あなたの会社のパソコンは、利用を始めて何年目になるでしょうか？企業で利用されるパソコンは、5年から7年ということが多く、それ以上長いこと同じパソコンを使い続けているケースもあるようです。しかし、パソコンを長く使い続けると、様々な不具合が出てくることも明らかになっています。

Windows 11 が発売になり、搭載パソコンも発売されています。思い切ってこのタイミングでWindows 11 搭載の新しいパソコンに切り替えることで、仕事の効率アップにつなげることもできそうです。

フリーライター　三浦優子

古いパソコンを使い続けることで多大なストレスが発生

SNSを見ていると、仕事で古いパソコンを使い続ける嘆きや怒りの声を目にすることがあります。

「パソコンを起ち上げるまで時間がかかりすぎる」、「パソコンがすぐフリーズして仕事にならない」、「また、パソコンの電源がおちた」などなど、様々な嘆きの声があふれています。

こうした症状の多くが、長くパソコンを使い続けていることに起因します。目の前にあるパソコンは古くなったようには思えないかもしれませんが、仕事で毎日利用し続けるうちに内部の部品は利用時間が長くなることで劣化するものや、中には消耗品として交換が必要なものもあるのです。

(社)電子情報技術産業協会などの業界団体が発行した「パソコンの有寿命部品の表記に関するガイドライン」では、次のように言及しています。

「パソコンには、装置の使用頻度/経過時間、使用環境(温湿度など)等により、劣化/磨耗が進行し、寿命が著しく短くなる可能性のある部品が使用されています」

消耗品としてあげられているのが、ノート型パソコンに使用されているバッテリです。有寿命部品としては、光源として蛍光管を使用し、使用により徐々に輝度の低下が発生する液晶表示装置、モータや読み取りヘッド等可動する部品が非常に多く、長時間の使用により摩耗劣化が発生するハードディスクなどがあげられています。

液晶画面は、長時間使い続けることで画面が暗くなり見にくいといった事象が発生することや、ハードディスク不具合によって利用していたパソコンの電源が落ちてしまうといった業務に支障を及ぼす事態が発生することもあるのです。

Windows を利用する場合、「Windows Update が始まると、いつまでたっても終わらない」といった声があります。これは一見するとパソコンを長く使い続けていることには関係がないように思えるかもしれません。実際にWindows Update が大容量でなかなかアップデートが完了しないこともありますが、古いパソコンではハードディスク容量が足りないなどが要因でアップデートが進まないことも多いのです。新しいパソコンに買い換えると、それまでとは異なりWindows Update にかかる時間が短時間で済み、途中でフリーズしてしまうといったトラブルが起こらないので驚かされることがあります。

最新のパソコンを利用することでトラブルが少なくなり。仕事の効率が上がることにつながるのです。

減価償却の期間は4年、リースでは3年から7年利用

それではパソコンは何年ごとに買い換えるのが最適なのでしょうか？

パソコンを購入した場合、会計処理として「減価償却」を行うことになります。国税庁のホームページを見ると、「減価償却資産の取得に要した金額は、取得した時に全額必要経費になるのではなく、その資産の使用可能期間の全期間にわたり分割して必要経費としていくべきものです。この使用可能期間に当たるものとして法定耐用年数が財務省令の別表に定められています」とあります。「サーバー用ではないパソコン」は4年で減価償却となります。ちなみに、サーバー用パソコンは5年となっています。

パソコンを購入せず、リースで利用している企業も多いでしょう。リース期間は、リースを行っている事業者と企業側の協議で決まりますが、3年から7年あたりが多いようです。リースは一度スタートすると途中解約すれば違約金が発生します。一度契約すると、その期間は同じパソコンを使い続けることになるのです。

リース期間、同じパソコンを使い続けるとなると、使い始めた時期には問題なく利用していた場合でも、時間の経過と共に十分なスペックではなくなるケースがあります。リースしたパソコンを5年、7年と使い続けるうちに、当初は想定していなかったソフトやサービスを利用することになり、スペックが十分ではないケースがあるのです。

最近、古いパソコンではスペックが十分ではないことが目立ったのがオンライン会議です。古いパソコンを使ってオンライン会議に参加してみると、利用できない機能があることも多かったと思います。

様々な変化が起こっている時代です。リース開始当初は十分だったパソコンでも、使い続けることで必要な作業ができない可能性もあります。そこに内部で利用している部品に劣化や故障が多くなるといった不具合が起こります。同じパソコンを使い続けることは、仕事をする上ではマイナスが多いようです。

リースではなくレンタルという選択肢も

パソコンを使った業務が増えていることを考えると、従来のように5年、7年と長期間同じパソコンを使い続けるのではなく、2年、3年といった早いサイクルでパソコンを変更していくことが望ましいといえるのではないでしょうか。パソコンの不具合で、業務に支障が出ることが少なくなります。

また、最新パソコンは、不具合が少ないことと共にセキュリティ機能が強化されるなど、古いパソコンにはないメリットもあります。Windows 11 は、セキュリティを前提に設計されているので、セキュリティ向上を目的のひとつとすることもできます。

従来のリース期間よりも早いサイクルでパソコンを替えたい場合には、レンタルを利用する方法もあるそうです。以前は、レンタルはイベントなど短期間にパソコンを利用する場合にのみ利用するもので、リースに比べ割高と思われていましたが、最近は5年以内であれば、リース料金と変わらない価格体系を用意している業者もあります。5年以上の利用となるとレンタルは難しいようですが、5年以内に切り替えることを想定しているのであれば、選択肢の一つとすることができます。

パソコンを取り替える際、以前は大変だった移行作業もクラウド活用などでかなり容易になりました。最新のWindows 11 を搭載した日本HPの最新パソコンを利用することで、迅速にパソコンを使った業務をこなしていきましょう。