microsoft 365 Business Premium
• Microsoft 365 E3
• Microsoft 365 E5

などのプランへの加入が必要です。

● Copilot for Microsoft 365ライセンス:

上記のMicrosoft 365ライセンスに加えて、Copilot for Microsoft 365のライセンス（ユーザー単位）が必要です。価格は、1ユーザーあたり月額約4,497円（税抜、年契約）です。

● クラウド環境

Copilotはクラウドサービスとして提供されるため、インターネット接続環境が必要です。また、Copilotが参照するデータは、OneDriveやSharePoint Onlineなどのクラウドストレージに保存されている必要があります。

● 対応言語

2024年12月現在、Copilot for Microsoft 365は日本語に対応しています。ただし、一部機能は英語のみの対応となる場合があります。

競合ツールとの違い

Copilotと競合するツールとして、GoogleのGeminiや、OpenAIのChatGPTなどが挙げられます。

Copilotは、Microsoft 365との連携に特化しているため、Microsoft製品を日常的に使用している企業にとっては、最も効率的なAIアシスタントと言えるでしょう。

一方、Google WorkspaceのGeminiは、Googleのサービスとの連携に強みがあります。ChatGPTは、より汎用的なAIであり、幅広いタスクに対応できますが、CopilotやGeminiのように特定のアプリケーションに特化した機能はありません。

Microsoft Copilotでできること

Microsoft Copilotは、様々なOfficeツールと連携することで、業務効率を飛躍的に向上させることができます。

Officeツール（Word、Excel、Outlook）での活用

● Word

• 文章作成のアシスト：会議の議事録、社内資料、企画書など、様々な文]書のドラフトを自動生成できます。
  「〇〇についての報告書を作成して」と指示すれば、AIが文章の構成や表現を提案し、作業時間を短縮します。
• 要約・リライト：既存の文章を要約したり、より適切な表現に修正したりできます。
  「この文章をより分かりやすく書き直して」と指示すれば、AIが文章を改善します。
• 文章生成：キーワードやトピックを入力するだけで、AIが文章を自動生成します。
  「新製品の紹介文を作成して」と指示すれば、AIが製品の特徴やメリットを盛り込んだ文章を作成します。
• 校正・添削：文法やスペルのミスをチェックし、より自然な文章表現を提案します。
• 目次作成：長文の文書から、自動的に目次を作成します。

● Excel

• データ分析：売上データ、顧客データ、市場調査データなどを分析し、傾向やパターンを抽出、グラフを自動生成します。
  「今月の売上データを分析して、売れ筋商品を教えて」と指示すれば、AIがデータ分析を行い、結果を分かりやすく提示します。
• 関数自動生成：実行したい処理内容を指示すると、AIが最適な関数を提案・自動生成します。
  「このデータから平均値を求める関数を入力して」と指示すれば、AIが適切な関数を入力します。
• データ可視化：データを分かりやすいグラフやチャートに変換し、視覚的に理解しやすくします。
• マクロ作成：繰り返し行う作業を自動化するマクロを、自然言語で指示するだけで作成できます。

● Outlook

• メールの要約：大量のメールを短時間で要約し、重要な情報を抽出します。
  「今日のメールを要約して」と指示すれば、AIが重要なメールをピックアップし、内容を要約します。
• 返信の自動提案：受信メールの内容に基づき、返信文の案を自動生成します。
  「このメールに返信を作成して」と指示すれば、AIが適切な返信文を作成します。
• スケジュール管理：会議の招待メールから、関係者のスケジュールを自動調整し、最適な日時を提案します。
• 翻訳：受信したメールを、指定した言語に自動翻訳します。

TeamsやPowerPointとの連携

● Teams

• 会議の議事録自動作成：会議の内容をリアルタイムで文字起こしし、議事録を自動作成します。
  発言者や重要なポイントを自動的に識別し、議事録作成の手間を大幅に削減します。
• タスク整理：会議中の発言から、タスクを自動的にリストアップし、担当者や期日を割り当てます。
  「このタスクを〇〇さんに割り当てて」と指示すれば、AIがタスク管理ツールに自動的に登録します。
• リアルタイム翻訳：会議の音声をリアルタイムで翻訳し、多言語でのコミュニケーションを円滑にします。
• 会議の要約：長時間の会議でも、AIが会議の要点をまとめ、参加者や欠席者に共有します。
• 関連情報の提示：会議のテーマに関連する情報を、自動的に検索し、参加者に提示します。

● PowerPoint

• スライド作成の自動補助：既存の文書や会議の議事録から、プレゼンテーション資料の骨子を自動生成します。
  「この資料を基にプレゼン資料を作成して」と指示すれば、AIがスライドの構成や内容を提案します。
• デザイン提案：資料の内容に合わせたデザインを提案したり、スライドに挿入する画像を自動生成したりします。
  「このスライドに合う画像を提案して」と指示すれば、AIが最適な画像を提案します。
• 発表練習のサポート：スライドの内容に合わせて、発表原稿の提案や、発表時の注意点をアドバイスします。

マーケティング業務における活用例

Copilotは、マーケティング業務においても様々な活用が可能です。

• SNS投稿の自動生成：ターゲット層に合わせたSNS投稿文案を自動生成し、運用の手間を軽減します。「新製品の発売を告知するSNS投稿を作成して」と指示すれば、AIがターゲット層に響くような投稿文案を複数提案します。
• 広告コピーの作成支援：商品やサービスの魅力を最大限に引き出す広告コピーをAIが提案します。「この商品の魅力を伝えるキャッチコピーを考えて」と指示すれば、AIが複数のコピー案を提案します。
• データ分析によるターゲティングの最適化：顧客データを分析し、より効果的なターゲティングを提案します。「この顧客データから、最も購入確率の高い層を特定して」と指示すれば、AIがデータ分析を行い、ターゲット層を明確にします。
• 競合分析：競合他社の製品やサービスに関する情報を収集し、分析します。
• 市場調査：市場のトレンドや、顧客のニーズに関する情報を収集し、分析します。
• メールマガジン作成：顧客の属性や、興味関心に合わせたメールマガジンを自動生成します。
• ウェブサイトコンテンツ作成：SEO対策を考慮したウェブサイトコンテンツを自動生成します。

Microsoft Copilotの導入方法と注意点

Copilotの導入は、以下のステップで進めます。

Copilot導入のステップ

STEP1 Microsoft 365の契約を確認

Copilotを利用するためには、対応するMicrosoft 365のプランに加入している必要があります。まずは、自社の契約プランを確認しましょう。

確認すべき点：

• 現在契約しているプランがCopilotに対応しているか（Business Standard, Business Premium, E3, E5など）
• ユーザー数がCopilotの利用条件を満たしているか
• 必要に応じて、プランのアップグレードや変更を検討する

STEP2 必要なライセンスを取得

Copilotを利用するユーザー分のCopilot for Microsoft 365ライセンスを購入し、各ユーザーに割り当てます。

注意点：

• Copilot for Microsoft 365ライセンスは、ユーザー単位での購入が必要
• ライセンス費用は、月額払いまたは年額払いを選択可能
• まずは、少数のユーザーで試験導入し、効果を検証してから全社展開を検討する

STEP3 AIを活用する業務領域を整理

Copilotをどの業務で活用するのか、具体的な利用シーンを検討します。

検討ポイント：

• どの業務に課題があるか、Copilotで解決できる可能性があるか
• どの業務にCopilotを導入することで、最も効果が期待できるか
• Copilotの導入によって、業務プロセスがどのように変化するか
• まずは、効果が期待できる特定の業務に絞って導入し、徐々に活用範囲を広げる

STEP4 社内での運用体制を整備

Copilotの利用に関するガイドラインを作成し、社員への教育を実施します。Copilotを安全かつ効果的に活用するためのルールを明確にしましょう。

運用体制のポイント：

• Copilotの利用に関する社内ルール（利用範囲、情報セキュリティ、著作権など）を明確にする
• Copilotの利用方法や注意点に関する社員教育を実施する
• Copilotに関する質問や相談を受け付ける窓口を設置する
• Copilotの利用状況を定期的にモニタリングし、改善点があれば対応する

STEP5 活用事例を学び、再現する

先行企業の導入事例を参考に、自社に適した活用方法を検討しましょう。たとえば、株式会社デンソーでは、Copilotを導入し、社員一人あたり月12時間の業務時間削減に成功しました。まずは一部の部門で試験的に導入し、その効果を検証した上で、全社展開を進めています。

デンソーの事例から学ぶこと：

• まずは、Copilotの導入効果を早期に実感できる部門や業務を選定する
• 試験導入の結果を分析し、Copilotの活用方法や運用体制を改善する
• 成功事例を社内で共有し、Copilotの利用を促進する

導入時の注意点

Copilotを導入する際には、以下の点に注意が必要です。

データセキュリティの確保：Copilotはクラウド上で動作するため、社内データのセキュリティ対策を徹底する必要があります。

• Microsoft 365のセキュリティ機能を活用する（多要素認証、データ暗号化など）
• 機密情報や個人情報の取り扱いに関するルールを明確にする
• 社員に対して、セキュリティに関する教育を実施する

AIによる情報の正確性の確認：Copilotが生成した情報は、必ずしも正確とは限りません。人間が最終的な確認を行うようにしましょう。

• Copilotが生成した情報を鵜呑みにせず、必ず出典を確認する
• Copilotが生成した情報を、そのまま外部に公開しない
• 重要な意思決定を行う際には、Copilotの情報だけでなく、複数の情報源を参考にする

社員のAIリテラシー向上の必要性：Copilotを効果的に活用するためには、社員のAIに関する知識やスキル向上が不可欠です。

• Copilotの基本的な使い方に関する研修を実施する
• Copilotを活用した業務改善のアイデアを社員から募集する
• AIに関する最新情報を、社員に共有する

まとめ：Copilotで、働き方を変えよう

この記事では、Microsoft Copilotの機能、活用法、導入のポイント、注意点について詳しく解説しました。Copilotは、Word、Excel、Teamsなど、普段使い慣れたツールと連携し、あなたの業務を強力にサポートしてくれる、頼もしい"副操縦士"です。

Copilotがもたらす変革

• 業務効率の大幅アップ：資料作成、データ分析、メール対応、会議の準備…日々の業務にかかる時間を大幅に短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 創造性の向上：Copilotは、アイデア出しや文章作成をサポートし、あなたの創造性を刺激します。
• 働き方改革の推進：Copilotは、場所や時間にとらわれない、柔軟な働き方を実現します。

そして、Copilotの進化は、まだ始まったばかりです。いつでも、どこでも、Copilotのサポートを受けながら、最高のパフォーマンスを発揮できる未来が、すぐそこまで来ています。

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