テレワークとオフィスワークを融合したハイブリッドワークが定着し、そのための基盤づくりを進めている企業は少なくありません。なかでも重要になってくるのが、距離の離れた場所同士をつなぐことで円滑なコミュニケーションが可能なソリューションの活用です。そんな遠隔コミュニケーションに不可欠なソリューションのリーディングベンダーとして業界を強力にけん引してきた Poly （旧Plantronics & Polycom）は2022年に日本HPに統合。ハイブリッドワーク時代に向けたポートフォリオ拡充を進めており、特に Microsoft Teams シリーズとの連携によって、新たな価値創出を実現しています。今回は、そんな Poly と Microsoft によるジョイントカンファレンスの様子を詳しくお伝えします。

取材：酒井 洋和

豊富な Poly 導入実績を誇る株式会社ヴィスについて

冒頭に株式会社日本HPハイブリッドワークソリューション・ペリフェラル事業本部 事業本部長の山口 純一の挨拶後に登壇したのが、株式会社ヴィス ICTコンサルタントで株式会社ワークデザインテクノロジーズ 最高情報責任者 CIOの島田祐二氏で、「 Poly の技術を生かした次世代会議室：ヴィス事例に基づく革新的アプローチ」と題して講演を行いました。

最初に外資系プロオーディオ機器メーカーの開発を担当していた自身のキャリアについて紹介しながら、1500社以上のネットワーク構築を手掛けてきたヴィスの実績を披露した島田氏。ヴィス自身はオフィスデザインを中心に“はたらく”そのものをデザインするワークデザインを推進しており、今年で25年目となる企業です。Poly ソリューションについては多くの企業への導入実績を持っており、Poly が提供するバリエーション豊富なソリューションを60部屋以上に導入している企業もあるほどです。

クリックして拡大表示

また、ビデオ会議の利用時にはWi-Fiネットワーク経由でアクセスする機会も増えており、映像や音声が途切れてしまうという相談も同社によく寄せられています。そこで、見えないWi-Fiを可視化し、最適化を実現するためのソリューションを提供しています。エリアごとの無線状況を可視化し、トラブルシューティングから解決前を一気に解決するサービスとなっており、ルータやスイッチなどネットワークそのものに問題がある場合もその原因をしっかり特定してくれるサービスです。ハンドマイクや調光システム、業務ネットワークなどそれぞれ周波数を分けてオフィス環境を設計、構築しているなど、自社のサービス設計に基づいた最適なオフィス環境を提案できることが同社の強みとなっています。

ビデオ会議における課題整理

今回は、そんな同社の東京オフィスでの事例をもとに、次世代ビデオ会議の設計について詳しく紹介しました。ビデオ会議の設計に入る前に、そもそもビデオ会議における課題はどんなところにあるのでしょうか。

具体的な課題としては「画像が鮮明でない」「音声が聞き取れない」「接続の安定性」「使いやすさ」「互換性と統合性」という5つを挙げました。現場からは、話者が誰かわからないという画像に関する課題とともに、部屋の壁に反響して音声が聞き取りづらい、逆にクリアすぎて資料の紙をめくる音まで入ってしまうといった音声の課題もよく寄せられていると言います。

映像や音声が途切れるという接続の安定性に関するものや、複雑なインターフェースや多くのケーブルを接続せざるを得ないことによる使いやすさの課題、そして Microsoft Teams やZoomなど各プラットフォームへの接続が必要になるなど互換性や統合性の課題もよく出てくるものとなっています。会議を始める段階で課題が多く出てきてしまうと、会議の参加者のストレスがたまってしまい、会議内容にも齟齬が生まれてしまうなど、従業員のエンゲージメントや生産性低下に大きく影響してしまいます。Polyを使えばそれらの課題が解決できるため、島田氏にとっても便利なソリューションだと力説します。

クリックして拡大表示

課題への Poly 流アプローチ

そんな課題に対して、Poly ではどんな解決策が提供できるのでしょうか。豊富な構築経験を持つヴィスだからこそお勧めする Poly の機能が「 NoiseBlockAI ／ Sound Reflection Reduction 」「 Acoustic Fence 」「 Director AI Perimeter 」の3つです。

【 NoiseBlockAI ／ Sound Reflection Reduction 】
NoiseBlockAI は、キーボードの打鍵音やページめくりをする紙の音、椅子を引く音といった会議における雑音を取り除いてくれる機能で、人の声だけをきちんと相手に届けることができるようになります。余計なノイズをブロックすることで、会議に集中できる環境が提供されます。

また Sound Reflection Reduction は、壁や天井などに反射する音を低減する機能です。最近ガラス張りの会議室が増えつつありますが、特に音の反射が凄く、会話が聞き取りづらいケースが少なくありません。特にデザイン重視で先行してガラス張りに設計されてしまっているオフィスには効果てきめんです。

クリックして拡大表示

ただし、現在は NoiseBlockAI と Sound Reflection Reduction の機能は兼用できないため、新たな対応に期待が寄せられています。

【 Acoustic Fence 】
ドアからの出入りが頻繁に行われるような会議や壁の薄い会議室の場合、環境音や隣の会議音声が漏れ聞こえてしまうと会議に集中できなくなるものです。そこで、集音するエリアを制御することで、必要なスペースにいる人の声だけを集音できるのが Acoustic Fence と呼ばれる機能です。

クリックして拡大表示

いわゆるマイクのビームフォーミングで、特にオープンスペースに会議室が併設されているような場合は、隣で開催されている会議の声はできるだけマイクで拾いたくないもの。Acoustic Fenceであれば、会議スペースの設置状況に応じて集音範囲を絞ったり広げたりできるため、音に関して品質を高めるチューニングが容易に実施できます。

【 Director AI Perimeter 】
Director AI Perimeter は、しゃべっている話者に対してカメラが自動追従する映像機能で、単に発言者をフレームにおさめるだけでなく、トラッキングする範囲がある程度指定できるようになることが特長です。この機能を使うと、確実に会議に参加している人だけの発言をしっかりカメラが追いかけてくれるようになり、逆にオープンスペースで少し離れた人が発言して場合にはカメラが追いかけることもありません。急に会議室に入ってきて話し始めるようなメンバーがいても、その人にカメラを向けることなく、会議が円滑に進行できます。ガラス張りの会議スペースが重なって複数ある場合、不要な音声を拾ってカメラが右往左往してしまうことがありますが、この設定を有効にしておくことで、集中できる会議空間が演出できるのです。

クリックして拡大表示

ヴィス東京オフィスに展開する Poly ソリューション適用例

優れた会議環境を生み出す Poly のソリューションは、2023年9月に移転した同社の東京オフィス内の会議室にも数多く展開されています。具体的には大会議室向けのオールインワンビデオバー「 Poly Studio X70 」とタッチコントローラ「 TC8 」のセットが3つ、中規模会議室向けの「 Poly Studio X50 」と TC8 のセットが4つ、小規模会議室向けのUSBビデオバー「 Poly Studio R30 」が1つ、そして高品質なスピーカーフォン「 Poly Sync 20 」が8台、そしてIP電話機が導入、設置されています。外部からの電話はスマートフォンで着信しており、ほぼすべての会議室やオープンスペース、イベントスペースでビデオ会議によるコミュニケーションが可能になっています。

東京以外にも、大阪本社や名古屋にも Poly のソリューションが展開されており、Poly デバイスの可視化や管理を一元的に行うことが可能な管理ソリューション「 Poly Lens 」にて、デバイスの状態管理やハードウェアのアップデート対応なども柔軟に行っています。トラブル発生時には Poly Lens にてすぐに状況把握が可能できるため重宝しており、しかも基本的に無料で活用できる点も大きなメリットだと島田氏。

同社のオフィスは、二重扉で防音仕様のガラス張りの会議室があり、柏手を打つと大きく響くくらいの反響があるほど。相手の会議室も同様にエコーが発生する場合は双方で反響しあってしまい、会議ができないほどの状況になってしまいます。同社では、Sound Reflection Reduction とともに Director AI Perimeter を活用し、十分な音声品質と限定された範囲の話者追従で快適な環境が整備できています。

クリックして拡大表示

別の会議室では、部屋ごとにデザインテーマが設定されており、あくまでデザイン重視で会議室が設計されています。オフィス設計の人は、基本的には会議環境などは念頭に置いていないケースが多くあるが、同社の場合は、デザインが決まった段階からエコーが発生すること想定できたと言います。それでも、全てPolyを導入することが決まっていたため、Sound Reflection Reduction でうまく対応できると確信していたと当時を振り返ります。

70人ほど集まることができる社内のイベントスペースについては、週3回のペースで全体的な情報シェアリングを実施しており、多くの人が参加しています。このスペースには Poly Studio X70 オールインワンビデオバーが展開されていますが、人の声を的確に伝えてくれる点を高く評価しています。もともとこのスペースには別メーカーのスピーカーが天井に8つほど設置されていますが、70人ほどが参加したビデオ会議でも Poly Studio X70 が1台でむらなく聞こえてしまうほど、声に特化して伝える能力を持っています。相手にイベントスペースの声を届ける際には、無駄な音をカットする NoiseBlockAI を有効にするといったチューニングも実施しており、限定したカメラのトラッキングを可能にする Director AI Perimeter などもプリセット登録で対応しています。

クリックして拡大表示

VESAマウントキットを活用した天吊りでの設置やタブレット設置の造作など、設置に関しても同社であればさまざまな角度から提案できると説明します。

さらに同社では、オフィスに配信スタジオを設置しており、3面ガラス張りのスタジオで配信機材を設置していますが、このスタジオについても話者追従の Director AI Perimeter や音の反射を最小限にする Sound Reflection Reduction などが設定されています。オープンスペースについては、小規模向けの Poly Studio R30 USB接続ビデオバーが設置されており、隣の会議室の声を拾わないように Acoustic Fence にて集音範囲を狭めています。

設計や営業などいろいろなメンバーが集まって打ち合わせをする機会が多い同社だけに、集音範囲があまり広くないスピーカーフォンが必要で、あえて集音範囲の狭い Poly Sync 20 を導入しています。用途に応じてダウングレードさせた機種を活用するなど、最適なソリューションを適材適所に配置していることがワークデザインに必要な要素になっているようです。

快適なコミュニケーション環境に興味がある方は、自社も含めて Poly を生かした最適な会議空間の設計・構築ノウハウを持つ同社に、ぜひ一度お声がけいただきたいと語りました。

※このコンテンツには日本HPの公式見解を示さないものが一部含まれます。また、日本HPのサポート範囲に含まれない内容や、日本HPが推奨する使い方ではないケースが含まれている可能性があります。また、コンテンツ中の固有名詞は、一般に各社の商標または登録商標ですが、必ずしも「™」や「®」といった商標表示が付記されていません。