在宅勤務では社員がそれぞれの自宅で仕事をすることになるため、オフィスワークの場合とは違った環境を整備する必要がある。環境の整備ができていないと、仕事がやりづらく生産性が低下したり、社員にストレスが溜まったりすることがあるため、注意が必要だ。ITツールをうまく活用することで、オンラインの環境で社員をマネジメントしつつ、生産性を高めることができる。この記事では、在宅勤務の場合に効果的なツールと、その活用方法を解説する。

在宅勤務が広がる理由

在宅勤務とは、その名のとおり自宅で仕事をすることを指す言葉だ。カフェやレンタルオフィスなどの会社以外の場所で働く「リモートワーク」や「テレワーク」といった言葉と一緒に使われることが多く、在宅勤務はこれらの働き方の一種である。在宅勤務では、パソコンを使ったデスクワークが主流となっており、会社から支給されたパソコンを持ち帰って仕事をする場合もあれば、社員個人が所有しているパソコンを使用する場合もある。

通勤が不要になる在宅勤務は、働き方改革の一環として政府が推奨している勤務形態だ。ワークライフバランスの実現、地域活性化、少子高齢化対策の推進などの効果が期待されている。育児や介護を理由に離職する社員を減らしたり、居住地に関係なく人材を採用することが可能になったり、企業にとってもメリットがある。また、自然災害や感染症の流行で社員の出社が困難な事態でも自宅で仕事を続けられ、会社機能を維持できるというメリットも大きい。

在宅勤務に必要な環境とは

ストレスなく在宅勤務を行うためには、整えておくべき環境がある。ここでは、在宅勤務を導入する際に整えておいたほうがよい環境について解説する。

パソコンなどのデバイス

在宅勤務の場合、ほとんどの場合はパソコンを使って仕事をすることになる。そのため、パソコンなどのデバイスが用意されていることが大前提だ。社員個人が所有しているデバイスを利用するケースもあるが、セキュリティ面などを考慮して会社支給のデバイスを使うよう指示している企業も多い。会社が支給する場合は、持ち運びやすい大きさと重量、物理的な強度、高いセキュリティ性など、オフィス外に持ち出すことを考慮したスペックのパソコンを用意する必要がある。

インターネット環境

パソコンがあってもインターネットに接続できなければ、在宅勤務は難しい。社員各自でインターネット環境を用意してもらっている企業もあるが、会社側でモバイルルーターなどを支給している場合もある。また、セキュリティ面を考慮して仮想の専用ネットワーク（VPN）を用意し、業務の場合はこの専用回線に接続するように定めている企業もある。このように、安全で快適に業務が行えるようなインターネット環境が必要だ。

社員間のコミュニケーションが取れる環境

社員間で問題なくコミュニケーションが取れる環境が整っていなければ、タスクの遅延などのトラブルを引き起こすことがある。電話やメールといった従来の連絡手段だけでなく、ビジネスチャットやWeb会議システムなどのツールが必要だ。これらを活用することで、電話やメールでは手間や時間がかかるようなやりとりも簡単に行うことができる。コミュニケーション不足は社員のストレスにもつながるため、ITツールを活用して快適にやりとりできる環境を整えるべきだろう。

勤怠管理を行える環境

在宅勤務では、誰が何時間稼働したのかを確認することが難しい。しかし、残業代や休日・深夜手当などを支払う必要があるため、社員ごとに何時から何時まで稼働したかを管理しなければならない。就業時間の管理を社員任せにしていると、勤務時間を無視して怠けたり、逆に深夜まで長時間労働を続けたりする社員が出てくる可能性もある。勤怠管理は会社側の責任でもあるため、在宅勤務でもしっかり勤怠管理が行える環境を用意しよう。

在宅勤務で使うべきツールと主な機能

在宅勤務で必要になる環境を紹介したが、これらの環境を整えるために役立つツールが多く提供されている。ここでは在宅勤務に必要なツールについて、機能やメリットなどを紹介する。

時間管理

現在誰が稼働しているか、誰がどの作業をやっているかなどを把握できるのが、時間管理ツールだ。特に、チームで進捗を管理する必要があるプロジェクト業務などで役立つ。リアルタイムで誰がなにをやっているかを確認できるツールもある。このような機能を活用すれば、複数人でひとつの業務に取り組むような場合に、在宅勤務でもチームワークを保ちながら業務を進めることができるだろう。

勤怠管理

在宅勤務で勤怠管理を行うには、実際に勤務した時間を記録するためのツールを使う必要がある。就業時間が決まっている場合はもちろん、フレックスタイム制や裁量労働制にも対応した勤怠管理ツールもあるため、企業の勤務体系に応じたツールを活用しよう。時間の打刻にICカードやパソコン、GPSなど、さまざまなデバイスを利用できるツールもある。給与システムと連携できるツールを使えば、給与計算の手間やコストを削減できるため、今あるシステムと連携できるツールを選ぶのもよいだろう。

タスク管理

在宅勤務で黙々と作業を進めていると、見落としや後回しにされるタスクが発生することがある。在宅勤務の場合、タスクの対応漏れに気づきにくくなることもあるため、タスクを一覧で管理できるツールを活用するとよい。ガントチャート機能などがあるものを選べば、プロジェクトの進捗管理に活用することもできる。タスク、締め切り、担当者などを一目で確認できれば、作業漏れや納期遅延などが発生する可能性を下げることができるだろう。

ビジネスチャット

ビジネスチャットツールを使えば、簡易なやりとりはすべてチャットで行うことができる。オフィスワークなら直接声をかければ数分で終わるような確認も、在宅勤務の場合は不可能だ。電話をかけても話し中になっていたり、メールを打つのも形式を整えるのに多少の時間がかかったりすることがあるだろう。一方、短いメッセージのやりとりを目的とするチャットなら、シンプルに用件だけを相手に送ることができる。受け取った側も気軽に返信できるため、離れた場所にいても素早いコミュニケーションが可能になる。

Web会議システム

在宅勤務で会議を行いたい場合は、Web会議システムが必要だ。カメラやマイクが内蔵されているパソコンを使えば、パソコンさえあればどこでもWeb会議を行うことができる。相手と映像と音声のやりとりができるのはもちろん、資料共有機能やホワイトボード機能が備わっているWeb会議システムもあり、同じ空間にいなくてもストレスなく会議を進めることが可能だ。一度に会議に参加できる人数や、使える機能は製品ごとに異なるため、自社の用途にあったWeb会議システムを選定するようにしよう。

環境構築を社員任せにしない。人事部門ができること

在宅勤務を問題なく進めるには、パソコンやインターネット回線、各種システムの導入・整備が必要になる。労務面の制度は人事が、デバイスやICT環境は情報システム部門が、と複数の部門がうまく連携を取ることが前提となるだろう。人事側はICT環境の最新事情を、情報システム側は制度を、といった形でそれぞれ理解しあいながら進めることが、スムーズな環境構築につながるのではないか。

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