新型コロナウイルスの感染拡大により、各社が急ピッチで在宅勤務の導入を始めている。在宅勤務のための制度を作成している人事担当者や、パソコンやネットワーク環境などを準備しているシステム管理者も多いのではないだろうか。この記事では、在宅勤務導入による会社側・従業員側のメリット・デメリットを解説する。

在宅勤務とは？

在宅勤務とは、会社の仕事を自宅でする働き方のことだ。原則として、会社と雇用関係があることを前提としている。在宅勤務にはICT（情報通信技術）が欠かせない。ICTを活用して時間や場所にとらわれない働き方をすることをリモートワーク（テレワーク）という。つまり、在宅勤務はリモートワークの一種なのだ。

在宅勤務を導入するにあたっては、常に在宅勤務する場合や週1回や緊急時に期間限定で在宅勤務を実施するなど、さまざまなケースがある。

在宅勤務に適するのは1人で完結しやすい業務である。コミュニケーションをあまり必要としない業務や、デザインや企画書作成など個人の裁量に委ねる部分が大きい業務など。

また、マネージャ層が管理しやすい業務も在宅勤務に適しているといえる。成果物が明確で、進捗状況が客観的に把握しやすい業務は管理しやすく、作業の遅れや「さぼり」が発生することも少ない。

在宅勤務を導入している会社の事例

働き方改革の施行や新型コロナウイルスの感染予防などで、在宅勤務、リモートワークを会社に導入する事例が増えてきた。もちろんそれとは無関係に、業務効率化や働きやすさの向上などの目的で在宅勤務に取り組む会社もある。ここでは、在宅勤務の導入事例を5つ紹介する。

ChatWork株式会社：普段の業務からオンライン化

ChatWorkは日本におけるビジネス用チャットの代表格「ChatWork」を提供している会社だ。創業当時から在宅勤務を導入しており完全在宅の社員もいる。東京のオフィス移転時には、全員が1カ月間在宅勤務しても全く問題なかったという。

とはいえ、在宅勤務を過度に重視する姿勢はない。会社勤務がいい人は来ればいいし、在宅勤務したい人はすればいいというスタイルを取っている。対面でしかできない仕事はたくさんあると認識しているからだ。

専務取締役CTO山本氏によれば、オフィスでの仕事でも普段からオンラインツールを使うのがポイントだという。こうすれば、在宅勤務と通勤の仕事の切り分けが自然にできてくるとのことだ。また、何らかの理由でオフィスに人が集まれない場合の準備にもなるという。

株式会社ダンクソフト：本社はバーチャル空間

ダンクソフトはIT企業の老舗であり、大手企業のWebサイト運用やアプリ開発などをしている。28名の社員のうち約半数は在宅勤務だ。

ダンクソフトにおいてチームワークの要となっているのが「Skype for Business」を使用した業務とバーチャル会議。重要な戦略会議では自宅や地方、外国の責任者を結ぶため、事実上、一般の会社の本社会議と同じだという。また、Webカメラとマイクで各社員の自宅やサテライトオフィスを結んでいるため、マイクのスイッチを入れればいつでも声をかけられる。

社長の星野氏によると、すでにリモートワークは普通すぎて意識しないとのことだ。全国の在宅勤務者の自宅や高知、東京、クアラルンプールなどのオフィスをつないで業務をしている。こうした取り組みは経産省の「ダイバーシティ100選」、テレワーク協会の「テレワーク推進賞」でも評価された。地方創生にもつながるとして、今後もリモートワークを積極的に活用していくという。

株式会社A.C.O.：多国籍プロジェクトチーム

株式会社A.C.O.はウェブサイトの企画・デザインを行っている。顧客は主に日本の中小企業だが、海外でのブランディングの一端を担うことも多いため、多国籍の人材の感性が欠かせない。

世界中の在宅勤務者を結ぶチームプロジェクトが定着した背景には、こうした事情がある。しかし、直接的なきっかけとなったのは東日本大震災だ。余震が続き交通が不安定な時期を在宅勤務で乗り切ったという。その後、毎週金曜日をリモートワークの日として制度化するなどして在宅勤務の範囲を広げていった。

ただ、当初はパソコンのスペックや通信環境などで問題が生じやすかったという。ミーティングでネットに繋がらない人がいたり、マイクの音声が入らなかったりするなどで全員の時間が無駄になることもあった。また、同時に複数の人が話さないようにするなど、リモートワーク特有のコミュニケーションや作法を学ぶトレーニング期間も必要だったという。

災害やパンデミック時にも対応。企業が在宅勤務を導入するメリット

在宅勤務を導入するメリットとは何だろうか。ここでは企業側の視点から解説する。

災害・緊急時のリスクヘッジ

新型コロナウイルス感染拡大とともに大規模な在宅勤務を実施する企業も出た。これらの企業の中には業務に多大な支障が生じたところもあるだろう。しかし、先の導入事例で紹介したような企業は、おそらく影響を最小限に抑えられたはずだ。

在宅勤務制度をいつでも実施できる環境があるということは、ウイルス流行や自然災害など、通常業務ができないときの備えになることは間違いない。

業務効率を高められる

リモートワーク推進で不安を覚える点の1つは、業務効率が落ちるのではないかということだ。しかし、日本テレワーク協会による調査によると、リモートワーク導入で業務効率が向上したと答えた企業は約3割あった。6割近くは業務効率に変化はなかったと回答している。平均的にみれば、リモートワーク導入によって業務効率が下がるリスクは少ないといえるだろう。

業務効率が高まる理由としては、リラックスした環境で働ける、打合せや来客などで業務が中断されにくいなどが挙げられる。勤務時間が自由な在宅勤務では、集中しやすい時間帯を選べるメリットもある。

離職率低下・労働力確保

働き方改革の目的の1つは多様な働き方の推進だ。厚生労働省がそのための切り札としているのがリモートワークである。育児や介護などをしながら働ける雇用形態があれば、ライフイベントにおける休職・離職をある程度防げるだろう。

また、勤務地に制限がないので、全国各地から人材を集められる。結果として労働力不足の解消や、優秀な人材の確保につながることも期待できるのだ。在宅勤務を希望する人たちの就職・転職も見込めるだろう。

コスト削減

在宅勤務を実現すれば、オフィスを維持するためにかかっていたコストを削減できる。たとえば、総務省の試算によると、リモートワーク導入によってオフィスの消費電力は平均4割程度削減できるとのことだ。

ある会社ではクラウドシステムを導入して労働時間管理や書類承認、決済などを実現することで、社員8名全員を在宅勤務にした。その結果、事務所の賃料や光熱費などの年間固定費の3割にあたる5600万円をカットできたという。導入費用は約1000万円だったので、2カ月余りでコストを回収したことになる。

ここまで本格的に在宅勤務を導入しなくても、たとえば社員の1割をローテーションで在宅勤務させるなども効果的だろう。近年、自由な雰囲気で人気のフリーアドレスオフィスが増えているが、実はこれは無駄なオフィススペースを減らすためでもある。仮に社員にノートパソコンを与えて在宅勤務とフリーアドレス制を導入すれば、かなりのコスト削減が可能だ。

セキュリティ面での不安も…企業が在宅勤務を導入するデメリット

在宅オフィスにはデメリットもある。ここでは導入前に気を付けておきたいポイントと併せて解説する。

セキュリティ問題

顧客情報の漏えいや機密情報の流出は企業にとって重大な問題だ。在宅勤務用として認証用のUSBやパソコンなどを貸し出すと紛失の恐れがある。できれば、指紋認証や顔認証、
NFCなどを用いた多要素認証での不正アクセス対策や位置を特定できる機能を持ったデバイスが望ましい。

意外に被害が多いのは「ショルダーハッキング」と呼ばれる、盗み見による情報漏えいだ。在宅勤務となっていてもカフェなどで仕事をする人が出てくることも予想されるため、正面からしか画面が見えない機能が付いていた方が安心である。私物パソコンも危険だ。ウイルス対策ソフトやセキュリティ設定が万全とは限らない。できれば生体認証機能やウイルス探知時の自動遮断機能などが搭載されたセキュリティが高いデバイスを、会社が提供したほうがよいだろう。

仕事を管理しにくくなる

既定の労働時間働いているか、在籍しているかなどを管理しにくいデメリットもある。Webカメラ越しに監視する方法もあるが、在宅勤務者にストレスを与える可能性も高い。成果物が明確な業務や進捗状況を管理しやすい業務を選んで在宅勤務者を決めることも検討しておきたい。成果報酬型のシステムに切り替えるのも方法の1つだ。

連絡が行き届かないことがある

勤務時間が自由な場合、リアルタイムで連絡が取れないこともある。その結果、トラブル対応が遅れるなどの問題が生じるリスクもある。上司からの指示が正しく伝わらなかったり、就業規則の改正など会社全体の連絡が共有されにくかったりする面もある。

育児との両立や通勤ストレスからの解放。在宅勤務をする社員のメリット

ここでは従業員側からの視点で在宅勤務のメリットを紹介する。

多様な働き方を実現

育児や介護、体調不良などで離職する人は少なくない。在宅勤務して働き続けられるなら経済的に大きなメリットだ。また、キャリアを中断したくない人や仕事にやりがいを持っている人にとっても在宅勤務をありがたく感じるだろう。通常勤務では肉体的な負担が大きい高齢者や障がい者なども在宅勤務なら働きやすい面がある。

ワーク・ライフ・バランスの向上

仕事とプライベートを両立することは難しい。在宅勤務は自宅で仕事をするため家族と過ごす時間を増やしやすい。また、自分の裁量で勤務時間を決められる場合は、趣味や自己啓発活動などを充実させることもできる。

通勤ストレスの解消

通勤ラッシュにストレスを感じている人は多いだろう。また、通勤で無駄な時間を費やすことに不満を持つ人も少なくない。在宅勤務ならこのような問題はなくなる。週1回程度の在宅勤務でもストレス解消や体調回復に効果を発揮するだろう。

コミュニケーションの機会が減る…在宅勤務をする社員のデメリット

在宅勤務において社員はどのような不満を持ちやすいのだろうか。デメリットを3つ紹介する。

コミュニケーション不足

在宅勤務者は他の社員との交流機会が少なくなる傾向がある。チャットなどで連絡を取っていても、細かなニュアンスがわからないことがあるかもしれない。逆に相手に内容が伝わっているのか不安になる場合もある。仮に、出社している社員間のみで会話がなされ、そこで話されたことの情報共有が不足した結果、業務が円滑に進まないことも出てくる。

生活リズムを崩しやすい

在宅勤務は人の目を気にせず働ける反面、自己管理して仕事を進めなければならない。また、特に就業時間が自由な場合は生活リズムが乱れやすい。運動不足になって体調を崩さないことにも注意が必要だ。

成果報酬型における仕事と給料のバランス

成果報酬型の働き方をする在宅勤務者がいる。成果報酬型では、会社が要求する成果物のレベルと給与にギャップが生じてしまうケースがあるようだ。また、就業状況とプライベートの時間の境界があいまいになり、サービス残業が増えてしまうケースもあるようだ。在宅勤務における就業規則を明確にして従業員に伝えることが重要になる。

規則と環境の整備で在宅勤務のデメリットを解消

在宅勤務には企業と従業員双方にメリットがある反面、デメリットもある。リモートワークを推進する担当者は企業と従業員の両面から施策を検討する必要がある。また、ICTを活用する以上、必要な設備を準備することも重要だ。システム運用担当者などとも話し合い、パソコンやネットワーク環境などを整えていこう。

「コミュニケーション不足が発生する」「業務管理がしにくい」「セキュリティが保たれない」などのデメリットは、会社や業務に適した規則を作成し、リモートワークに適したパソコンとツールを利用することで大部分が解消できる。

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