近年、自然災害や感染症の流行などにより、社員をオフィスに出社させられなくなるケースが増えている。そのような事態に陥ったとき、会社の機能をストップさせないためには、リモートワークの導入が必要だ。しかし、リモートワークを導入するためには、具体的にどのような環境を整えるべきか悩んでいる企業も多いだろう。この記事では、リモートワークにおける課題や、リモートワークを導入するために必要なツールについて解説する。

リモートワークとは

リモートワークは英語の「remote」と「work」が合わさった言葉で、その単語の意味のとおり「遠隔で働く」ことを表している。つまり、オフィス以外の場所で仕事をすることを指す言葉だ。在宅勤務と混同されがちだが、リモートワークの場合の仕事場は自宅だけではない。街中にあるコワーキングスペースや近所のカフェなど、会社のオフィス以外の場所で仕事をする場合はすべてリモートワークだといえる。

感染症の流行によって出勤の自粛が求められるようになり、より一層注目されているリモートワークだが、その前から導入を進めている企業は多かった。働き方改革のひとつとして、総務省がテレワーク（リモートワークと同義）を推進しているからだ。ワークライフバランスの充実、柔軟で多様な働き方の実現、地域の活性化などを目指し、リモートワークの導入が推奨されている。出勤が必要なくなるということは、例えば育児や介護で離職する社員を減らしたり、通勤時間の削減による生産性の向上が期待できたり、企業にも社員個人にもメリットがある。このような背景から、近年リモートワークは注目を集めているのだ。

リモートワークのメリット

先述の通り、リモートワークを導入することには多くのメリットがある。ここでは、リモートワークを導入することで得られるメリットを紹介する。

コストの削減

社員がオフィスに出社しないということは、広いオフィスや会議室などにかかる賃料や、デスクや椅子といった備品にかかる経費を削減することができる。社員の出勤を完全にゼロにすることができなくても、フリーアドレスなどを採用することで小さなオフィスに少ないデスクしかなくても大きな問題はないだろう。また、遠隔で仕事をすることが当たり前になれば、社員に支払っている通勤手当や出張旅費なども削減することが可能だ。

優秀な人材の離職防止

育児や介護のために、やむを得ず会社を辞める社員は少なくない。都市部では待機児童の問題などもあり、特に女性の離職に悩んでいる企業も多いのではないだろうか。リモートワークの環境が整っていれば、ライフステージの変化などによってオフィスへの出社が困難になる社員にも対応できる。

労働環境の改善に力を入れている企業も少なくないため、より快適に働ける企業に転職したいと考えている社員もいるだろう。リモートワークの導入は、やむを得ず離職する社員だけでなく、よりよい環境で働きたいと考えている優秀な社員の離職防止にも役立つことがある。

社員の生産性の向上

リモートワークの導入によって、仕事の生産性を上げることもできる。都市部では郊外に自宅がある社員も多く、満員電車に長時間揺られて出勤している人も少なくない。そのような通勤環境では当然疲労やストレスが蓄積してしまい、影響の大小はあるにせよ、仕事のパフォーマンスが落ちてしまうこともあるだろう。リモートワークを導入して通勤をなくすことで、社員のストレスや疲労を軽減し、過ごしやすい環境で意欲的に仕事をしてもらうことが可能になる。

災害時などの事業継続

台風や地震などの自然災害で交通機能が麻痺したり、感染症の流行で外出の自粛が叫ばれたりするような事態に陥っても、リモートワークを利用すれば会社の機能をストップさせずに済む。社員が出勤しないとすべての業務がストップしてしまうというのは、特に地震などの災害が多い日本においては無視できない問題だろう。

もちろん、すべての業務をリモートワークに対応させるのは難しい場合も多い。しかし、管理部門など一部の部署だけでもリモートワークができる環境を整えておくだけで、有事の際でも最低限の会社機能は維持できるのだ。

時間管理・勤怠管理・コミュニケーションなど。リモートワークに必要なツールとは

リモートワークで問題なく業務を行うためには、いろいろなツールを活用する必要がある。ここでは、リモートワークに必要なツールについて解説する。

コミュニケーションツール

社員がそれぞれ離れた場所で仕事をすることになるため、コミュニケーションツールの導入は必須だ。すでにある電話やメールだけでは不十分なことも多い。電話は基本的に1対1の会話しかできないし、メールではどうしてもかしこまってしまい作成するのに時間がかかる。メールより気軽に連絡が取れるビジネスチャットツールや、複数の相手と顔や資料を見ながら会話ができるWeb会議システムなどを導入することで、業務上必要なコミュニケーションがリモートワークでもスムーズに行える。

勤怠管理ツール

リモートワークの場合は社員ひとりひとりの状況を目で確認することができないため、業務の開始時刻や終了時刻の管理が難しくなってしまう。リモートワークでもそれぞれの社員の勤務時間を把握するために、勤怠管理ツールが必要になる。残業代の支払いのためには勤務時間を正確に把握しなければならない。また、社員の長時間労働防止ためにも効果的だ。

時間管理ツール

社員ひとりひとりが、その日どのような業務に取り組んだかを把握できる時間管理ツールも、必要になる場合がある。リモートワークでは仕事の進め方を社員個人に任せることになるため、1日でどの業務がどのくらい進捗があったのかなどが見えにくくなってしまう。チームをまとめるリーダーや複数の部下を抱える上司などは、リモートワークでは仕事を管理しにくいと感じることもあるだろう。生産性を上げるために導入したリモートワークで、逆に仕事に支障が出てしまうことがないように、時間管理ツールの導入も検討が必要だ。

タスク管理ツール

先に紹介した時間管理ツールと併せて活用したいのが、タスク管理ツールだ。特にチームで業務を行う場合には、離れた場所でもプロジェクトのタスクと個人のタスクをしっかり管理して業務を進める必要がある。リモートワークではお互いの進捗状況が掴みにくくなるため、ツールを使ってタスクを可視化することが重要だ。時間管理ツールとタスク管理ツールを併せて活用することで、期限までにタスクが完了しそうか、対応が漏れているタスクがないかなどを、チームや部署内で把握しやすくなる。

リモートワークで実用的なツール6選

リモートワークに有効なツールを紹介してきたが、具体的にどのようなツールが提供されているのだろうか。ここでは、実用的な6つのツールを紹介する。

Teams：チャットからWeb会議まで可能なコミュニケーションツール

Teamsは、Microsoftが提供するコミュニケーションツールだ。チャット、通話、Web会議、資料共有など、たくさんのコミュニケーション用機能が用意されているのが特徴で、1対1はもちろん、複数人でのチャットやWeb会議にも対応している。Microsoftが提供しているため、他のMicrosoft製品との連携機能があるのも大きなポイントだ。例えば、WordやExcelを画面共有して、同時に編集することができる。元からOfficeソフトを導入している場合は特に、便利に使える機能が多いだろう。

LINE WORKS：LINEが提供するビジネス用チャットツール

LINE WORKSはビジネス用のチャットツールで、その名のとおりLINEがベースとなったUIと、スマホだけでも利用できるのが特徴だ。新しいツールを導入する場合、社員が使いやすいと感じるかどうかは重要なポイントになるが、LINEは多くの社員がすでに使っていてとっつきやすいというのはメリットが大きいだろう。おなじみのトーク画面やスタンプ機能に加え、業務に必要なカレンダーやファイルを共有する機能、セキュリティ面を考慮した監視体制や遠隔データ消去のサービスも用意されている。

Google Drive：ドキュメント管理ツール

Google Driveは、Googleアカウントを作成するだけで利用できるドキュメント管理ツールだ。テキストや画像など、さまざまなファイルの共有が可能になる。また、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントなど、表計算や文書作成の機能も提供されている。ドキュメントの閲覧や編集をするための権限を細かく設定することもできるため、役職に応じた権限設定も可能だ。

ジョブカン：クラウド型の勤怠管理システム

ジョブカンは、リモートワークだけでなくフレックスや裁量労働制など、さまざまな勤務体系に対応した勤怠管理ツールだ。就業開始、終了の打刻にはICカード、GPS、パソコンなど、導入企業に合ったデバイスを選択することができる。休暇申請の承認フローや工数管理など、勤怠管理と併せて利用できる便利な機能も用意されている。

TimeCrowd：業務時間を見える化する時間管理ツール

TimeCrowdはタスクごとにかかった時間を記録できる、時間管理ツールだ。個人で時間を管理するために使うのはもちろん、チームで共有できる機能も用意されている。誰がどのタスクに対応しているのかをリアルタイムで把握することができ、記録した内容をグラフにすることも可能だ。チームに共有されるのはタスクと時間だけで、社員が監視や束縛をされていると感じにくい作りになっている。

Backlog：プロジェクトの進捗を管理するタスク管理ツール

Backlogはプロジェクト管理に必要な機能が備わったタスク管理ツールで、進捗管理に役立つ機能がたくさん用意されている。タスクごとに担当者と期限を設定したり、課題に対するコメントを付けられたりするため、全員でタスクや課題を共有することができる。ガントチャート機能も用意されており、しっかりしたプロジェクト管理にも活用できるだろう。

リモートワークは環境構築が生産性UPの鍵を握る

リモートワークを導入して問題なく業務を進めるためには、バラバラの場所で仕事をしていても支障が出ないような環境を構築する必要がある。特にリモートワークで懸念されるのが、チームや部署単位での仕事が問題なく行えるかどうかだろう。コミュニケーションや進捗管理に支障が出ないように、業務の特性に合わせた適切なツールを採用しよう。

ツールと併せて重要なのが、パソコンだ。オフィス以外での業務に適したスペック、セキュリティ対策、物理的な大きさや重量などを考慮したパソコンを採用することが最も重要ともいえる。本Tech & Device TVでは、リモートワークに適したパソコン選びのポイントなどを紹介しているため、一度ダウンロードしてみてはどうだろうか。