Zoomとは

Zoomとは、PC、スマートフォン、タブレットなどのデバイスから利用出来るビデオ・Web会議ツールで、運営会社はアメリカ本社のZoomビデオコミュニケーションズです。アカウントを作成しなくても使用でき、通信障害が少なく、快適にコミュニケーションがとれるため人気があります。
無料では最大100人まで参加でき、通話は40分まで可能です。有料になると人数と時間は無制限で使用できます。一度に参加できる人数の多さから、ビジネスシーンでのミーティングやセミナーによく利用されますが、最近では従業員同士のランチ会、オンライン飲み会などの用途でも使用されるケースが増えています。

Zoomの使用手順

それでは、Zoomを使う手順を解説します。

PCの場合：アカウント登録

会議のホスト（ミーティングの主催者）は必須ですが、参加者はアカウントを作成しなくてもホストから招待されるURLをクリックすれば参加することが出来ます。

1．Zoomのサイトから「サインアップは無料です」をクリックします。
2．メールアドレスを入力し、サインアップします。
3．自分のメールアドレスに届いた確認メールから「アクティブなアカウント」をクリックし、アクセスします。
4．自分の情報とパスワードを登録します。

これでアカウントの作成は完了です。

スマートフォンの場合：アカウント登録

スマートフォンで使用する場合はZoomアプリのダウンロードが必須です。メールアドレスとパスワードを入力すればすぐに利用することが出来ます。

1． アプリをダウンロードし、サインアップする。
2． 登録したメールアドレス宛に送られる確認メールをチェックする
3． 本登録を完了させる
4． アプリを起動して通話を開始

これでアカウントの作成は完了です。

ミーティングの開催、参加方法

次にミーティングの開催、参加方法を解説します。

ミーティングを開く

1．Zoomのサイトにアクセスし、サインインします。
2．「マイミーティング」を選択し、開催したいミーティングの開始を実行します。
3．許可メッセージが出るので許可します。
4．アプリが立ち上がり、ミーティングがスタートします。

ミーティングに参加する

1．ホストからメールアドレスへ招待のメールが届くので、招待URLをクリックします。
2．ミーティングが開始されます。

また、PCの場合、参加者はソフトウェアをインストールしなくても、ブラウザからミーティングに参加することも可能です。その場合、ホスト側で招待する際に設定をしておく必要があります。手順は以下の通りです。

ホストがミーティング参加にパスワードを設定していると、招待URLをクリックした後にパスワードを入力しなければなりません。パスワードを入力すればミーティングに参加が出来ます。カメラとマイクをオンにすれば問題なくコミュニケーションがすぐに取れるようになります。

Zoomの便利な機能を紹介

Zoomには、通話機能の他にもさまざまな機能があります。
ここでは、Zoomの便利な機能5つと、その使い方をご紹介します。

カレンダー同期

Zoomはカレンダーと同期しており、Zoomに予定を入れるとスマホアプリへミーティングのスケジュールが反映されます。Googleカレンダーとの同期でさらに便利に使用することが出来ます。
GoogleカレンダーとZoomは同期機能があります。zoomの設定画面「プロフィール」を選択し、「カレンダーと連絡先サービスに連携する」をクリック、連携するサービスでGoogleカレンダーを選ぶと、同期が完了します。
zoomのミーティングを設定するとGoogleカレンダーに同期されますので、非常に便利です。

録画録音

ユーザー間の通話を簡単に録画することが出来ます。ホストが参加者に確認をとり、問題がなければ録画することができます。
ミーティングの議事録を作成するのに非常に便利なサービスです。
録画方法は画面下にある「レコーディング」をクリックします。クリックをすれば自動的に録画がスタートします。
※Zoomでは録画のことをレコーディングと呼びます。

録画する際には、下記レコーディング方法2パターンがあります。

・クラウドレコーディング
・ローカルレコーディング

クラウドレコーディングはクラウドに保存する方法です。録画データがサーバーに保存される方法で、参加者の回線の安定性に関係なく保存することができるため、安心です。
ローカルレコーディングはPCのハードディスクに保存されます。それぞれの参加者が自分のPCのハードディスクに保存することができる方法です。
また、録画はホストがメンバーに録画の権限を与える必要があります。
ミーティング中に、参加メンバーが一覧で表示される「ギャラリービュー」の画面で、許可したい人に「レコーディングの許可」を選択すれば権限を与えることができます。

画面共有

Zoomでは画面共有が可能です。自分のパソコンのローカル画面を、テレビ会議中のメンバーへ見せることが出来ます。
zoomの画面共有のやり方はミーティング中に自分の画面を共有したい場合、
まず画面内にある「画面共有」を選択し、一覧から共有したい項目を選びます。
「画面の共有」をクリックすると参加者が自分の画面と同じ状態になっています。
例えば資料を全員に見てもらいながら説明する、またはパソコンを自分で操作しながらやり方を説明するときなどに役立つ機能です。
会議資料やファイルを送らずに共有が出来るメリットがあります。

チャット

Zoomにはチャット機能もあります。画面下のチャットをクリックすると入力画面になります。入力し送信する場合はEnterを押します。改行はShift+Enterです。チャットはビデオ通話を行いながらも使用することができ、サポート的な役割を果たすことが多いためチャットだけで使用することは少ないです。

バーチャル背景

バーチャル背景とは、Zoomのミーティング中に背景を変更することが出来る機能です。Zoom側が画像解析で人物の見極めをすることで、背景部分だけをバーチャル化できます。また、Zoomにあらかじめ搭載されている背景に限らず、自分の好きな画像をアップロードし、使用することが出来ます。
WEB会議を行う場合、画面の背景が気になる方は多いのではないでしょうか。生活感が出てしまったり、見られたくないものが映りこんでしまうことがあり、気を使う方も多いでしょう。
このバーチャル背景機能を使えば、カフェや自宅でも背景を気にせずに会議に参加することができます。

Zoomの使用用途

ここでは前述したZoomの利用シーンを詳しくご紹介します。

会議

最も使用される用途で多いのがWEB会議、ミーティングです。
１対１でも、同時に100人まで参加することが出来るので、人数の多いミーティングや全社会議など、多くのビジネスシーンで活用することが出来ます。

セミナー

オンラインセミナーを実施するケースにも、Zoomが便利です。パソコンでもスマートフォンでも参加することができ、上述したように大人数でも使用することが出来ます。
また、画面共有で資料を見せることができるので講師は解説しやすく、録画機能もあるので、受講者はセミナーの内容をもう一度みたいときに活用することが出来ます。

学校や塾

コロナウイルスによる自粛要請から、学校や塾のオンライン授業が増え、Zoomを使用する機会が増えています。Zoomはアカウントを持っていなくても使用することができるため、生徒側でアカウント登録をする必要もなく手軽に受けることが出来る点が大きなメリットとなっているようです。

飲み会

新型コロナウイルスの蔓延を機に、オンライン飲み会が定番化してきています。飲食店で飲み会や会食が出来ない場合にZoomを使用しているのです。
オンライン飲み会は帰宅時間を気にすることもなく、また食べたいものや飲みたいお酒も自分で用意することができ、大人数でも同じ空間にいるかのようにコミュニケーションが取れることで注目を集めています。

【まとめ】zoomを活用して、充実したテレワークを

新型コロナウイルス感染症の影響でオンラインツールが注目を集めている中、zoomは快適にオンラインミーティングができるので、非常に便利なサービスです。在宅勤務やテレワークを普段仕事をしている時と同じような状況にしてくれる便利なツールであり、最近はオンライン飲み会までzoomで行う人が増えています。自粛ムードでネガティブな傾向になっていますが、zoomを使いこなして快適にコミュニケーションを行って頂ければと思います。