1. 働き方の変化と名刺の変化

――すっかり変わってしまった働き方から、名刺交換にどのような変化が生まれていますか？

コロナ禍では、名刺のあり方が大きく変わってきたと感じます。働き方は変わり、リモートワークが定着したことで、オンラインでの出会いや商談の機会も多くなりました。人と人、企業と企業の出会いが多様化する中で、対面で実際に会うことの価値が相対的に上がっていると感じます。もちろん、オンライン上での出会いも有意義ではあるものの、実際にお会いするのと、画面越しで会話をするのでは明らかに違という声もよく聞きます。環境の変化によって、人と人とのつながりをより大切に感じるようになったのでしょう。

名刺交換という観点では、以前は、対面での出会いの証として紙の名刺交換をすることが一般的でした。ところが最近では、デジタル化推進の一途としてオンライン名刺の活用も増えており、「紙」と「デジタル」という2つの手段が存在しています。オンライン上で物理的に紙の名刺交換ができないとなれば、機会損失が生まれてしまいますから、そのような環境変化に伴う課題を解決するのも私たちの使命だと考えています。

一方、最近では、オフラインでの出会いが日常に戻ってきていると感じます。オンラインで出会う機会が増えても、対面でお会いした時には紙の名刺を交換しますし、デジタルだけですべてが完結することも多くはありません。オンラインであっても、オフラインであっても、初めてお会いする方には自己紹介をして、自分の役割をお話しますよね。人と人との出会いはハイブリッドになりましたが、オン・オフ含めて、出会いの証となり、交流のきっかけとなるのが名刺なのだと思います。

デジタル化により多様化する働き方に合わせて、出会いの場で交換される名刺のあり方も、再定義し、アップデートしなければなりません。これまでは、紙での名刺交換が唯一のビジネスでの出会いの場の慣習であったが故に、画一的な名刺を大量に印刷してきました。ところが、出会いはハイブリッド化され、物理的な出会いの場が貴重なものになっていますから、オンライン上での商談・ミーティングにおいては、オンライン名刺を活用、交換し、オフラインで出会うときにはより印象的な出会いの証を残すというのが新時代の姿です。そして、それは常に大量ではなく、必要な時に必要な量だけ準備することが必須になります。オンライン名刺を普及させると同時に、相対的に価値が上がった「対面で縁をつなぐこと」の大切さを認識し、名刺によってどのようにお客様とコミュニケーションをとれるようにしていくかが次なる挑戦です。

――これまで取り組まれてきた名刺サービスについて教えてください。

「Sansan」は、企業データベースと接点データベースを組み合わせた営業DXサービスです。接点情報の代表となるものが名刺ですが、過去にはその情報をデータとして蓄積する手段がなく、名刺入れからフォルダーに移し替えて、個人の所有物として保管していました。それを、名刺管理のデータベースとして置き換えたのが最初のステップです。現在は、紙の名刺だけではなく、オンラインで交換した名刺情報やメールでやりとりした情報、商談履歴など、より深い接点情報の管理が可能になり、これまで社内に眠っていた人脈を可視化できるようになりました。

また、「Sansan」は、従業員規模、売上高、役職者情報といった企業データベースを標準搭載しているのも特長で、企業データベースと接点データを組み合わせることにより、さらなるビジネスチャンスを発見することが可能です。例えば、蓄積されたデータから、あるセグメントに対して、どういう企業のどういう役職の人にどれだけ会えているのか、ということがわかります。すると、まだ接点を持てていない未開拓の「ホワイトスペース」が見えてくるので、アプローチすべき企業や部署、人の発見や、その企業の最新動向や社内人脈の把握などが可能になります。それは、効果的な営業戦略の立案や、営業先への提案の質を高めることにつながりますから、まさに営業を強くするデータベースだといえます。

お客様との接点情報は、個人の管理に留めてしまえば、会社にとって大きなアセットになりませんが、複数名で共有することにより、価値ある資産になります。そのような情報を活用し、深いコミュニケーションができれば、営業ミーティングなどで新たな気づきが生まれ、次の行動へとつながります。接点情報や企業情報といった定量情報に、お客様が置かれている状況などの定性情報が合わされば、さらに強固な情報に変わるからです。

さらに、「Sansan」は、お客様がお使いのSFA（Sales Force Automation：営業支援システム）との連携ができますので、蓄積した情報をさらに一歩進めた「営業の見える化と管理」が可能になります。まだ名刺管理がなかった時は、毎回名刺情報を手入力するのが負担で、なかなか続きませんでした。それを名刺管理で一気に情報を取り込めるようになり、SFAと連携させることでデータベースとして残せるようになったことはイノベーションだと感じています。

2. 名刺交換は今後どうなっていくのか？

――名刺交換という商慣習は、今後どのような発展をしていくとお考えですか？

今後、リモートワークやオンライン商談は、引き続き出社や対面訪問とともに使い分けられていくでしょう。そうなれば、対面とオンラインのハイブリッドで、「どちらでも名刺交換をする」という新しいビジネス習慣が一般化していくと思います。

もちろん、他の何かが名刺にとって代わるという可能性もゼロではありません。例えば、SNSのやり取りなどがひとつですが、恐らくその可能性はそれほど高くないと考えています。文化や風習、商慣習というのは一気に変わるのはとても難しいものです。紙の名刺が何十年も形を変えずに残っていることがその証明ではないでしょうか。

紙の名刺には、1対1で顔を見て名刺交換することで、お会いした方のお顔と名前、役割などを一致できるという大きなメリットがあります。決裁者が誰で、どの人がキーマンかなど、しっかりと役割を把握して会社に持ち帰り、その接点情報を次のステップに進めるための商談シナリオに反映することができます。ところが、物理的に紙の名刺を渡せないオンラインの環境では、初対面の方を正しく認識し、記憶することは思いのほか難しいものです。特に、複数の人がオンラインで参加されていると、結局どんな役割の方なのかを掴みきれないまま商談が終わってしまったりすることもあります。それは、企業にとっても機会ロスとなりますから、Sansanのテクノロジーで解決していきたいと考えています。

3. 「Sansan名刺メーカー」で実現するサービス

――「Sansan名刺メーカー」の概要と、HP Indigoユーザーとの連携について教えてください。

「Sansan名刺メーカー」は、お客様が日常的にアクセスされている社内のインフラシステムやWeb画面から、名刺を作成・発注できるサービスです。発注された名刺は、ビジネスパートナーであるHP Indigoデジタル印刷機ユーザーによって印刷され、お客様に直接配送されます。

（※お客様向けの説明資料より。「Sansan（株）にて印刷/納品」の部分をバックエンドでHP Indigoデジタル印刷機ユーザーが担う）

「Sansan名刺メーカー」は、「Sansan」をはじめ、Microsoft TeamsやMicrosoft Outlook、Google WorkspaceTM など、既存の社内インフラシステムとの連携が可能です。日頃使い慣れた社内インフラから簡単に名刺作成・発注ができれば、新しいツールの導入やID・パスワードの管理も不要ですし、使い方の説明もごく簡易なもので済みますから、取りまとめる総務の負担も軽く、メリットが大きいのです。

（Microsoft Teams連携の利用イメージ）

本サービスの導入目的は各社さまざまですが、主な理由は名刺発注業務の効率化とコストの最適化です。多くのお客様の名刺作成・発注業務は、まだまだアナログなプロセスが残っているのが現状です。例えば、名刺がなくなった場合、アシスタントに口頭でお願いするか、メールやチャットツールなどで連絡し、アシスタントは、総務部門やとりまとめの担当者に発注を依頼します。名刺情報の氏名や部署名、肩書などはExcelで管理されており、依頼を受けた担当者はその情報をもとに印刷会社に発注しています。「Sansan名刺メーカー」は、予め設定された企業テンプレートに必要事項を入力するだけで名刺を作成でき、申請から承認、発注までの一連のフローが自動化されています。つまり、名刺関連業務を全てオンライン上で管理できるので、名刺発注を担う総務部門の業務を効率化し、総務部門のリモートワークを後押しできるのです。

コストの観点では、過去、印刷会社への発注は1箱100枚入りがスタンダードでした。ところが、名刺はたくさん使う人、あまり使わない人の差が大きく、また、異動や組織変更に伴い使用できなくなるといった無駄も多いのが実情です。「Sansan名刺メーカー」は、小ロットで必要な分だけをタイムリーに発注できること、加えてオンライン名刺も使うことができることが大きなコストメリットになります。

4. HP Indigoデジタル印刷機との親和性

――「Sansan名刺メーカー x HP Indigoデジタル印刷機」の親和性について、具体的に教えてください。

紙の名刺は、対面で出会うことの価値が上がっている中、これまでの事務用名刺ではなく、印象に残る高品質な名刺を持たれる企業が多くなると想定しています。また、ビジネス上、ブランディングに貢献することも求められています。もらってデータ化したらすぐに捨てられてしまうものではなく、会社や個人を魅力的に表現し、訴えかけることができるのが、名刺の付加価値です。どんな風合いの紙を選び、どんなデザインや加工を施すのか、どんな情報を盛り込むのか、表現を豊かにする方法はアイデア次第で可能性は無限です。

実は、これまでは、デジタルの画像データを妥協なく表現することが難しく、印刷品質に課題を抱えていたのですが、HP Indigoデジタル印刷機との組み合わせにより、フォト印刷品質の名刺をお客様にお届けできるようになりました。「Sansan名刺メーカー」がリリースされて、ここまでのクオリティを出せるようになったのは、HP Indigoデジタル印刷機のおかげだといえます。

例えば、名刺に本人の写真が入ることで、文字情報だけでは伝わらない、また、記憶に残しきれない顔や印象までを鮮明に伝えることができ、圧倒的に個人を認識しやすくなります。ところが、印刷品質が悪くぼやけた写真では、かえってマイナスの印象を与えかねません。それ故に、高付加価値名刺にとって、印刷品質はとても重要なのです。お客様と名刺交換をしたときに、「いい名刺ですね」と反応があれば、他の方との名刺交換以上に、その人のことが記憶に残るものです。

（西澤様の実際のSansan名刺メーカーで作成した名刺。写真品質はもちろん、表面加工が施された高付加価値名刺となっている。）

さらに言えば、名刺は、初めてお会いする方との会話の「発生装置」でもあります。実際に、名刺の写真が驚くほどキレイだったり、なめらかな手触りの上質な表面加工が施されていたりすると、「この名刺はどこで作っているのですか？」と聞かれ、会話が発展します。名刺の表現力が際立っていれば、その人のことを知りたくなりますし、質問を受けることによって会話がはずみ、その後の商談も進めやすくなるものです。多くの場合、名の通った大企業は覚えられやすい一方で、社名を覚えにくい中小企業の方はどうしても初対面で不利になりがちです。ぜひ、表現力の高い名刺をアイスブレイクとして活用し、相手の記憶に鮮明に残しながら、コミュニケーションにつなげて欲しいと思います。

また、近年ではSDGsに対する企業の感度が大きく上がっています。環境に配慮した名刺づくりは、会社のイメージアップや社員の環境意識向上にもつながります。かつてのように、「そんなに名刺は使わないけれど、それ程高くないし、余ってもいいから発注しておこう」という考えではなくなってきています。環境に配慮した素材で、必要な物を必要な部数だけ作り、できるだけ廃棄せずに無駄なく使いたいという環境意識はスタンダードになりつつあります。

CO2排出量を削減するためには、「どこ」で印刷するかも重要なポイントです。例えば、関西圏のお客様の発注を東京で受ければ、遠距離間で物を輸送しなければならず、物流による環境負荷が発生します。できるだけ、エンドユーザーの近くで印刷できれば、輸送距離が短くなり、よりサステナブルなモノづくりにつながるでしょう。HP Indigoデジタル印刷機ユーザー網を活用すれば、多様化する働き方に合わせて、最適なタイミング、量、場所で印刷してお客様に届けられますから、他にはない画期的かつサステナブルな仕組みだといえます。

5. 今後の展望と期待

――印刷会社さんに期待されていることは？

印刷会社さんには、それぞれのエリアでお客様がいらっしゃると思いますが、お客様とのやり取りは、まだ非効率的な面も多いのではないでしょうか。お客様の業務が効率化され、印刷発注が便利になれば、印刷会社もこれまで以上の付加価値を提供できるようになると思います。まずは、お客様の総務業務を効率化して、一緒に「総務DX」を実現し、日本を元気にしていきませんか。

そして、印刷会社さんには、実際に名刺印刷を担う重要なパートナーとして大きく期待をしています。「Sansan名刺メーカー」から名刺を発注いただく際には、実際に印刷をする印刷会社が不可欠です。HP Indigoデジタル印刷機による高品質な印刷によって、付加価値の高いサービスを一緒に作り上げていきたいと思っています。

――名刺作成・発注業務を担う総務の方へのメッセージをお願いします

「Sansan名刺メーカー」で、お客様の総務DXを推進して欲しいと考えています。名刺の作成・発注というのは、あくまでも複数の業務のうちのひとつでしかありません。それでも、依頼を受けたらタイムリーに発注しなければなりませんし、紙での発注フローがあれば出社も必要です。営業DX、経理DX、契約DXなど、様々なDXサービスによって働き方が便利になっている中、総務という領域は比較的置いてきぼりになっていて、我慢しながら仕事している人も多いのではないでしょうか。「Sansan名刺メーカー」によって少しでも業務負担を軽減し、それによって生まれた時間をよりコアな業務に割いていただければと思います。

――今後、「Sansan名刺メーカー」はどのように展開されていきますか？

日本の企業数は、300万社以上ありますが、名刺を持っていない会社はほぼありません。そうなると、「Sansan名刺メーカー」は、存在する大多数の会社が対象になります。各社で「Sansan名刺メーカー」を使っていただこうとすれば、印刷体制としてプリンティングネットワークの確立が不可欠です。全国各地の印刷会社と連携し、仕様や納品先に応じて、適切な印刷会社に振り分けながら進められるのが、未来のあるべき姿だろうと思い描いています。

名刺交換は、出会ってお近づきになれた証明ですから、ビジネスの場面においては、これからも人と人とをつないでいくものになるでしょう。「Sansan名刺メーカー × HP Indigoデジタル印刷機」によって、ビジネスに不可欠な名刺を、より高付加価値なものにしていけると期待しています。HP Indigoデジタル印刷機ユーザーも巻き込みながら、日本HPとともにハイブリッドな名刺の世界を拡大していきたいと考えています。

※Google Workspace は Google LLC の商標です。

※Microsoft Outlook、 Microsoft Teamsは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。

≪ Sansan名刺メーカー x HP Indigoデジタル印刷機 プラットフォームについて ≫

株式会社 日本HP
デジタルプレス事業本部 カスタマーサクセス本部 部長 仲田 周平

Sansan名刺メーカー x HP Indigoデジタル印刷機ユーザーによる付加価値名刺印刷のプラットフォームは、日本初の試みです。各地のHP Indigoデジタル印刷機ユーザーに呼び掛けてネットワークを構成し、エンドユーザーに近い場所で製造することで、よりサステナブルなソリューションを実現します。高い技術でフォト印刷品質を提供でき、かつ「HP PrintOS Site Flow」を使用するHP Indigoデジタル印刷機ユーザーが対象となります。

「HP PrintOS Site Flow」は、印刷物の受注から印刷、加工、出荷までの製造ワークフローを管理するシステムです。多品種・小ロットの印刷オーダーが大量に発生しても、ジョブの追跡や優先順位付けができ、生産工程の自動化と管理によって効率的に短期間での生産を可能にします。APIでサードパーティアプリケーションと統合することができるため、「Sansan名刺メーカー」のシステムから、提携する印刷会社に自動的に注文情報が流れる仕組み を構築できるのです。HP Indigoデジタル印刷機のユーザーであれば、各社が保有するインキや加工機にばらつきがあっても、名刺の仕様に応じて適切にジョブを振り分けることが可能です。物理的には離れていても、バーチャルに構成されたひとつの印刷工場を活用することで、お客様は高品質でサステナブルな名刺を手軽に発注でき、印刷会社は自動的に仕事が発生する仕組みを享受できますから、今後はさらにHP Indigoデジタル印刷機ユーザーのネットワークを広げ、全国各地の印刷会社と連携しながらサービス網の拡大ができればと思います。

デジタル化の中にあっても、名刺は重要なコミュニケーションツールとして残り続けている。特に日本は、名刺交換文化が浸透した世界でも類を見ない名刺消費国ともいわれている。海外では、挨拶の際に握手を交わしたり、ハグをしたり、ビジネスの場でも人と人が触れ合う機会が多いが、そのような習慣がない日本では、その触れ合いを「名刺」という媒体を通して行い、心を通わせているのかもしれない。これからの時代にあわせて再定義された高付加価値かつサステナブルな名刺は、まさにHP Indigoデジタル印刷機との親和性が高い。Sansan名刺メーカー x HP Indigoデジタル印刷機ユーザーによる新しいビジネスモデルは、名刺のチカラを高め、付加価値の高い「捨てられない」名刺を提供することで、これからのビジネスの出会いを支えていくだろう。これから先も、出会いから人と人、企業と企業をつなげることで生み出されるイノベーションに大いに期待したい。

≪Sansan株式会社≫
https://jp.corp-sansan.com/