2024年2月19日に開催された Poly & Microsoft Teams ジョイントカンファレンスにて、最後に株式会社日本HP ハイブリッドワークソリューション事業本部 アライアンス担当BDM 是枝 日登志氏が登壇し、ハイブリッドワークにおける最適なコミュニケーションのあり方とともに、豊富なポートフォリオを備えた Poly 製品を詳しく紹介しました。

取材：酒井 洋和

日本HPにおける Poly の位置づけ

2022年夏に Poly を統合したHPは、テクノロジーでハイブリッドワークを強力に支援しており、日本HPにおいてもコミュニケーションツールとして先進的な機能を搭載した Microsoft 365 をフル活用している状況にあります。使わない日がないほどの重要な基盤となっていると冒頭から是枝氏は語ります。

そんな日本HPは、PCメーカーとして豊富なソリューションを提供しているだけでなく、Poly をはじめとした周辺機器についてもさまざまなソリューションを展開している企業です。オフィスはもちろん、会議室や在宅、外出先などあらゆるシーンでハイブリッドワークを支えるデバイスを提供しており、あわせてハイブリッドワークに欠かせないセキュリティ関連ソリューションも豊富に取り揃えています。

特に周辺機器に関しては、ヘッドセットをはじめとした会議ソリューション ブランドPolyだけでなく、モニターやマウス、キーボードなどペリフェラル ソリューションを揃えていることも大きなポイントで、ワンストップで全て提供できることが強みの1つだと語ります。

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コミュニケーションにおける課題

ハイブリッドワークを実践する過程では、さまざまな改善点が見えてきているのが現状です。なかでもオンライン会議を例に見てみると、操作方法がわからない、誰が話しているのか分からないといったイライラはもちろん、自宅での生活音や、移動中の街中やカフェからの参加で周囲が騒がしいといった、これまでオフィス内での会議ではありえなかった騒音や雑音といったものに悩まされるケースが出てきており、そのための対策が求められてきています。

これまで社内でのミーティングにオンライン会議を活用していた状況から、今では客先とのやり取り含めた社外とのオンライン会議が日常化しているのが現実です。社内の会議では許されていたものの、顧客との会議で不快なノイズをまき散らしてしまうことは避けなければなりません。いわゆる“ノイズハラスメント”に注意しながら、ハイブリッドワークのエチケットとしてノイズを出さないような工夫がますます必要になってくると語ります。

また、出社できない状況で全員がリモートからオンライン会議に参加しているケースであれば、各人の顔の表情がしっかり把握できますが、複数のメンバーが会議室から参加するような場面では、誰が発言しているのか分かりづらく、大人数が会議室に集まってしまうと全体の様子はわかるものの、発言者の表情が読み取りづらいといった場面に出くわすことも。このような状況では、適切なコミュニケーションとは言えず、意思疎通が図りづらいといったことを実感している方もいるはずです。

Poly の製品ポートフォリオ

そんな課題をテクノロジーで解決するソリューションを、Microsoft Teams に親和性を持たせながら提供しているのが Poly です。ノイズ除去やカメラトラッキングなどさまざまなテクノロジーで、会議室や会社の自席、オープンスペース、そして在宅勤務などあらゆるスペースに最適な製品ポートフォリオを持っています。

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具体的には、会議規模に応じて Windows やAndroidといった複数プラットフォームに対応した Microsoft Teams Rooms ソリューション をはじめ、有線及びワイヤレスヘッドセットやスピーカーフォンといった音声デバイス、USB接続ビデオバーをはじめとしたビデオデバイスを、各シーンに合わせて提供しています。

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さらに、デスクトップ電話機やコールセンター向けヘッドセットまで、コミュニケーションにおける課題に対して適切なデバイスが選択できるのが Poly の大きな強みです。また、電話ソリューションとなる Microsoft Teams 電話に最適なDECT IP電話機なども提供しており、それぞれ Microsoft Teams のコミュニケーション品質を向上させるためのデバイスも備えています。

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Poly が選ばれるワケ

なかでも会議ソリューションにおいて Poly が選択されるケースが増えていますが、その理由についてもいくつか見ていきます。

【豊富な会議ソリューション】
会議ソリューションには、PCに接続して利用するUSBビデオバーとともに、オールインワンで会議が開催できる専用機という2つのカテゴリが存在していますが、それぞれにメリットがあり、そして検討するべき懸念事項があります。それぞれ最適なものが柔軟に選択できることが特長となってきます。

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USBビデオバーであれば、ライセンスや Microsoft 365 における設計などが不要で、USBでPCに接続するだけの簡単導入がメリットです。一方で、会議を行うたびにケーブルの抜き差しが発生するため、ケーブル断線や紛失といったリスクが出てくるため、運用面でのケアは必要です。

専用機に関しては、会議室専用に設置されるオールインワンデバイスもしくはバンドル製品となるため、常に使える状態がキープでき、会議室に入ればすぐにオンライン会議が開催できることがメリットです。一方で、デバイス用の Microsoft Teams Rooms ライセンスやアカウント設定などが初期段階で必要になるなど、IT部門の協力が必要になってくる場面も出てきます。

また、会議室の外に設置するパネルで予約した会議室の予定確認をしたり、空いていればその場で予約したりして、Microsoft Outlook のカレンダー連携によるソリューションもあり、会議室そのものの管理を効率化するなど、DX推進にも役立てることができます。

【テクノロジーによる優位性】
Poly が選択される理由の1つに、先進的なテクノロジーが備わっている点も見逃せません。そのテクノロジーとして挙げられるのが、AI技術を駆使して会議の公平性を推進するための仕組みです。複数人が集まる会議室全体を最適なフレーミングで調整するグループフレーミングをはじめ、話している人物にフォーカスをあてる話者トラッキングや1つの画面に参加者を切り取って映像を合成して分割表示する人物フレーミングといったテクノロジーが利用できます。大きな会議室で距離を置いて座る参加者を疑似的につなぎ合わせ、モニター上であたかも向かい合っているような映像を作り出すことができるため、誰が発言しているのか、その表情も含めて臨場感あふれる会議空間を演出します。

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音声に関しても、Poly には優れたテクノロジーが実装されています。機械学習を利用して空調、キーボードのタイピング音といった非言語的なノイズをブロックする Poly NoiseBlockAI や仮想的空間を設定して、一定の範囲外の騒音からブロックする Poly Acoustic Fence などです。会議環境や会議空間ごとに細かく設定できるようになっており、会議体に合わせて会議を順調に進めるに必要な音声品質を担保することができます。

【効率的な管理と充実のサポート体制】
管理面では、Poly が提供するヘッドセットをはじめ、電話やビデオ会議ソリューションなどあらゆる Poly デバイス をクラウド環境で管理できる Poly Lens を提供しています。最近は音声環境の最適化に向けてヘッドセットも個人調達から会社支給が増えつつありますが、 Poly デバイスの状態をクラウド上で管理し、バージョンアップも含めて最新の状態に維持することを支援します。また、ユーザーによるトラブルシューティングが可能な環境を提供しながら会議室の使用状況や稼働率から投資効果などを判断する際のインサイトへつなげることも可能です。円滑な管理が可能な環境も、IT担当者をはじめとする管理者から評価されているポイントの1つとなっています。

またサポート体制については、日本に Poly 専任のエンジニアが手厚く支援するだけでなく、グローバルにテクニカルサポートを展開しており、Poly ソリューションの計画から設計、導入、最適化に至る各プロセスを、Poly のエキスパートが支援する体制を整えています。安心のサポート体制も、Poly が選択される理由の1つと言えます。

デバイス選びの勘所

Poly ソリューションの種類やその強みなどについて紹介しましたが、豊富なラインナップを持っているだけに、利用用途に応じた最適なデバイス選定が必要になってきます。デバイス選びに必要な要素としては、会議室の広さや参加人数、座席レイアウトといった会議空間に関するポイントと、利用形態やすでに抱えている課題、そして利用しているWeb会議の種別、企業が採用するITプラットフォームの考え方などが挙げられます。

会議室の広さによって集音範囲がことなってくることから、会議室や参加人数をベースにその集音能力に合わせたデバイスを選択していきましょう。また、集音範囲は広さだけでなく座席レイアウトによってもマイクからの距離が変わってきます。できれば、マイクからの距離が均等になるような設計が理想的です。例えば Poly Studio X30 であればマイクからの直線距離で4.5ｍほど、Poly Studio X70 であれば7.6ｍといった仕様範囲が定められているため、参加者全員が快適に集音できるデバイスを選びたいところです。Poly G7500 などマイクが独立したモデルについては、コの字などの座席レイアウト時には複数のマイクを設置するといった設計を検討すべきです。

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利用形態については、PCを持ち込んで会議を行う場合の状況についてしっかり確認したいところです。会議スタートまでに時間がかかっている、ケーブル配線や管理が煩雑、といったケースの場合であれば、専用端末を選択することが1つの選択肢となってきます。すでに何らかのデバイスを導入しているのであれば、その運用における課題をしっかりと明確化し、Poly のテクノロジーでカバーできるかどうかを確認したいところです。

他にも、Web会議には Microsoft Teams はもちろん、ZoomやGoogle Meetといったさまざまなソリューションが存在しており、どのソリューションを中心に運用していくのかをしっかりと検討したうえでデバイスを選択すべきです。ただし、Microsoft Teams だけでなくZoomも利用するという場合でも、Poly ソリューションであれば一時的に別のWeb会議に参加することも可能になっています。この辺りは切り替えも必要になるため、運用を意識したデバイス選びが必要です。

そして連携の中心である Microsoft Teams Rooms に対応しているソリューションには、Windows とAndroid版が存在しています。自社のITポリシーに応じてどちらのプラットフォームを採用するのかを検討したうえで、デバイスを選択しましょう。

最後に、Poly が提供する全てのソリューションを体験できる東京デモセンターが東京・東新宿にあります。興味のある方はお問い合わせいただきたいと最後に締めくくりました。

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