リモートワークの導入を検討する際、パソコンやITツールなどの環境整備も重要だが、それぞれの企業に合った制度を整備することも非常に重要になる。リモートワークは、これまでのオフィスワークとは大きく異なる働き方だ。独自のルールを制度化して社員に周知しておかなければ、生産性が低下したり思わぬトラブルを招くこともあるだろう。この記事では、リモートワークを導入する際に定めるべき制度について解説する。

リモートワークとは

リモートワークとは、「遠隔で仕事をすること」だ。自宅やカフェなど、オフィス以外の場所で仕事をすることを表している。これまでは、企業で働く人はオフィスに集まって仕事をするのが当たり前であったが、働き方改革や、自然災害や感染症の流行などで、オフィスに出社せずに好きな場所で働けるリモートワークを採用する企業が増えてきている。

リモートワークではパソコンやネットワーク環境、電話やメールなどの通信手段が整備されている必要がある。また、適切なセキュリティ対策やルール作りも求められるため、リモートワークを導入するためには入念な準備が必要だ。

在宅勤務やテレワークとの違い

在宅勤務やテレワークという言葉を聞いたことがある人も多いだろう。これらとリモートワークはどう違うのだろうか。在宅勤務は、その言葉のとおり自宅で仕事をすることを指す。テレワークは「離れた場所で働く」という意味があり、リモートワークと同じ意味で使われている。在宅勤務はテレワーク、リモートワークの一種ということだ。

リモートワークの普及率

日本でリモートワークを導入する企業は、緩やかではあるが確実に増えてきている。経済産業省が発表する「平成29年度 テレワーク人口実態調査 -調査結果の概要-」によると、企業に雇用されている労働者の中で、テレワークをしている人の割合は14.8％とのこと。ここからさらに増えていることは言うまでもない。リモートワークは企業側にも社員側にもメリットがあること、総務省が働き方改革のひとつとして推奨していることなどから、導入を検討する企業が増えているのだ。また、台風や地震で電車が動かなくなったり、感染症の流行で自宅待機が推奨されたりしたときにも、リモートワークが導入されていれば自宅で仕事ができる。地震などの自然災害が多い日本において、リモートワークを導入する企業が増えていくのは自然なことなのかもしれない。

リモートワークのメリットとデメリット

リモートワークには大きなメリットもあるが、やはりデメリットもある。ここでは、リモートワークのメリットとデメリットをそれぞれ解説する。

リモートワークのメリット

リモートワークのメリットとして挙げられるのが、通勤が不要になることと、育児や介護などで離職する社員を減らせることだ。首都圏では郊外に自宅がある社員も多く、通勤に1時間以上かかっているという人も珍しくない。通勤にかかる時間とストレスをなくすことで、社員の心身の健康が守られ、生産性の向上も期待できる。育児や介護などで出勤することが難しくなってしまった社員も、リモートワークなら自宅で仕事を続けられる人も増えるだろう。また、通勤手当の削減など、コスト面でのメリットも大きい。オフィスに出勤する人数を減らすことができれば、小さめのオフィスに移転して賃料などの固定費を下げることもできるのだ。

リモートワークのデメリット

リモートワークのデメリットは、コミュニケーションが取りづらいことだろう。特に、部下を抱える上司やプロジェクトリーダーなどは、全体の仕事を取りまとめて把握することが求められるが、リモートワークではそれがしづらくなる。部下の立場からしても、自分の仕事がきちんと把握されているのか、正当に評価されているのかなどの不安を感じることもあるだろう。また、情報漏洩のリスクが高まるのもデメリットだ。セキュリティ対策が不十分なネットワークから社外秘データにアクセスしたり、カフェなど大勢の人がいる場でパソコンを開いたりしていると、情報を盗み取られる可能性が高くなる。リモートワークを導入する場合、セキュリティ対策と社員への教育は必須だ。

リモートワークの制度を決めるうえでのポイント

リモートワークを導入し、その効果を引き出すためには、しっかりとした制度を定めることが重要だ。ここでは、リモートワークの精度を定めるうえでのポイントを紹介する。

リモートワークを許可する条件を定める

基本的には全社員にリモートワークを許可する方針で進められるとよいが、具体的な条件は設定をするべきだ。例えば、週に何回までは許可をする、事前申請はいつまでに、といった具合である。また導入当初は、いきなり全社員を対象にするのはITツールなどの環境を整備するのも大変などの理由から、会社側が許可した社員のみとするという選択肢もある。家庭の事情などで通勤が困難だと認められることや、勤続年数が一定年数以上であることなど、対象となる社員を明確に定めるのがよいだろう。

就業時間を定める

リモートワークでは就業開始と終了の時刻をどのように定めるかを検討する必要がある。就業時間を完全に自由としてしまうと、リモートワークの社員がいつ働いているか把握できず、コミュニケーションが取りづらくなってしまうからだ。オフィスに出勤している社員と同じ就業時間とすれば、勤怠管理も楽にできるだろう。フレックスタイム制にした場合でも、コアタイムを設けることである程度就業時間の把握ができる。就業時間が定められていないと長時間労働が発生する可能性もあるため、リモートワークでも就業時間の管理は必要だ。

情報漏洩を防ぐためのルールを定める

リモートワークのデメリットとしても触れたが、リモートワークでは情報漏洩が起きやすい。そのため、それを防ぐためのルール作りが必要だ。例えばパソコンや資料を開く際はカフェなど不特定対数の部外者がいる場所は避ける、仕事中のパソコンをフリーWi-Fiに接続しない、セキュリティ対策を施した社用パソコン以外で仕事をしないなど、明確な禁止事項を細かく定めたほうが社員側としてもわかりやすいだろう。パソコンの紛失や盗難、ウイルス感染が発生した際の対応フローチャートや報告ルールを定めておくことも重要だ。

費用負担について定める

在宅で仕事をすることになると、業務で必要となるインターネット回線費用や光熱費を社員が支払うことになる。これらの費用に関する取り決めを事前にしておかないと、社員との間でトラブルになることがあるため注意が必要だ。実際に業務で使用した分だけの光熱費などを算出することは現実的に不可能なため、自宅での各種費用については基本的に社員が負担することになるだろう。特別な場合を除き、基本的に社員負担になることを規程などに明記しておく必要がある。テレワーク補助金といった名目で一律給与を上乗せし社員からの不満を避ける方法も考えられる。

実施する頻度や期間について定める

育児や介護など、家庭の事情でリモートワークを選択する社員の場合は、その事情がある限りはリモートワークを続けることになるが、それ以外の場合は期間を定めたほうがよいだろう。期間や頻度を無制限にすると、会社側の意向を無視して長期間出勤しない社員が出てこないとも限らない。例えば、週に2日や月に8日など、リモートワークを許可する際に期間を定めておくと安心だ。

業務管理の方法を定める

リモートワークの際の業務管理は各部署に応じて適した方法が違う場合もあるが、ある程度の大枠は会社として定めておいたほうがよい。共通の時間管理ツールを使用する、決められたフォーマットの日報を提出させるなど、リモートワークによって業務効率が落ちないような仕組みを検討しておこう。リモートワークは社員側の自由度が高い分、業務管理の方法を定めておかなければプロジェクトの遅延や納期が守れないなどのトラブルを招くことがあるのだ。

長期的な視点でリモートワークの環境構築を

リモートワークはうまく導入すれば、社員側にも企業側にもメリットが大きい働き方だ。しかし、事前に適切な制度を定めて社員に周知しておかないと、社員と企業間のトラブルを引き起こすリスクもはらんでいる。リモートワーク環境を急ピッチで整えたいと感じている企業も多いだろうが、長期的な視点で検討を重ねることが重要なのだ。

また、制度の検討と同時に、リモートワークができる環境の整備も必要になる。よりテレワークについての詳細を深堀りしたい方は、ぜひダウンロード資料に目を通して欲しい。